Diese von Mark Nittler, verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Die ideale Partnerschaft: Wie das Finanzteam bei der Ausarbeitung der Geschäftsstrategie helfen kann
Wenn Sie meine anderen drei Blogposts in dieser Reihe gelesen haben (keine Angst, ich werde Sie nicht abfragen), dann wissen Sie, dass ich die unterschiedlichen Aspekte des Wandels in der Finanzwelt behandelt habe, warum der Wandel noch nicht stattgefunden hat, die Transaktionsverarbeitung, und die Bedeutung von Führung, Richtlinienumsetzung und Vorschriftseinhaltung. Ich habe auch erläutert, dass das Endziel dieses Wandels die Fähigkeit der Finanzdienstleister ist, Partnerschaften mit anderen Teams einzugehen, um die Unternehmensergebnisse zu verbessern.
Dadurch, dass sie so viel Zeit auf die Buchungsverarbeitung verwenden und sich mit Umgehungslösungen für die Umsetzung und Einhaltung von Richtlinien herumschlagen müssen, verbringen Finanzteams viel zu viel Zeit damit, sich auf die Vergangenheit zu konzentrieren, was sie zugleich davon abhält, eine Partnerschaft mit dem Unternehmen einzugehen, um ausarbeiten zu können, wohin es als Nächstes gehen soll.
Und obwohl diese Auffassung praktisch weit verbreitet ist, haben dennoch nur sehr wenige Vertreter unseres Berufsstands diesen Wandel tatsächlich vollzogen. Warum? Wie im Verlauf dieser Reihe diskutiert, liegt es daran, dass veraltete Finanzverwaltungssysteme weiterhin ein Hindernis darstellen. Sie haben Finanzdienstleister davon abgehalten, alle Aspekte einer echten Partnerschaft zu meistern: das Bereitstellen wirkungsvoller Geschäftsanalysen, das Unterbreiten klarer Pläne und Prognosen, und die Flexibilität, Analysen, Pläne und Prozesse an wirtschaftliche Veränderungen anzupassen.
Betrachten wir zunächst den Aspekt Analyse. Analyseergebnisse, die einen positiven Einfluss auf die Geschäftsergebnisse haben, leiten sich aus vier Merkmalen ab, die in Altsystemen ganz einfach nicht vorhanden sind – eine breit gefächerte Charakterisierung des Benutzers, Relevanz der Daten, Unkompliziertheit und Verfügbarkeit auf jedem Gerät. Legacy-ERP-Systeme wurden zu einer streng reglementierten Zeit entwickelt, in der Daten nur einigen Wenigen zur Verfügung gestellt wurden, die diese dann an die breite Masse weitergaben. Heutzutage umfasst das Publikum für Finanzdaten ausnahmslos alle, und das im wortwörtlichen Sinne.
Wenn die richtigen Daten nicht gleich zu Beginn eines Prozesses auf der Buchungsebene erfasst werden, dann kann kein Berichterstellungssystem relevante Analyseergebnisse liefern.
Die breite Nutzerschaft interessiert sich für Analyseergebnisse wie Wirtschaftlichkeit, Wenn-Analysen und Kostenmodelle, traditionelle ERP-Systeme wurden jedoch für „IFRS/GAAP“ und regelkonforme Resultate anstatt der Ausgabe kontextbezogener Analyseergebnisse entwickelt. Finanzteams haben versucht, dieses Funktionsdefizit in ihren Legacy-ERP-Systemen auszugleichen, indem sie nach Verbesserungen im Berichtswesen durch nachträglich implementierte Business Intelligence oder Berichterstellungstools zur Leistungsverwaltung für Unternehmenskunden Ausschau hielten. Diese Vorgehensweise hat jedoch nicht funktioniert, weil das Problem nicht die Berichterstellung ist, sondern die Qualität der verfügbaren Daten und die Möglichkeit, Schlussfolgerungen problemlos aus Analyseergebnissen zu ziehen.
