채용부터 퇴직까지의 프로세스를 관리하는 호주 구세군

호주 구세군(TSA)은 처음 100년 동안 두 개의 지역에서 분리 운영되었습니다. 하지만 2018년 12월에 두 지역이 하나의 전국 조직으로 병합되어 112,000명 이상의 사관(교역자), 직원, 자원 봉사자를 두게 되었습니다.

TSA는 이러한 변경을 계획할 때 26개의 서로 다른 시스템에서 다양한 인력 프로세스를 관리하기 때문에 단일 정보 소스가 없다는 사실을 깨달았습니다. 이 조직은 112,000명의 유능한 인력을 하나의 시스템으로 가져와 업무를 ‘단방향’으로 처리해야 했습니다.

TSA는 인력을 관리하고, 인력을 지원하는 하나의 전국적 HR 팀을 통해 클라우드 기반 기술을 사용하는 전국적 프로세스 및 정책을 도입해야 했습니다. 목표는 직원이 임무에 더 많은 노력을 집중할 수 있도록 기존의 수동적인 서류 기반 프로세스를 표준화 및 자동화하여 관리 부담을 덜어내는 것이었습니다.

TSA는 적절한 기술 솔루션을 찾기 위해 HCM(Human Capital Management) 컨설턴트를 이용하여 비즈니스 요구사항을 수집하고, 클라우드 HCM 제품군 가트너 매직 쿼드런트를 사용하여 시장을 평가하고 비즈니스 케이스를 개발했습니다.

Workday를 선택한 이유

TSA는 채용에서 퇴직까지 전체 프로세스를 관리할 수 있고 다양한 유형의 직원을 처리하는 기능을 갖춘 강력하고 확장 가능한 시스템을 찾고 있었습니다. 이 조직은 3~5년을 주기로 다른 직책으로 이동하는 사관의 요구사항을 관리할 수 있는 시스템이 필요했습니다. 이 프로세스에는 이동성, 경력 계획, 승계 계획, 가족 이주를 포함한 복잡한 HR 관리가 포함됩니다. HR Transformation Manager인 Catherine Valsinger는 벤더가 해당 환경에서 이 고유한 프로세스가 작동하는 방식을 보여줄 수 있도록 상세한 데모 스크립트를 작성했습니다.

“Workday를 평가했을 때 사용자들은 새롭고 신선한 최종 사용자 경험을 마음에 들어했습니다.”라고 Catherine은 말합니다. “그들은 제품의 느낌, 시스템의 유연성, 그리고 단일 정보 소스의 효용을 좋아했습니다. 더 중요한 점은 인재 관리와 같은 새로운 프로세스를 도입하는 과정에서 우리가 성숙함에 따라 우리와 함께 확장할 수 있는 기능을 좋아했다는 것입니다.”

그럼에도 불구하고 비즈니스 케이스를 성공시키는 것은 쉽지 않았습니다. “결국 TSA는 인력이 아동 보호 원칙을 준수하도록 해야 하므로 실제로 이 케이스를 성공시킨 것은 직원의 규정 준수 검사를 관리할 수 있는 Workday의 능력이었습니다. 아동 업무 적합 증명서(WWCC) 및 범죄 이력 증명서의 관리는 고도의 행정이 필요한 수동 태스크였습니다. 누가 아동과 일하고 있는지, 그리고 증명서가 언제 검증되었는지 보여주는 최신 대시보드가 있다는 것은 커다란 장점이었습니다.”라고 Catherine은 설명합니다.

결과

TSA는 고라이브 후 5개월 만에 전국적인 클라우드 기반의 단일 HR 시스템을 사용하여 초기의 목표가 달성되었습니다. TSA는 1단계의 비즈니스 케이스에서 식별된 88개의 측정 가능한 복리후생을 추적하기 위해 복리후생 실현 사관을 채용했습니다. 처음 4달 동안 이 중 22개가 실현되었으며 나머지는 2020년 10월 이전에 실현될 예정입니다.

• 수동 프로세스 및 이기종 시스템을 제거한 후 관리 부담 대폭 감소

• 직원이 부가가치 창출 활동과 조직의 사명에 집중

• 조직의 위험 감소

• 더 나은 보고로 리더와 매니저가 증거에 기반한 의사결정 내림

• 직원의 평생 여정을 관리하고 이해하는 능력 개선

자동화된 규정 준수 확인

규정 준수 확인을 지원하기 위해 Workday는 TSA가 후보자의 자격증명 및 자격요건을 빠르고 쉽게 검증할 수 있도록 하는 타사 자격증명 검사 솔루션인 fit2work과의 통합을 구축했습니다.

직원과 후보자 간에 끝없는 조정이 필요했던 이전의 수동 프로세스와 달리, 이제 시스템은 지원자에게 자동으로 범죄 이력 증명서를 작성할 수 있는 링크를 전송하며 결과는 자동으로 TSA로 전달됩니다.

Catherine은 "직원이 112,000명인 상태에서 최신 국내 및 국제 범죄 이력 증명서를 수동으로 확인하거나, 누군가가 아동 대면 역할을 맡을 때 아동 업무 적합 증명서를 구성하고 추적하려면 엄청난 작업이 필요합니다."라고 설명합니다.

의료 청구의 추적, 모니터링 및 관리

TSA는 사관을 위한 고유한 보상 패키지의 일환으로 사관과 그 가족의 의료비를 지불합니다. TSA는 현재 Workday 경비 모듈을 사용하여 의료비 청구를 자동으로 추적, 모니터링 및 환급하고 있습니다.

“이전에는 모두 수작업이었습니다.”라고 Catherine은 말합니다. “이제는 Workday를 통해 처리하고 있으며, 효과가 대단합니다. 사관들이 만족하고 있습니다. 말도 안되고 구식인 수동 프로세스에서 스마트폰으로 의료비를 청구하고 하루 안에 비용을 환급받는 방식으로 바뀌었습니다. 커다란 성공이었습니다.”

위험의 가시성 개선

Workday는 매니저에게 제어 권한을 할당하기 때문에, Workday를 구현하자 매니저가 행정관리 어시스턴트에게 권한을 위임하거나 승인된 예산 범위를 벗어나 결정을 내리는 사례들이 드러났습니다.

또한 Workday를 구현하면서 수동 시스템에서 사용되던 꼼수들이 드러났습니다. 예를 들어 직원들은 수동 데이터 입력 중에 양식을 올바르게 작성하지 않았고 코디네이터에게 오류를 수정하도록 맡기고 있었습니다.

“직원들은 항상 수동 또는 우회 방법으로 시스템을 우회하곤 했습니다. 하지만 이제는 규정 준수가 시스템에 내장되어 있습니다.”라고 Catherine은 지적합니다. “우리는 고라이브할 때까지 이러한 사실을 전혀 몰랐고 갑자기 이러한 상황이 드러났습니다. 이전에는 이 모든 일이 가시화되지 않았습니다. Workday 덕분에 우리 데이터의 오랫동안 잘못된 부분을 드러난 셈이죠.”

위기에서도 강력한 데이터 분석 도구

실용적인 면에서 Workday는 COVID-19 팬데믹의 한가운데에서 TSA를 지원했습니다.

• 65세 이상의 고객 대면 일선 근무자를 식별하여 다른 역할로 이동

• JobKeeper 지급 자격을 파악하기 위해 근무 기간이 12개월을 넘는 임시 직원 수 확인

• 정부 지급금의 분배를 관리하기 위해 새로운 수당 추가

• 재배치 풀 리뷰를 충원 프로세스에 추가