Diese von Vinnie Mirchandani verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Was den Mittelstand an Workday begeistert
Schon in den ganz frühen Tagen habe ich Workday-Manager von ihrer hochskalierbaren Cloud schwärmen hören, in die selbst die größten Unternehmen ihre Finanz- und Personalanwendungen bedenkenlos auslagern können. Ein multinationaler Kunde wie United Technologies kann mit der Lösung zum Beispiel über 100 Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme für 80 Länder konsolidieren und auch andere Kunden berichten von großen Datenmengen, die sie mit der Workday-Software verarbeiten. Die beiden frisch gewonnenen Workday-Kunden Amazon und Walmart werden wohl ebenfalls beeindruckende Datenvolumina abrufen.
Was ich mit diesen Beispielen aber keinesfalls ausdrücken will ist, dass Workday seine Cloud nur für große Kunden entwickelt hat. Das Unternehmen hat seine Lösung von Anfang an „Multi-Tenant"-fähig gestaltet, d.h. es kann eine große Anzahl verschiedener Unternehmen bedienen. Und tatsächlich zählt Workday bereits auch viele mittelständische Unternehmen zu seinen Kunden.
Workday hat unlängst einen neuen Ansatz auf Basis seiner „Single Line of Code"-Strategie (alle Kunden arbeiten mit derselben Software-Version) vorgestellt, der vorkonfigurierte Pakete mit festgelegtem Umfang und fester Gebühr bietet. Der Ansatz basiert auf Erfahrungen aus erfolgreichen Projekten im Mittelstand und bietet Unternehmen die Möglichkeit, solche schneller und mit geringerem Risiko umzusetzen. Ich habe mit Workday auch über bisherige Erfolge in diesem Markt gesprochen und einiges darüber erfahren, weshalb das Unternehmen für mittelständische Kunden so attraktiv ist. Hier sind meine Erkenntnisse:
„Konsumerisierung" der Anwendungen
Wir erleben auf dem Markt für Unternehmensanwendungen aktuell einen bemerkenswerten Wandel: das Verhältnis von Designern und Entwicklern kehrt sich um, was die Nutzererfahrung deutlich verbessert. Kunden zufolge macht sich diese "Konsumerisierung der IT" auch in ihren Workday-Deployments bemerkbar.
Ein Beispiel ist HR-Self-Service für Mitarbeiter und Manager. Das HR-Team von Interstate Batteries etwa kann sich nun auf strategische Initiativen fokussieren, anstatt sich mit Prozessen wie dem Abtippen von Mitarbeiterinformationen aufhalten zu müssen. Schon einfache Verbesserungen bringen Produktivitätsvorteile - zum Beispiel, wenn Assistenten die Geburtstage von Mitarbeitern ohne aufwendige Excel-Liste im Blick behalten können.
Die Nutzerfahrung selbst wird durch Workdays Persona-basiertes Design geprägt, das unterschiedliche Bedürfnisse verschiedener Menschen innerhalb des gleichen Systems berücksichtigt. Denken wir nur einmal daran, wie unterschiedlich wir unsere Smartphones nutzen: Die Großmutter telefoniert mit ihren Enkeln, ein IT-Manager überwacht die Netzwerkleistung, der Teenager kommuniziert per Snapchat mit Freunden und der CHRO oder CFO kommt auch von unterwegs seinen Führungsaufgaben nach. Workday arbeitet darauf hin, dieses Maß an Personalisierung auch für Unternehmensprozesse zu erreichen.
Ein weiterer Punkt sind die „Built-in Insights" von Workday. Nutzer profitieren hier von über 50 verschiedenen vorgefertigten Dashboards, die mit Hilfe von Echtzeitdaten Übersichten über Bestände, Projekte und andere Bereiche bereitstellen. So können funktionsübergreifende Teams effizienter zusammenarbeiten und Entscheidungen auf Basis einheitlicher Daten und Zahlen treffen.
Interessant ist auch, wie Workday eine bekannte Herausforderung bei der Tabellenkalkulation gelöst hat. Anwender von Microsoft Excel kennen das Problem: Exportfunktionen haben oft eine schier endlose Zahl von Dateien und Versionen zur Folge. Workday löst das Problem durch seine Worksheets - eine direkt in seine Technologieplattform integrierte Tabellenkalkulation, die Mitarbeiter gemeinsam bearbeiten können.
Ich habe bereits in einem anderen Beitrag erläutert, dass die Analysen von Workday in den nächsten Jahren noch leistungsfähiger und benutzerfreundlicher werden sollen.