Wenn die richtigen Daten nicht gleich zu Beginn eines Prozesses auf der Buchungsebene erfasst werden, dann kann kein Berichterstellungssystem relevante Analyseergebnisse liefern. Moderne Systeme wie Workday lösen dieses Problem auf der Buchungsebene, indem sie datenintensive Buchungen erfassen, damit relevante Analyseergebnisse direkt aus dem System heraus geliefert werden können, und dies ohne den Kostenaufwand, die Komplexität, den Wartungsaufwand und die Verwaltungsprobleme nachträglich implementierter Lösungen.
Um die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen eines Unternehmens erfüllen zu können, muss Planung eine permanente Aktivität sein.
Das Erfassen der korrekten Daten ist der erste Schritt; diese auch nutzbar zu machen, ist der nächste. Da wir nicht mehr länger davon ausgehen können, dass jeder Nutzer des Systems ein Back-Office-Systemexperte ist, müssen Analyseergebnisse leicht definierbar und verständlich sowie leicht zugänglich sein. Und weil alle auch mobil sind, müssen relevante Analyseergebnisse an jedem Ort, zu jedem Zeitpunkt und von jedem Gerät aus abrufbar sein. Solche Tools müssen von Anfang an standardmäßig für das Abrufen auf Mobilgeräten konzipiert sein, und nicht als optionale und kostenpflichtige Extrafunktion.
Die Zeiten starrer Verträgen mit einer Laufzeit von einem Jahr oder länger sind längst vorbei, und um die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen eines Unternehmens erfüllen zu können, muss Planung eine permanente Aktivität sein. Effektive Planung und Prognostizierung müssen zudem mit Buchungen, Kontrollmechanismen, Berichterstellung und Analyse zu einem einzigen System kombiniert werden, das eine einzige Informationsquelle, einen einzigen Datenbestand, ein einziges Sicherheitsmodell, einen einzigen Kontrollrahmen, einen einzigen Prozessrahmen und ein einziges Benutzererlebnis bietet. Aus diesem Grund hat Workday Planung und Prognostizierung direkt in das Kernsystem integriert. Ohne eine solche zukunftsorientierte Herangehensweise riskieren Unternehmen, dass ihre Strategien veralten und obsolet werden, und das praktisch in dem Moment, in dem sie ausgearbeitet werden.
Das bringt uns zum dritten Aspekt einer Partnerschaft – Flexibilität. Traditionelle Systeme sind grundsätzlich unflexibel und verwandeln viele ansonsten sehr gute Finanzabteilungen in Geschäftsverhinderungsteams, weil sie nicht in der Lage sind, die notwendigen Veränderungen herbeizuführen, um neue Geschäftsinitiativen zu unterstützen. Sie benötigen moderne Tools mit der Fähigkeit, Unternehmensstrukturen, Geschäftsprozesse und sogar Datenmodelle in Minutenschnelle zu verändern. Im Prinzip sollte ein Finanzverwaltungssystem in der Lage sein, eine Finanzabteilung in einen Geschäftsermöglichungspartner zu verwandeln, sodass sich das Unternehmen neuen Herausforderungen stellen und neue Möglichkeiten wahrnehmen kann, wie immer diese auch aussehen mögen.
Der Weg des Wandels in der Finanzwelt ist nicht einfach, aber definitiv machbar. Erforderlich ist ein Verständnis der Gründe, warum die bisherigen Anstrengungen erfolglos waren, und eine Reduzierung des Zeitaufwands zur Buchungsverarbeitung. Ebenfalls erforderlich ist ein Umdenken bei den Themen Führung, Richtlinienumsetzung und Vorschriftseinhaltung, und wie Finanzdienstleister vom technologischen Gesichtspunkt her an diese Themen herangehen. Und schließlich müssen Finanzdienstleister zu einem strategisch wichtigeren Geschäftspartner werden, indem sie aus den richtigen Daten gewonnene Erkenntnisse bereitstellen und die Fähigkeit beweisen, zu planen und sich an neue Möglichkeiten anzupassen, wenn diese sich bieten. Nur dann kann sich ein Wandel in der Finanzwelt vollziehen.
(Lesen Sie die vierteilige Blog-Reihe über den Wandel in der Finanzwelt von Mark Nittler hier.)