Natixis CIB APAC는 프랑스에서 두 번째로 큰 은행 그룹인 Groupe BPCE의 국제 기업 및 투자 은행, 자산 관리, 보험 및 금융 서비스 부문입니다.
아시아에서 일하는 Natixis CIB(Corporate and Investment Banking)의 직원 수는 약 700명입니다.
홍콩에 위치한 아시아 태평양 HR 부문 책임자인 Magdalen Tsang은 다음과 같이 설명합니다. “당사는 최근 몇 년 동안 투자와 개발을 통해 아시아 지역에서 매우 크게 확장되었으며 매년 약 10%씩 인력이 증가하고 있습니다.”
홍콩에 Natixis CIB 아시아 태평양 지역의 허브를 둔 이 은행은 한국, 호주, 베이징, 인도, 인도네시아, 일본, 말레이시아, 상하이, 싱가포르, 태국 등에서 사업을 운영하고 있습니다.
Tsang은 이렇게 말합니다. “아시아는 우리가 투자를 늘리고 싶은 지역 중 한곳이며, 우리는 이곳에서 막대한 기회를 보고 있습니다. 또한, 보다 더 고객 중심적이 되려고 하고 고객에게 더 나은 솔루션을 제공하기를 바랍니다.”
하지만 아시아에서의 확장 계획은 오래된 수동 처리 시스템으로 인해 방해를 받았습니다.
자동화를 향한 긴 여정
10년 전에 이 은행은 아시아 사업을 확장하기 시작했습니다. “당시 우리는 오래된 시스템을 사용하고 있었습니다. 하지만 사용자가 많아지면서 프로세스를 수동으로 계속 관리하는 것은 불가능했습니다.”라고 Tsang은 말합니다.
그 후 은행은 요구사항을 충족하기 위해 간단한 시스템을 구입했습니다. 새 시스템은 HR 프로세스를 전문적으로 지원하지 않았고, 휴직 관리와 같은 몇 가지 추가 기능을 포함한 HR 데이터베이스 역할만 했습니다. 은행 프로세스 중 일부만 자동화할 수 있었습니다.
이 반자동 시스템을 통해 Natixis는 직원의 비상 연락처와 같은 기본 정보를 입력할 수 있었고 직원들은 스스로 휴직을 관리할 수 있었습니다. 하지만 그 외에는 종이 양식이 계속 사용되었습니다.
은행이 성장하고 요구사항이 변경됨에 따라 Tsang은 새 시스템에 여러 가지 커스터마이즈를 적용했습니다. 그러나 이러한 조치는 더 많은 문제를 초래했습니다.
커스터마이즈는 직원 정보 및 개인 데이터에 관한 새로운 규칙과 규정을 준수하는 등 회사의 변화하는 요구사항을 충족하기 위해 필요했습니다. 그러나 이러한 커스터마이즈는 시스템을 매우 취약하게 만들었고 자주 장애를 일으켰습니다.
"이 장애가 경미한 경우도 있었지만 심각할 때도 있었습니다. 시스템이 물리적 서버를 기반으로 했기 때문에 IT 팀은 지속적으로 문제를 수정하고 정리해야 했습니다.”라고 Tsang은 말합니다.
결국 Natixis의 IT 팀과 이 시스템을 제공한 벤더까지도 고장으로 인해 발생하는 문제를 더 이상 해결할 수 없었습니다. 아무도 문제를 해결하는 방법을 몰랐습니다.
Tsang은 "고칠 수도 없고 바꿀 수도 없었습니다."라고 말합니다. "그래서 우리는 새로운 시스템을 찾아야 했습니다."
2013년의 일이었습니다. Natixis는 시장에서 다양한 솔루션을 찾던 중 점점 더 유명해지고 있는 Workday를 발견했습니다. Natixis 뉴욕이 Workday와의 파트너십을 막 시작하면서 Natixis 아시아 태평양은 Workday와의 글로벌 계약 협상을 고려하기 시작했습니다.
Natixis는 Workday에서 많은 잠재적 이점을 보았습니다. Tsang은 "우리가 이용할 수 있는 비즈니스 프로세스용 기능이 많았습니다.”라고 말합니다. “예를 들어, Workday는 일반적으로 매우 복잡한 관리 태스크인 조직도 작성에 도움을 줄 수 있습니다. 또한 계층형 승인을 기반으로 조직도 자체에 다양한 워크플로를 통합할 수 있습니다."
