Dit verhaal, geschreven door Cristina Goldt, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

De employee experience & de kracht van personalisatie

Ook op de werkvloer vormen ervaringen de basis voor onze meningen en ons gedrag. Of we nu bij de Bijenkorf winkelen, een broodje bij La Place halen of een aanbevolen Netflix-film kijken, in al deze gevallen is er veel aandacht besteed aan de klantbeleving om onze tevredenheid te garanderen en ervoor te zorgen dat we verlangen naar meer. De beste consumentenmerken ter wereld bieden niet slechts een product of service aan, ze creëren bewust een ervaring die ons een bepaald gevoel geeft.

Naarmate de consumententechnologieën zich steeds verder ontwikkelen in deze nieuwe wereld van naadloze en gepersonaliseerde ervaringen, stijgen de verwachtingen voor enterprisesystemen om dergelijke ervaringen ook op de werkplek te bieden. Daarom hebben wij bij Workday nauw samengewerkt met onze customer design partners om een nieuwe werknemerbeleving te bieden. We ontwikkelen met name functies en tools die een gepersonaliseerde, intelligentere Workday-homepage voor Workday Human Capital Management (HCM) opleveren, om verschillende taken op de werkplek te vereenvoudigen en een meer verbonden, aantrekkelijkere digitale ervaring te creëren. Dit stelt onze klanten in staat om andere applicaties met Workday integreren om een betere werknemerbeleving te bieden.

Omdat Workday HCM over rijke data en inzichten over mensen beschikt, bevindt de volledige context van elke werknemer zich in het systeem en kan deze kennis ingezet worden voor het creëren van een unieke, gepersonaliseerde en individuele beleving. Met deze nieuwe mogelijkheden kunnen onze klanten hun data effectiever inzetten om werknemers beter te ondersteunen tijdens belangrijke momenten in hun employee journey, zoals levensgebeurtenissen en functiewijzigingen. Dit zijn momenten waarop de context het hardst nodig is om werknemers te helpen met het uitvoeren van HR-taken die eenvoudig zouden moeten zijn, maar die vaak omslachtig zijn en werknemers ertoe dwingen om verschillende bronnen en applicaties te raadplegen, een serviceticket te loggen of iemand te bellen.

Wij innoveren om de HR-portals naar de geschiedenisboekjes te verwijzen. Wij willen werknemers dezelfde beleving bieden die zij als consument gewend zijn om hen op krachtige, nieuwe manieren te betrekken.

Sommige bedrijven proberen de werknemerervaring te verbeteren door met een online HR-portal deze verschillende services bij elkaar te brengen, maar dergelijke pogingen schieten tekort. Portals zijn vaak moeilijk te navigeren vanaf een desktop (laat staan met een mobiel device) en bevatten in veel gevallen slechts hyperlinks naar andere websites en systemen.

Wij zijn van mening dat werknemers een betere ervaring verdienen, zonder het toevoegen van een extra laag complexiteit aan hun Workday-applicatie. Met intuïtieve functionaliteiten verweven in de nieuwe Workday-homepage kunnen we op intelligente wijze aanbevolen stappen, handelwijzen en activiteiten toevoegen. Dit biedt de werknemers van onze klanten betere educatie, coaching en begeleiding in elke fase van hun loopbaan.

De volgende voorbeelden laten zien hoe we meer personalisatie in Workday HCM willen brengen:

Met verlof gaan. Wanneer een werknemer verlof wil opnemen, zoals ouderschapsverlof, kunnen er vragen ontstaan. Hoeveel dagen kan ik opnemen? Wie moet ik informeren? Hoe wordt de betaling van uitkeringen geïnitieerd? Soms vereist dit meerdere gesprekken met HR, interactie met externe partijen en het versturen van e-mails naar verschillende collega's/managers. Er ontstaat een algeheel gevoel van verwarring over wat wanneer moet worden voltooid.

Met de nieuwe people experience van Workday zal alle benodigde informatie om het verlofproces te beheren eenvoudig te vinden zijn, inclusief een checklist van wat er moet gebeuren, het papierwerk dat moet worden ingediend, belangrijke deadlines en richtlijnen over wie er geïnformeerd moet worden. Vragen kunnen worden beantwoord met behulp van een chatbot, en een door Workday geleverde integratie met eventuele externe partijen zorgt voor een naadloze, directe verbinding met de juiste mensen, rechtstreeks vanaf de homepage van een werknemer.

Onboarding als nieuwe manager. Wanneer werknemers promotie maken naar een people management rol moet er met veel dingen rekening worden gehouden voor een geslaagde transitie van individuele bijdrager naar teamleider. Hoe weet die persoon bijvoorbeeld hoe je effectief werknemers begeleidt en hoe om te gaan met nieuwe verantwoordelijkheden zoals budgettering of prognoses, zonder voorafgaande ervaring? Hoe leren ze elk teamlid beter kennen? Zullen ze nauwer samenwerken met andere managers?

Vanwege Workday's unieke dataset, waarmee onze klanten inzicht krijgen in hun gebruikers en volgen waar hun medewerkers zich bevinden in hun loopbaan, biedt Workday HCM relevante aanbevelingen voor nieuwe managers. Zo kan er specifieke content naar nieuwe managers worden gestuurd om hen te helpen met het ontwikkelen van noodzakelijke nieuwe vaardigheden, evenals een lijst met potentiële mentoren die soortgelijke transities hebben doorlopen. Details over hun teamleden (waaronder rollen, loopbaanverloop, vorige managers, verjaardagen en werkjubilea) worden op overzichtelijke, visuele wijze weergegeven en ideeën voor het bevorderen van de balans tussen werk en privé of andere culturele initiatieven voor het team kunnen worden weergegeven op hun homepages.

Overplaatsing naar een nieuwe afdeling of locatie. Wanneer een medewerker naar een nieuwe afdeling of locatie overstapt, kan er verwarring over het proces ontstaan. Informatie over hoe verhuiskosten worden gedeclareerd (wat kan wel en niet worden vergoed?), inzicht krijgen in eventuele wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingstructuren op een nieuwe locatie, informatie over onboarding: dit zijn allemaal dingen die werknemers die overgeplaatst worden te weten moeten komen. Ze moeten vaak zelf het initiatief nemen om antwoord te krijgen van collega's, managers en HR.

Met onze nieuwe people experience worden de administratieve wijzigingen rondom een overplaatsing door Workday HCM direct uitgelicht, waarbij deadlines worden gesignaleerd via meldingen. Daarnaast kan aanbevolen (video)content naar werknemers worden doorgestuurd, met bijvoorbeeld een virtuele rondleiding door het nieuwe kantoor of suggesties over hoe ze contact kunnen houden met hun team als ze op afstand gaan werken. Dit alles kan worden verpakt in een 'branded experience'. De personalisatietools van Workday worden gecombineerd met de look-and-feel van de corporate brand, met vertrouwde beelden en logo's.

We gebruiken de context-, technologie- en designgerichte benaderingen van Workday om de HR-portals naar de geschiedenisboekjes te verwijzen. Wij willen werknemers dezelfde beleving bieden die zij als consument gewend zijn om hen op krachtige, nieuwe manieren te betrekken. Zo wordt de manier waarop wij werken voorgoed positief veranderd.