Veolia wilde de banden tussen finance en operations versterken en de onhoudbare complexiteit van processen en systemen ondervangen. Daarom wendde het bedrijf zich tot Workday voor een gecentraliseerde cloudoplossing die niet alleen de efficiëntie kon verhogen en HR-processen kon vereenvoudigen, maar ook de planning binnen de groep kon verbeteren. De focus lag in eerste instantie op het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Samen met het Workday-supportteam werd Workday geïmplementeerd voor de 14.000 werknemers in de regio. Ondanks het grote belang en de complexiteit van het project verliep de overstap naar de nieuwe manier van werken dankzij gedetailleerde voorbereidingen vanaf dag één volgens plan.
Na de succesvolle adoptie van Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) en Workday Spend Management volgde de introductie van Workday Adaptive Planning. Het gebruik van een volledig geïntegreerde oplossing heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd, doordat alle data nu op één plek staan en gemakkelijk toegankelijk zijn. Het financeteam functioneert nu bijvoorbeeld als businesspartner voor operationeel personeel, en er vindt veel meer data-uitwisseling en samenwerking plaats bij het opmaken van de begroting en de planning voor de toekomst.
De groep heeft het transformatieprogramma nu verder uitgebreid met onkostenrapportages, -verwerking en -beheer. Dankzij de introductie van Workday Expenses zijn alle functies voor onkostenverwerking gestroomlijnd. Medewerkers profiteren hiervan, omdat het systeem zo gebruiksvriendelijk is. Accounting en terugbetalingen verlopen bovendien nauwkeuriger en sneller en uitgaven van werknemers zijn effectiever te controleren.
Naadloze overgang naar eenvoudigere en efficiëntere onkostenverwerking.
Bij het plannen van de implementatie van Workday Expenses heeft het Finance Transformation-team van Veolia het bestaande onkostenbeleid van de groep herzien en aangescherpt omdat dit beleid onvoldoende werd nageleefd door werknemers. Er werden stappen ondernomen om beleid op te stellen dat voor iedereen werkte, wat na een testperiode van enkele weken resulteerde in een initiële soft launch voor een selecte groep gebruikers, terwijl het oude systeem werd uitgefaseerd. Dankzij een gefaseerd communicatieprogramma waren alle potentiële gebruikers op de hoogte van de komende veranderingen en voorbereid op de nieuwe procedures. Na de lancering konden gebruikers profiteren van FAQ's, periodieke reminders en virtuele training via video's en inloopsessies.
Volgens Peter Keery, de Finance Transformation Director van het bedrijf, vormde het correct invoeren van de codering en standaardwaarden in het nieuwe systeem de grootste uitdaging. De cumulatieve kilometerstand moest worden meegenomen en gebruikers moesten vertrouwd raken met het proces en de logica achter de nieuwe kilometerdeclaratie. Het HMRC-kilometertarief werd bovendien gewijzigd op de dag dat Veolia het nieuwe onkostensysteem lanceerde. "Uitdagingen die echter vrij snel werden opgelost", zegt Keery. "Er hebben zich geen grote problemen voorgedaan en (nog belangrijker) gebruikers hebben het systeem snel onder de knie gekregen."
Onkostendeclaraties variëren van persoon tot persoon in waarde en frequentie, dus het systeem moest gebruiksvriendelijk zijn, consistente procedures bieden voor alle soorten declaraties en op elk moment vlotte goedkeuring en terugbetaling faciliteren.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Besparingen en efficiëntieverbeteringen gekoppeld aan wereldwijde capaciteit.
Door de komst van Workday Expenses kon Veolia het oude systeem van derden vervangen en direct een kwart miljoen pond besparen. Nu worden alle onkostendata binnen Workday ingevoerd, verwerkt en beheerd zonder apart beheer van gebruikers of bankrekeningen en zonder onkostendeclaraties te integreren. Alles is te vinden op één plek en het is gemakkelijk om van de winst- en verliesrekening door te klikken naar de onkostendeclaratie en de bijbehorende bonnetjes te bekijken.
"Het onkostenproces is door het nieuwe systeem enorm vereenvoudigd en de naleving van goedgekeurde procedures is sterk verbeterd", zegt Keery. "Er zijn aanzienlijke efficiëntieverbeteringen waardoor niet alleen het leven van het financeteam is vereenvoudigd, maar eventuele vertragingen bij de verwerking, autorisatie en betaling van onkosten ook tot een minimum zijn beperkt. Alle informatie is letterlijk binnen handbereik, en de beschikbaarheid van zo'n responsieve en effectieve rapportagefunctie maakt echt een wereld van verschil."
Workday Expenses is ontworpen als wereldwijde tool voor onkostenbeheer en is volledig in overeenstemming met uiteenlopende belastingregels, valuta's, gebruiken, talen, toeslagen en regionale vergoedingsvereisten. Na het systeem succesvol te hebben geïmplementeerd voor activiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Ierland, heeft Veolia het systeem nu uitgerold in Finland. Binnenkort volgen Nederland, België en Luxemburg.
Eén bron van waarheid om uitdagingen rondom schaal en complexiteit het hoofd te bieden.
Met 14.000 medewerkers in het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Finland vormen het beheer, de verwerking en de financiële datarapportages bij Veolia een complex en tevens grootschalig proces. De beschikbaarheid van consistente data op één plek maakt een enorm verschil bij het afhandelen van onkostendeclaraties. Hetzelfde geldt voor het OTC-proces van het bedrijf.
Het bedrijf heeft zes of zeven frontend-systemen om alle klantrelaties en factureringsafspraken te beheren, maar kon geen passende oplossing vinden om het cashmanagement volledig naar het voormalige SAP-systeem te migreren. Zo werden klantdata soms gerepliceerd in elk systeem, omdat ze op verschillende tijdstippen, in verschillende systemen en vanuit verschillende locaties binnen de groep werden ingevoerd. De complexiteit van het afstemmingsproces werd hierdoor nog weerbarstiger, frustrerender en tijdrovender.
Workday heeft Veolia geholpen die uitdagingen te overwinnen en verstrekt nu alle klantrecords op één plek. Na een uitgebreide volumetest van 700.000 facturen worden facturen uit de frontend-systemen nu doorgestuurd naar Workday om pdf's te genereren, e-maildistributie te implementeren en alle incassoprocessen af te handelen.
Het Workday-team heeft ons gedurende het hele proces bijgestaan en ons geholpen om dit geïntegreerde en veelzijdige systeem optimaal te benutten. De beschikbaarheid van één bron van waarheid voor alle aspecten van financieel management heeft in veel opzichten een enorm verschil voor ons gemaakt.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Gerelateerde content