빠르고 간편한 배포
Natixis는 2015년에 Workday HCM(Human Capital Management)을, 2017년 9월에는 Workday 학습을 가동하기 시작하면서 현재 두 가지 Workday 어플리케이션을 사용하고 있습니다.
둘 다 빠르게 배포되었습니다. “2015년 2월 말에 Workday HCM(Human Capital Management)과 함께 설계 워크샵에 착수했으며, 7월에는 완전히 새로운 HR 시스템으로 매우 빠르게 적용하기 시작했습니다. Workday 학습의 구축 속도도 비슷했습니다.”라고 Tsang은 회고합니다.
어플리케이션 배포는 12개의 Natixis 아시아 태평양 사무소에서 동시에 이루어졌습니다. Tsang은 "HR 부서에서 먼저 데이터를 업로드하는 데 사용한 다음, 나머지 직원들에게 공개했습니다.”라고 말합니다. “저는 두 어플리케이션에 대한 교육을 제공했으며 처음부터 모두가 매우 고무된 상태였습니다. 우리는 Workday로 할 수 있는 작업에 깊은 인상을 받았습니다. 과거의 모습과 많이 비교됐죠.”
시스템이 매우 사용자 친화적이기 때문에 Natixis는 배포 후에도 많은 문제를 겪지 않았습니다. 직원들의 다양한 쿼리도 거의 즉시 해결되었습니다.
모든 프로세스에서 얻을 수 있는 다양한 이점
Natixis 아시아 태평양은 Workday HCM에서 직원 인원수, 국적, 성비, 입사자 수, 퇴사자 수 등의 정보가 포함된 다양한 대시보드를 활용하여 리포트를 쉽게 생성할 수 있습니다.
이 대시보드를 통해 매니저에게 비즈니스 개요를 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 매니저는 휴가 일정을 통해 직원들의 일정을 전체적으로 파악하여 쉽게 배포를 관리할 수 있습니다.
또한 시스템은 회사의 여러 프로세스를 자동화합니다. Tsang은 이렇게 설명합니다. “이제는 물리적 서명을 가져오는 것과 같은 프로세스가 매우 쉬워졌습니다. Workday를 사용하면 이 서명을 추적하고 누구의 승인이 아직 보류 중인지 알 수 있습니다. 수동 방식의 후속 조치에 드는 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다."
예산 승인 및 채용 프로세스도 간소화되었습니다. Tsang은 "사업이 확장하고 있으므로 채용은 우리에게 중요한 프로세스입니다."라고 말합니다.
각 사업부의 매니저는 Workday의 예산 승인 기능을 사용하면 충원해야 하는 포지션 수와 각 포지션에 할당된 예산에 대해 명확하게 파악할 수 있습니다. 매니저는 적합한 후보자를 찾으면 시스템을 통해 채용 요청을 제출합니다. 이 요청은 다시 국가별 매니저, 고위 경영진 등에 전달되므로 전체 프로세스가 완성됩니다.
“매니저는 시스템을 통해 이 요청을 추적할 수 있습니다. 또한 승인 단계를 파악하거나, 승인을 받는 데 걸리는 시간을 추적할 수도 있습니다.”라고 Tsang은 말합니다.
새로운 정책 수신 확인, 설문지 및 문서 발행도 Workday를 통해 수행할 수 있는 태스크입니다.
"Workday는 이 새로운 HR 시스템을 통해 보다 혁신적인 방식으로 우리의 요구사항을 충족합니다."라고 Tsang은 말합니다.
Workday로 개선된 영역은 HR 프로세스만이 아닙니다.
“직원이 회사 휴대폰이나 수당을 받을 수 있는 제도가 있습니다. 과거에 이 제도는 IT 부서에서 수동으로 관리했습니다. IT 부서는 이메일로 요청을 수신한 다음 승인을 받기 위해 이를 매니저에게 전달했죠. 관련 기록은 제한적인 통제를 통해 수동으로 보관되었습니다.” Tsang의 설명입니다. "이제 이 모든 작업도 Workday에서 이루어집니다."
