Dit verhaal, geschreven door Steve Dunne, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.
Hoe Dimension Data zijn internationale HR-processen heeft getransformeerd
Dimension Data, dat zijn hoofdkantoor in Zuid-Afrika heeft, benut de kracht van technologie om andere bedrijven in staat te stellen geweldige dingen te doen. Met meer dan 30.000 werknemers verspreid over kantoren in 49 landen helpt Dimension Data (onderdeel van de NTT Group) zijn internationale klanten hun doelen te bereiken door projecten voor de infrastructuur van digitale technologie te leveren. Activiteiten op een dergelijke, wereldwijde schaal brengen operationele en culturele uitdagingen voor HR leaders met zich mee. Dimension Data deinst nooit terug voor een uitdaging en greep zijn eigen transformatie met beide handen aan.
In de week dat het Zuid-Afrikaanse kantoor van Workday in Johannesburg werd geopend, spraken we met Marilyn Rose Chaplin, Group Executive voor HR bij Dimension Data, over hun behoefte aan HR-transformatie en de weg die het bedrijf heeft afgelegd.
Er wordt momenteel veel gesproken over digitale transformatie. Kunt u ons als technologieprovider vertellen hoe Dimension Data die uitdaging intern is aangegaan?
Dimension Data bestaat al meer dan 30 jaar. Zoals u zich kunt voorstellen, zijn we in die tijd snel gegroeid, zowel autonoom als door acquisities. Niet alleen hebben we ons ontwikkeld tot een bedrijf met een wereldwijde aanwezigheid, maar het technologische landschap is ook exponentieel veranderd als we kijken naar hoe dit landschap zakelijke doelstellingen ondersteunt. Op basis van die twee factoren, en de noodzaak om een internationale cultuur voor al onze werknemers op te bouwen en in stand te houden, is er vanzelfsprekend behoefte aan een HR-systeem dat dergelijk engagement kan ondersteunen.
Hoe kan groei (autonoom en door acquisities) een organisatie als Dimension Data ervan weerhouden zijn doelstellingen van een internationale cultuur en verbeterde employee engagement te bereiken?
Ik denk dat het aantal systemen dat we gebruikten een van de belangrijkste obstakels was. We hadden een wereldwijd personeelsbestand opgebouwd bestaande uit losse, verschillende systemen die niet eenvoudig met elkaar konden communiceren. Als u wilt dat uw mensen deel uitmaken van één cultuur, terwijl ze meerdere HR-tools moeten gebruiken en verschillende ervaringen hebben, is dat heel verwarrend.
Het is ook een kwestie van het kunnen vertrouwen op de data. Hoe zeker konden onze HR of andere senior executives zijn dat ze de juiste personeelsaantallen hadden of dat hun gerapporteerde cijfers juist waren wanneer we data uit meerdere systemen moesten samenvoegen?
Het derde aspect is het beheren van meerdere HR-systemen. Het is een aanslag op resources en betekent dat we ons niet kunnen concentreren op ons strategisch denken of de samenwerking met andere bedrijfsonderdelen.
"We hadden iets flexibels nodig dat HR-processen zou vereenvoudigen in één systeem, en dat met ons zou meegroeien naarmate nieuwe technologieën opkomen."
– Marilyn Rose Chaplin, Group Executive voor HR bij Dimension Data
Het besluit om HR te transformeren vereist duidelijk veel onderzoek. Hoe verliep uw selectieproces?
In technologisch opzicht waren er veel opties beschikbaar. We kwamen uit een wereld van meerdere systemen, waarbij sommige onderdelen van concurrenten van Workday kwamen en andere waren gebaseerd op spreadsheets, dus het selectieproces moest meer beslaan dan alleen de technologie. Zou de provider Dimension Data echt een innovatie-impuls kunnen geven? Zou de nieuwe tool de employee experience centraal stellen? In hoeverre zou de leverancier naar mij luisteren en mij als partner in plaats van als prospect beschouwen tijdens de verkoop- en implementatiecyclus?
