Hoe de CFO omgaat met onzekerheid en blijvende verandering

Het financeteam heeft een leidende rol in onzekere tijden. Waar moeten CFO's op focussen? In dit artikel kijken we naar vijf gebieden die prioriteit moeten krijgen.

Ook vóór COVID-19 werden bedrijven geconfronteerd met sociale, economische en technologische uitdagingen, zoals besproken in het eerste artikel van deze serie. Maar verandering en onzekerheid — hoe pijnlijk ook — kunnen ook nieuwe kansen creëren, zolang mensen en organisaties de flexibiliteit hebben om verandering in te zetten voor verbetering.

Dit geldt vooral voor de financiële functie. CFO's moeten voorbereid zijn op onzekerheid op zowel korte als lange termijn om het risico voor hun organisatie volledig te begrijpen en te beperken. Dit is een fundamentele verschuiving. Om de strategische gids te worden die de business nodig heeft moeten finance leaders en hun teams voortdurende verandering accepteren als onderdeel van het nieuwe normaal.

Maar hoe? We noemen vijf gebieden die belangrijk zijn voor finance leaders als ze hun bedrijf door veranderingen willen leiden.

Planning, liquiditeit en risicomanagement zijn de sleutel tot financiële agility

In onzekere tijden is het moeilijk om nauwkeurig doelen op het gebied van inkomsten en uitgaven te voorspellen. Bedrijven moeten in staat zijn om snel veranderende omstandigheden te modelleren. Dit vraagt om organisatorische agility. Onzekerheid vergroot de behoefte aan dynamische bedrijfsplanning gebaseerd op een reeks scenario's, in plaats van de traditionele planningscycli per kwartaal of per jaar.

Het vermogen om meer dynamisch te plannen betekent dat organisaties de impact van veranderingen op bruto-inkomsten en netto-uitgaven beter begrijpen om snel van koers te veranderen. Bijvoorbeeld: betalen klanten op tijd? Wat zijn de implicaties als een percentage van deze klanten facturen niet betalen? Over welke leverancierscontracten moet opnieuw worden onderhandeld op basis van veranderingen in de vraag?

Over haar eigen ervaring met bedrijfsplanning tijdens COVID-19 zegt Workday Senior Director of Corporate Finance Kinnari Desai: "We konden onze actuals vanuit Workday Financial Management verwerken in onze forecasts. Dit gaf ons inzicht in de impact op winst, verlies en cashflow. Zo konden we het proces versnellen en 50% sneller werken dan wanneer we spreadsheets zouden gebruiken."

Op dezelfde manier is de financiële functie in moeilijke tijden ook in staat om business leaders te helpen met de forecast van cash en liquiditeit om risico's sneller en nauwkeuriger te identificeren. Veel organisaties hebben meerdere cashbronnen. Het verkrijgen van een volledig beeld van de totale cashpositie en liquiditeit kan uitdagend zijn zonder de juiste tools.

Houd stakeholders op de hoogte en op één lijn met belangrijke inzichten

De behoefte om inzichten toegankelijker te maken binnen een organisatie wordt sterker in onzekere tijden. Tijdrovende integraties helpen niet, iets wat wel noodzakelijk is als data opgesloten zit in afdelingen of in verschillende tools. Onderzoek van Workday laat zien dat meer dan de helft van de ondervraagde respondenten meent dat data 'enigszins' toegankelijk is binnen hun organisatie, maar dat de data vaak verouderd is en opgesloten binnen functionele teams.

Bedrijven moeten toegang hebben tot zowel financiële, workforce als operationele data, in één enkele bron, om fundamentele vragen van stakeholders te beantwoorden. Andere C-suite executives wensen diepere inzichten uit een breder spectrum aan databronnen om betere beslissingen te kunnen nemen. Dit betekent dat finance over het vermogen moet beschikken om betrouwbare inzichten te delen met het bredere bedrijf en stakeholders aanmoedigt om te handelen op basis van deze data.

Finance moet de business bijvoorbeeld voorzien van betere inzichten in het werkkapitaal zodat iedereen begrijpt wat de minimale cash- en liquiditeitsvereisten zijn. Omdat de belangrijkste focus voor de meeste bedrijven ligt op het verhogen van de omzet en het zorgvuldig managen van de bottom line, kan dit ervoor zorgen dat bedrijven routineuze maar kritieke back-officeactiviteiten, zoals het betalen van facturen en het omzetten van receivables in cash, als vanzelfsprekend beschouwen.

Thomas Willman, principal, finance advisory global practice leader bij The Hackett Group, vertelde me: "Financeorganisaties moeten gebruikmaken van kansen om betalingstermijnen te verbeteren zonder de belangen van hun strategische leveranciers uit het oog te verliezen. Ze moeten deze inzichten ook delen met het bredere bedrijf. Het zal voor CFO's noodzakelijk worden om een solide cashflowplan voor het werkkapitaal."

Op dezelfde manier vragen executives finance om inzichten over hoe te voldoen aan de verwachtingen van investeerders in tijden van aanhoudende verandering. Dit omvat doordachte, proactieve communicatie en risicobeperkingsplanning voorafgaand aan de publicatie van de cijfers.

De doeltreffende CFO: rapporteren vanaf iedere locatie

COVID-19 heeft de regels volledig veranderd als het gaat om hoe en waar bedrijven werken. Met thuiswerken de norm moesten veel financiële functies nieuwe manieren overwegen om cruciale diensten, zoals het sluiten van de boeken, te blijven verlenen. Voor de finance leaders riep dit vragen op rond de processen en controles die vereist zijn voor het ondersteunen van een virtuele afsluiting en de risico's gerelateerd aan het uitvoeren van 'finance-as-usual'-taken buiten de muren van het bedrijf.

