Veolia legt de lat hoog op het gebied van ecologische transformatie. Als internationale groep heeft de organisatie succes geboekt op het gebied van duurzame oplossingen voor water-, afval- en energiebeheer in 48 landen. Dit succes vloeit niet alleen voort uit hun scherpe inzichten en initiatieven, maar ook uit de overtuiging dat ecologische vraagstukken alleen op een holistische en collaboratieve manier kunnen worden opgelost. Toen de Britse en Ierse takken van het bedrijf vaststelden dat hun onsamenhangende technologieën onhoudbare complexiteit opleverden voor hun 14.000 werknemers, ging Veolia over tot actie.
Een allesomvattende cloudoplossing.
In het Verenigd Koninkrijk en Ierland beheerden Veolia's finance- en HR-teams kernprocessen zoals payroll, supplychain, procurement en forecasting voor internationale vestigingen met papieren processen en afzonderlijke apps, waaronder 50 ERP-systemen. Om zijn ecologische strategieën te bevorderen, wilde Veolia een gecentraliseerde cloudoplossing waarin eerdere IT-investeringen konden worden geïntegreerd, met als doel werknemers naadloze en geautomatiseerde workflows te leveren. Na een zorgvuldige analyse viel de keuze op de volledige Workday-suite, te beginnen met de implementatie van Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) en Workday Spend Management.
Een grootschalige testfase met 130 integraties.
Veolia plande een eerste grootschalige implementatie in het VK en Ierland met end-to-end geautomatiseerde workflows met maar liefst 130 applicaties. Alles moest al op dag één werken, waaronder payroll en betalingen aan leveranciers. Mark Eaglefield, Head of Corporate Systems bij Veolia, zegt: "Het was een ontzettend belangrijk en complex project. In de betreffende regio hebben we meer dan 14.000 werknemers, 400 vestigingen en aparte businesslijnen voor water-, afval- en energiemanagement."
Veolia riep onmiddellijk hulp in bij de testfase. Peter Keery, Finance Transformation Director bij Veolia, zegt: "Ons projectteam had nog niet veel ervaring met testprocedures. We hadden leiderschap en hulp nodig om ons op weg te helpen."
Een proactieve benadering met bestaande resources.
Volgens Eaglefield vroeg iemand na een uitgebreide zoektocht en een paar vruchteloze gesprekken met leveranciers: "'Kan Workday misschien helpen?' De Workday Test Lead Service had de expertise die we nodig hadden: ze sturen testen zo dat ze op onze visie zijn afgestemd."
Met de hulp van de Test Lead Service voltooide Veolia de eerste planning- en ontwerpfasen in de Workday-methodologie. "Het is best moeilijk te bepalen hoe je iets moet testen als je het niet begrijpt, maar dankzij de Test Lead Service hoefden we niet helemaal opnieuw te beginnen", zegt Eaglefield. "We keken naar de unittesten en die hielpen ons functionele team en onze projectmanagers door de eerste fasen heen. Zo konden we snel vooruit en waren we niet te veel tijd kwijt aan design."
De Workday Test Lead Service had de expertise die we nodig hadden: ze sturen testen zo dat ze op onze visie zijn afgestemd.
Head of Corporate Systems
5000 scenario's getest in 5 weken.
Veolia voerde voor het eerst integratietesten uit tijdens de configuratie- en prototypefase. De testen voor HCM bleken eenvoudiger dan die voor de complexere financiële functies, waarvoor simulaties moesten worden gemaakt. "De Test Lead Service was uiterst waardevol: de service hielp ons onze onzekerheid te overwinnen en over alle testfasen meer dan 10.000 testen uit te voeren", zegt Eaglefield. "En toen we eenmaal in de flow zaten, verdubbelden we zelfs onze testscenario's. In vijf weken tijd testten we meer dan 5000 scenario's, en voor zowel finance als HCM hadden we maar liefst 7000 end-to-endtesten uitgevoerd. Qua uitvoering zaten we boven de 95%."
Na het afronden van de testfase begon Veolia Workday te implementeren bij de 14.000 werknemers in de regio. Op dag één werkten de processen al zoals gepland en werden werknemers en leveranciers probleemloos betaald. "Iedereen was zo gefocust op het werk dat de lockdowns misschien wel in ons voordeel hebben gewerkt", zegt Eaglefield. "Maar uiteindelijk kunnen we onze geslaagde implementatie in 20 maanden toeschrijven aan ons uitgebreide en krachtige testprogramma. Alle nauwgezette payrolltesten die parallel werden uitgevoerd, hebben duidelijk hun vruchten afgeworpen."
In vijf weken tijd testten we meer dan 5000 scenario's, en voor zowel finance als HCM hadden we maar liefst 7000 end-to-endtesten uitgevoerd.
Head of Corporate Systems
We kunnen onze geslaagde implementatie in 20 maanden toeschrijven aan ons uitgebreide en krachtige testprogramma.
Finance Transformation Director
Focus op duurzaam water-, afval- en energiemanagement.
In plaats van onsamenhangende applicaties of papierwerk zonder digitale processen gebruiken operationele managers vandaag de dag Workday. "Vroeger hadden maar 4500 van onze operationele medewerkers systeemtoegang", zegt Eaglefield. "Nu gebruiken alle 9000 medewerkers Workday. Ze besteden nu minder tijd aan backofficeprocessen en meer tijd aan operationele verbeteringen. Bovendien kunnen we hen nu op nieuwe manieren betrekken om hun ervaring te verbeteren."
Veolia heeft ook sneller toegang tot beter geïntegreerde inzichten, wat zorgt voor meer wendbaarheid. "Vroeger moesten mensen 24 uur wachten op financiële rapporten", legt Keery uit. Vandaag zijn ze on demand beschikbaar en deelt iedereen dezelfde realtime informatie. En in plaats van allemaal verschillende applicaties hebben we nu één geïntegreerd systeem." Tot slot zegt hij: "Financiële en HCM-systemen werken in harmonie samen, wat het managen van onze mensen, processen en betalingen een stuk eenvoudiger maakt. Onze overstap naar Workday toont op kleine schaal aan dat het mogelijk is om met één collectieve oplossing aan complexe internationale eisen te voldoen."
Gerelateerde content