Dat lijken misschien voor de hand liggende zaken, maar voor veel leveranciers is dit niet het geval. In technologisch opzicht hadden we iets flexibels nodig dat HR-processen zou vereenvoudigen in één systeem, en dat met ons zou meegroeien naarmate nieuwe technologieën opkomen. Workday voldeed aan al deze vereisten.
Kunt u ons iets vertellen over de implementatie en hoe dit verlopen is, gezien het feit dat het een wereldwijde transformatie betrof?
We zijn vorig jaar op 4 juli live gegaan en we hebben hard gewerkt om niet alleen de streefdatum te halen, maar ook om ervoor te zorgen dat we vanaf het allereerste begin konden vertrouwen op het nieuwe systeem. De implementatie van één oplossing zoals Workday behelst veel meer dan alleen IT- en systeemgerelateerde overwegingen. Gedurende de implementatie ontdekten we dat er wereldwijd een hele reeks processen waren die baat zouden hebben bij standaardisering omdat ze tot nu toe sterk verschilden van land tot land.
Om een dergelijk project succesvol te maken, moet u de buy-in van managers in deze regio's zien te verkrijgen. U moet laten zien hoe ze kunnen profiteren van een uniforme, wereldwijde manier van zakendoen. Dat is een echte cultuuromslag.
Welke voordelen heeft de implementatie van Workday met zich meegebracht voor Dimension Data?
Laten we beginnen bij het meest fundamentele, maar misschien wel belangrijkste element: Onze mensen krijgen op tijd het juiste bedrag betaald. Dat is een enorm globaal pluspunt. Ik was ook heel blij met de adoptieniveaus van zowel managers als werknemers. We hoefden niet in dure training te investeren omdat het systeem zo intuïtief is. We hebben de dagen van werknemerstraining terugverdiend die we normaal gesproken kwijt zouden zijn aan een nieuw wereldwijd systeem.
Bovendien is Workday ontworpen voor mobiel. Het is echt 'mobile first'. Zo kan een manager zijn of haar mobiele apparaat tevoorschijn halen en precies de data oproepen die hij of zij op dat moment nodig heeft. We hoeven ons geen zorgen te maken over updates, omdat we weten dat Workday hier via de cloud voor zorgt, zodat we altijd de nieuwste en beste versie van de software gebruiken.
We zien dat het systeem actief wordt gebruikt, van CEO-niveau tot aan executives en andere senior managers, omdat ze nu betrouwbare data binnen handbereik hebben. Als ze personeelsdata willen, hoeven ze dat niet aan HR te vragen, zodat wij geen obstakel worden. Dat is voor ons een enorm pluspunt.
Elk project biedt leerzame inzichten en aha-momenten. Welk advies geeft u andere HR of business leaders die erover denken van HR-systeem te veranderen?
Begin met een duidelijk gedefinieerd 'waarom'. En realiseer u dat er meer bij komt kijken dan alleen de implementatie van het systeem. Workday implementeert niet alleen een HR-systeem; u moet nadenken over uw eigen operationele HR-model aangezien ook dat zal evolueren en veranderen.
Overweeg hoe uw HR-activiteiten parallel met de daadwerkelijke implementatie kunnen of moeten veranderen. Dit zal u helpen de businesscase voor uw directie uit te werken. U moet die businesscase hebben en uzelf als wereldwijd team verantwoordelijk houden om de waarde te leveren die Workday u kan bieden.
Tot slot: zet uw businesscase niet halsoverkop op. Als u dat eenmaal heeft gedaan en de juiste beslissing heeft genomen door Workday te kiezen, dan zijn uw implementatie, uw buy-in en speed-to-execute veel sneller omdat u de basis al heeft gelegd. "Go slow to go fast" zou mijn advies aan andere HR-directors zijn.
Bekijk deze video om te zien hoe Dimension Data nu toegang heeft tot realtime data zodat klanten, managers en werknemers weloverwogen beslissingen nemen en de concurrentie een stap voor blijven.