De noodzaak voor finance om efficiëntere, meer dynamische manieren van werken te omarmen dateert van voor de pandemie, maar blijkt nu een belangrijke aanjager voor transformatie. Voor finance betekent dit het omarmen van automatisering en opkomende technologieën, zoals machine learning, die kunnen worden toegepast op de belangrijkste processen. CFO's proberen al jaren om processen zoals afsluitingen, consolidaties, rapportage en payroll sneller uit te voeren – door wat er in 2020 is gebeurd, is dit nu een harde eis geworden.

Willman van The Hackett Group legt uit: "Finance heeft op zo veel manier moeten transformeren in 2020. Wat niet veranderd is, is dat het werk nog steeds moet worden gedaan; wat veranderd is, is dat het moet worden gedaan buiten kantoor. Financeprofessionals verkennen zaken zoals machine learning om patronen te identificeren en aanbevelingen te doen die voorheen handmatige tussenkomst zouden vereisen."

Bovendien houden compliance en audit niet ineens op in crisistijden. Finance is nog steeds nodig voor de effectieve controles die auditing mogelijk maken — ook op afstand. In een gesprek over virtueel afsluiten zegt Philippa Lawrence, chief accounting officer bij Workday: "We hebben ons interne auditteam gevraagd om een aantal belangrijkere controles te herzien om te bevestigen dat ze werken zoals het hoort. Deze groeiende overtuiging leidde bij Financial Controls tot de behoefte om op afstand op dezelfde manier te werken als bij iedere andere kwartaalafsluiting."

Focussen op de juiste zaken zal voor finance leaders absoluut cruciaal zijn nu de wereld weer begint te draaien.

Vaardigheden en kansen begrijpen voor de toekomst van finance

Meer dan de helft van de respondenten van een wereldwijde survey van Workday gaf aan van plan te zijn minstens 50% van hun workforce in 2024 om te scholen om mee te kunnen doen in de veranderende wereld van werk. Zal de overvloed aan macro-uitdagingen waar bedrijven mee te maken hebben dit versterken? Welke invloed hebben machine learning en andere datadriven technologieën op de manier waarop business leaders – inclusief de CFO – talent voor hun organisatie om- en bijscholen?

We staan op het keerpunt van een transformatie van technologie en mensen. Finance zit vanouds vast in de rol van poortwachter, intrinsiek gebonden aan handmatige transactieverwerking en verouderde systemen die voorkomen dat finance kan optreden als strategische gids voor het bedrijf. Nu, in een tijd met een hang naar automatisering en met de aanwezige technologische mogelijkheden, moet finance proberen te transformeren.

Dit is een kans voor finance en geen bedreiging, zolang AI wordt gebruikt op een manier waarbij mensen op de eerste plaats blijven staan. Een survey onder 375 executives door MIT Technology Review Insights wees uit dat "het beter voorbereid zijn op een pandemie de inzet van AI versnelt en het tempo van AI-innovatie verhoogt in functiecategorieën met een hoog risico, wat zorgt voor zowel positieve als negatieve effecten."

Finance is bijzonder geschikt om afscheid te nemen van legacytechnologie en de vaardigheden van hun teams verder te ontwikkelen om te profiteren van opkomende technologieën. Dit is wellicht het optimale moment om te transformeren.

Samenwerken en communiceren voor vertrouwen en integriteit

In het artikel "COVID-19: Maintaining customer loyalty and trust during times of uncertainty" stelt Deloitte dat consumenten — of ze nu voor zichzelf of voor hun organisatie kopen — steeds vaker kiezen voor bedrijven die integriteit tonen in hoe ze omgaan met hun werknemers, hun klanten en het milieu. Deze consumenten zijn op zoek naar vertrouwen, eerlijkheid, transparantie, gelijkheid en een betere ervaring.

Blake Morgan, schrijver en customer-experiencefuturist, schreef in Forbes: "Een geweldige customer experience is een van de grootste concurrentievoordelen die een bedrijf kan hebben. In plaats van te concurreren op prijs, concurreert meer dan twee derde van de bedrijven vooral op basis van customer experience." En, gebaseerd op Edelman's analyse van aandelenprijzen in 2018, doen 'high-trust companies' het gemiddeld 5% beter dan hun peers.

Voor bedrijven vraagt dit om het doorvoeren van gedurfde interne veranderingen en een commitment aan een andere manier van werken. Het gaat om openheid en transparantie en het vermogen om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van de klant. De rol van finance in deze reis naar vertrouwen en transparantie is het toegankelijk maken van realtimedata uit verschillende bronnen en deze inzichten aan de rest van de organisatie te leveren om samenwerking en betere besluitvorming te stimuleren.

Grote bedrijven worden door stakeholders gevraagd niet alleen te focussen op winst, maar om van vertrouwen een diepgewortelde organische waarde te maken. Dit vereist de juiste technologie en processen om data te volgen en te analyseren en om inzichten te leveren — hetzij financieel, juridisch of compliance — aan de belangrijkste stakeholders.

Focussen op de juiste gebieden zal voor finance leaders absoluut cruciaal zijn nu de wereld weer begint te draaien. Prioriteit geven aan agility, de organisatie uitrusten met de juiste inzichten om betere beslissingen te nemen en begrijpen hoe finance levert wat de business nodig heeft — vanaf iedere locatie — zijn hierbij belangrijk. Al deze factoren bestaan naast een grotere behoefte aan merkvertrouwen en transparantie, waarbij de financiële functie ook een hoofdrol speelt.

Lees hier het eerste artikel in deze serie. In het volgende artikel gaan we dieper in op het concept 'finance agility — en wat dit vraagt van finance leaders.