직원 학습 지원
“Workday는 정보를 저장할 수 있는 시스템일 뿐만 아니라, 모든 작업을 지원할 수 있는 포괄적인 원스톱 시스템입니다. 교육은 모든 구성원의 학습과 지속적인 발전의 한 과정이며 우리는 이를 처리할 수 있는 단일 시스템을 원했습니다. 그래서 우리는 Workday 학습을 당사 시스템에 통합하기로 결정했습니다.” Tsang은 이렇게 설명합니다.
본사에서는 온라인 학습 시스템을 제공하고 있습니다. 그러나 이 시스템은 가입, 강의실 교육, 등록, 이수 완료 과정 등에 대한 기록 추적을 제공하지 않습니다. Natixis는 이 모든 것을 Excel 스프레드시트와 이메일로 관리했고 기록을 포착할 수 있는 다른 방법은 없었습니다.
Natixis는 Workday 학습을 통해 교육 플랫폼을 구축하고 직원들에게 학습 기회를 홍보할 수 있습니다. Tsang은 다음과 같이 말합니다. “결국 HR은 HCM, 개인 데이터, 복리후생 또는 상품화에 관한 것만은 아닙니다. 학습도 그 한 부분입니다. Workday 학습은 직원들의 학습을 촉진하므로 HR만을 위한 것이 아니라 모든 직원을 위한 것입니다."
견고한 파트너십
Natixis는 Workday를 사용하면서 스스로가 단순한 고객이 아니라 진정한 파트너라고 느낄 수 있습니다. Tsang은 이렇게 말합니다. “그들은 우리의 요구를 이해하고 필요할 때마다 솔루션을 제공합니다. 당시에 Workday에 없었던 기능을 요청하더라도 그들은 문제를 해결할 수 있도록 도움을 주었어요.”
직원들은 매년 일정한 연속 일수 이상의 휴가, 즉 ‘블록 리브(block leave)’를 가져야 한다는 Natixis 고유의 문화가 있습니다. 하지만 Workday에는 블록 리브를 기록할 수 있는 기능이 없었습니다. 그럼에도 불구하고 Workday는 해결책을 제안했습니다. 이는 당시 Natixis가 찾고 있던 기능과 정확하게 맞아 떨어지지는 않았어도 충분히 요구사항을 충족했습니다.
“Workday와 함께 Workday Community도 활용할 수 있습니다. 다른 사용자의 경험을 공유하거나 자세히 알아볼 수 있는 다양한 포럼이 있으며 유용한 팁과 권장 사항도 제시하고 있습니다. 우리는 Workday가 이러한 다양한 의견을 고려하고 있고 기존 시스템을 개선할 방안도 살펴보고 있다는 걸 알 수 있어요. 그들은 고객의 목소리에 진정으로 귀를 기울입니다." Tsang은 이렇게 말합니다.
끊임없는 지원
Natixis는 Workday와의 파트너십을 계속 유지하려고 합니다. Tsang은 “우리는 Workday 시스템을 배포한 후 조금 변경을 했습니다.”라고 말합니다. “시스템이 매우 사용자 친화적이기 때문에 HR 및 IT 팀은 Workday에서 실행할 일부 비즈니스 프로세스를 성공적으로 추가했습니다. 물론 여전히 Workday의 지원이 필요하지만 그건 미미한 수준입니다. 그리고 우리에게는 자동화할 프로세스가 아직 더 많이 남아 있어요."
이 시스템의 뛰어난 유연성과 다양한 기능 자체가 회사에는 중요한 이점이 됩니다. Tsang은 "HR 시스템의 장기적 발전을 위해서는 사용자 친화적이고 업그레이드하기 쉬운 시스템을 찾는 것이 중요하다고 생각합니다."라고 말합니다.
“클라우드 기반이며 물리적 서버에 의존하지 않는다는 것이 최고의 장점이죠. 업데이트가 있으면 로그인할 때 자동으로 실행되기 때문에 따로 해야 할 작업도 없습니다. 무엇보다도 은행에서 HR 프로세스 전체를 통합적으로 바라볼 수 있습니다. 가시성의 범위가 채용, 급여, 복리후생으로 한정되지 않습니다. HR 시스템은 엔드투엔드 HR 프로세스를 제공하는 수단이며 Workday는 바로 이러한 역할을 합니다.”