Auch wenn viele neue Funktionalitäten einheitlich eingesetzt werden, können Endanwender die Lösung mit benutzerdefinierten Validierungen und Feldern oder sonstigen Funktionen noch individueller gestalten - damit IT-Mitarbeitern mehr Zeit für ihre strategische Arbeit bleibt.
Konsolidierung mehrerer Anwendungen
Viele Kunden betonen, dass sie mit Workday mehrere Anwendungen, Tabellenkalkulationen und Datenspeicher konsolidieren können. Ensono, ein vormaliger Geschäftsbereich von Acxiom, hat sich von seiner Muttergesellschaft getrennt und ist heute ein schnell wachsendes IT-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz nahe Chicago. Alan Cole, Vizepräsident und Controller bei Ensono, beschreibt seine Erfahrung so:
„Bevor Acxiom auf Workday umstieg, nutzten wir PeopleSoft für HR und Finanzen, Concur für Spesenabrechnungen, Taleo für Talentmanagement und CA Clarity für Projektmanagement. Heute machen wir das alles mit einer einzigen Lösung. Wir bei Ensono schätzen, dass wir so im Vergleich zur Arbeit mit getrennten Systemen etwa eine Million Dollar pro Jahr einsparen. Aber auch aus Sicht der Wartung ist das natürlich vorteilhafter, da heute nur noch zwei große Updates pro Jahr anfallen."
Wenn HR und Finanzen in einer Lösung vereint sind, verbessert sich auch die Qualität der Daten und der Berichterstattung deutlich. Joseph Fanutti, CFO bei Bill Gosling Outsourcing, hat sich hierzu in einem Video geäußert:
„Unsere Personal- und Finanzkennzahlen sind eng verbunden. Die Dashboards, die wir für unsere Betriebsleiter eingerichtet haben, bilden jetzt beides ab. Schließlich ist Profitabilität für einen Betriebsleiter genauso wichtig wie die Fluktuation und er muss verstehen können, wie diese beiden Kennzahlenbereiche zusammenhängen."
Weniger Bedarf an IT-Infrastruktur und Personal
Einer der größten Vorteile der Workday-Cloud für mittelständische Kunden ist, dass sie keine IT-Infrastruktur in ihren eigenen Rechenzentren bereitstellen müssen. Ein weiterer Punkt ist, dass auch deutlich weniger IT-Mitarbeiter erforderlich sind, um die Infrastruktur zu implementieren und zu verwalten oder Updates zu unterstützen.
Dave Duffield, Mitbegründer und Chairman von Workday, spricht hier gerne von der „Power of One": Jeder Kunde arbeitet immer mit der aktuellsten Version der Software, während Updates im Hintergrund installiert werden. Im Vergleich zu den immer wieder störenden Upgrades bei den meisten On-Premise-Anwendungen ist das ein echter Fortschritt.
Mehr Effizienz und Geschwindigkeit
Workday-Kunden verweisen auch häufig auf die erhöhte Effizienz und Geschwindigkeit, mit der sie jetzt arbeiten können. Seit der Eröffnung der ersten Klinik im Jahr 2010 an der Upper East Side in New York ist das Gesundheitsunternehmen CityMD rasch gewachsen. CFO Louis Salamone hat in einem Interview erläutert, wie Workday Financial Management seinem Team geholfen hat, Finanzabschlüsse und andere Prozesse zu beschleunigen:
„Als ich hier anfing, waren acht Mitarbeiter aus der Buchhaltung 90 Tage damit beschäftigt, den Jahresabschluss für nur vier Standorte zu erstellen. Heute erledigen sechs Mitarbeiter den Abschluss für 60 Standorte in nur sieben Werktagen - und wir rechnen damit, dies bald auf fünf Tage zu reduzieren."
Wenn es um rasche Deployments geht, kann Workday eine beeindruckende Erfolgsbilanz vorweisen. Das Unternehmen arbeitet dabei mit einer Reihe von mittelständischen Systemintegratoren - wie z.B. realright in Deutschland - , zusammen. Workday kooperiert zwar auch mit größeren Firmen wie Deloitte und PwC, aber gerade mittelständische Kunden schätzen die Möglichkeit, einen anderen Implementierungspartner wählen zu können.
Größere Kunden werden Workday weiter antreiben, seine Cloud im Hinblick auf Größe und Robustheit zu „industrialisieren". Die wirklichen Profiteure dieser Weiterentwicklung kommen aber aus dem Mittelstand. Ich gehe davon aus, dass in den nächsten Jahren noch viele weitere Mittelständler die Vorteile der Workday-Cloud, wie Benutzerfreundlichkeit, Agilität, geringerer IT-Aufwand und viele andere, für sich entdecken werden.