Diese von Mark Nittler, verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Wie der CFO die Transaktionsverarbeitung steuern kann und die Kontrolle über die Transaktionsverarbeitung behält
Eine Frage an Finanzchefs: Ist Transaktionsverarbeitung ein wesentlicher Bestandteil der Finanztransformation?
In den vergangenen zehn Jahren habe ich unzählige Unterhaltungen zum Thema Finanztransformation geführt. Die große Mehrheit der Gespräche drehte sich darum, der Finanzabteilung eine strategischere Rolle zukommen zu lassen, indem sie durch neue technische Möglichkeiten bessere Einblicke in das Unternehmen erhält.
Finanztransformation erfordert aber nicht nur ein neues Reporting-Tool und eine neue Strategie, sondern eine gänzlich neue Denkweise und technologisches Umdenken – und zwar schon auf dem Transaktionslevel.
Gary Simon, Chief Executive bei FSN, sagte über eine Umfrage unter 46.000 seiner Mitglieder: „Mehr als zwei Jahrzehnte nachdem ERP-Systeme auf der Bildfläche erschienen sind, meint die Hälfte aller CFOs, dass sie zu viel Zeit mit Transaktionsverarbeitung verbringen.“
Das kommt wenig überraschend. Immerhin beansprucht die Transaktionsverarbeitung durchschnittlich bis zu 50 Prozent aller finanziellen Ressourcen. Zusätzlich kostet die Verarbeitung fehlerhafter Transaktionen 80 Prozent mehr Zeit als bei korrekt ausgeführten Transaktionen. Dieser Aspekt ist eine der großen Hürden für Finanzabteilungen, wenn es darum geht, die eigene Transformation voranzutreiben und neue Aufgabenstellungen innerhalb des Unternehmens wahrzunehmen.
Der größte Teil dieses zusätzlichen Arbeitspensums ist der Tatsache geschuldet, dass Transaktionsmodelle traditioneller Systeme schlichtweg nicht dafür konzipiert wurden, die für moderne Analysen und Reportings verlangten Daten zu erfassen. Die Transaktionen von Legacy-Systemen wurden entwickelt, um die manuell getätigten Doppeleinträge von Buchungsposten aus weniger komplexen Zeiten zu replizieren und zu automatisieren.
Diese Systeme aggregieren Daten aus der Nebenbuchhaltung – mit „Soll“ auf der linken Seite und „Haben“ auf der rechten –, was problemlos für den Zweck des GAAP/IFRS-Reportings ausgereicht hat. Sie scheitern allerdings, wenn es darum geht, Unternehmenseinblicke zu gewinnen und das „Warum“ hinter Transaktionen zu verstehen.
Einige Gründe, warum diese Systeme eine Herausforderung darstellen:
Komplexität: Der Kontenplan und die begrenzten Codeblock-Dimensionen von Legacy-Finanzsystemen leisten keine gute Arbeit, wenn es um die Erfassung des Geschäftskontextes geht. Einblicke in nicht-GAAP/IFRS-relevante Elemente wie Kunde, Produkt, Vertriebskanal, Region, Industrie, Projekt oder Marketing-Kampagne bedeuten üblicherweise eine Erweiterung der Konten oder das Parsen eines weiteren Code-Felds. Beides führte auf jeden Fall zu zusätzlicher Arbeit für Finanzteams.
Ich habe mit einem Kunden gesprochen, der zehntausende Code-Kombinationen in seinem Legacy-System hatte. Dies führte zu mehr als 2.000 Datenfehlern bei Transaktionseingaben, sobald das Unternehmen seinen Finanzabschluss erreichte. In Altsystemen bedeuten mehr Konten gleichzeitig mehr Abgleiche und mehr Aufwand.
Falsche Zuständigkeiten: Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Überblick über Ihre Kosten pro Projekt haben. In einem traditionellen System gab es hierfür zwei Alternativen. Entweder Sie baten die Kollegen aus dem operativen Betrieb, Account-Zahlen einzugeben oder die Buchhalter, zusätzliche Projektinformationen einzugeben. Für keine der Aufgaben ist die jeweilige Gruppe wirklich geeignet – das führte zu ineffizienten Transaktionsbearbeitungen, weil zu viel Zeit in Meetings und Emails oder in unnötige Kleinarbeit investiert wurde, da zahlreiche Einträge unter „andere Ausgaben“ oder „weitere Aktivitäten“ neu klassifiziert werden mussten.
Manuelle Transaktionsanalyse: Neue Buchhaltungsstandards verlangen mehr Kontext, um Transaktionen für eine korrekte Rechnungslegung nach GAAP/IFRS zu analysieren. Beispielsweise erfordert eine ordnungsgemäße Analyse der Umsatzerlöse - um die angemessene Bilanzierung eines Verkaufs gemäß IFRS 15 zu ermitteln - wesentlich mehr betriebswirtschaftliche Zusammenhänge als eine einfache Soll-BE/Ertragsbuchung.
Manuelle Vorgänge wie Transaktions-Routing und -Genehmigung oder automatisierte Prozesse, die nur begrenzte Geschäftskontextdaten bereitstellen, führen zu erheblichen Ineffizienzen bei der Transaktionsverarbeitung. Wie genehmigen Sie beispielsweise eine Eingangsrechnung, wenn Sie nur das Datum, einen Betrag oder eine Rechnungsnummer erhalten?
Gibt es keine Kontrolle über Transaktionen im System, erhält man auch nicht ihren richtigen Kontext. Das wiederum ist der Sinn hinter der Workday Worktag Transaktionscode-Architektur.
Wenn Finanzabteilungen ein strategischer Partner im Unternehmen werden möchten, muss effiziente Transaktionsverarbeitung der Eckstein ihrer Transformation werden. Workday hilft Finanzabteilungen dabei, die erfassten Daten auszuweiten und anzureichern und reduziert somit die Ressourcen, die sonst für Transaktionsverarbeitung aufgewendet werden müssten. So entstehen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Finanztransformation.