오레오 쿠키, 리츠 크래커, 캐드베리 초콜릿은 150여 개국에서 변함없이 사랑받는 과자입니다. 이처럼 제조사보다 훨씬 더 유명한 브랜드를 다수 보유한 Mondelēz International은 원래 Kraft Foods의 자회사로 출발했으며, 현재 매출이 290억 달러에 달하는 포춘 500대 기업입니다.
Mondelēz International에서 Workday 기술 리더 겸 HR 솔루션 아키텍트를 맡고 있는 Aaron Colley는 이 회사의 HRIS를 책임지는 5인조 팀의 일원입니다. 이 팀은 90여 가지의 자동화된 통합 기능을 관리하는데, 대부분은 25개 급여 처리 시스템을 비롯하여 세계 각지에 있는 다른 시스템과의 아웃바운드 통합을 지원합니다. "Workday를 배포하지 않았던 몇 년 전에는 한 대형 ERP 벤더의 HRIS를 사내 호스팅 형태로 사용했는데, 통합 기능을 최대한 단순하게 유지하고자 미들웨어를 적용하지 않았습니다."라고 Colley는 말합니다. "우리가 구현한 통합 기능의 상당수에는 기존 암호화된 플랫 파일의 전송이 포함되었습니다. Workday를 배포하는 과정에서 급여 외 영역의 통합을 더 수월하게 마이그레이션하고자 Workday에 그 전송 기능을 똑같이 구현했습니다. 그 덕분에 업무 차질을 최소화하면서 고라이브할 수 있었습니다."
급여 시스템: 가장 까다로운 통합
급여 외 영역의 통합에서는 Workday 데이터를 각종 시스템, 이를테면 ID 관리, 출장(예약, 경비), 공장 출근 기록, 북미 지역 판매 관리 시스템과 공유합니다. "채용 시스템, 국외 관리 시스템, 증권/주식 관리 시스템 등 다른 여러 시스템에도 데이터를 전송합니다."라고 Colley는 말합니다. "하지만 급여 통합 기능의 마이그레이션이 가장 까다로웠습니다. 당시에는 지금보다 훨씬 더 많은 급여 시스템이 있었으니까요. 결국 Workday 배포 파트너인 Deloitte에 맡겼는데, 이 팀이 정말 멋지게 해냈습니다."
Workday 통합 인터페이스 덕분에 지정된 급여 기간 내에 직원 관련 변경 사항을 처리할 수 있습니다.
Workday 기술 리더 겸 HR 솔루션 아키텍트
Deloitte는 Workday PECI(Payroll Effective Change Interface)에 정통했습니다. 이 풀 스택 통합 기술은 Workday와 타사 시스템 간의 급여 데이터 교환, 특히 급여 기간의 상태 변화를 더욱 정확하게 모니터링할 수 있게 합니다. "Deloitte가 급여 통합에 관한 모든 것을 도맡았습니다. 우리는 그들의 방식을 정확히 따라 했고, 그래서 배포 프로젝트가 끝날 무렵에는 우리 스스로 통합 기능을 빌드하고 관리하는 법을 습득했습니다." Colley는 이렇게 회상합니다. "그래서 다운스트림 급여 시스템도 적시에 업데이트하면서 전 세계 사업장에서 비즈니스 및 조직 차원의 민첩성을 강화할 수 있었습니다."
Colley의 팀은 Workday 통합 클라우드 툴킷에 의해 지원되는 API 기반 통합을 점점 더 많이 사용하고 있습니다. Colley는 데이터 내보내기/가져오기에서 배치(batch) 파일 전송보다 이 통합 방식을 선호합니다. 그는 API 통합이 완전히 새로운 경험임을 알게 되었습니다. "기존인 파일 전송에서는 데이터를 만들고 변환한 후 사용할 사람에게 전송하는 번거로운 과정을 거쳐야 합니다." 그는 이렇게 설명합니다. "하지만 API 통합에서는 확실히 안전하면서도 유리한 방식으로 Workday 데이터와의 연결 통로를 만든 다음 사용자에게 구체적인 데이터 요소에 접근할 수 있는 열쇠를 부여합니다. 사용자는 데이터를 가져가 각자 원하는 방식으로 변경하고 로드할 수 있습니다."
기본 제공되는 보안 기능으로 데이터 보호
Colley는 Workday API 통합으로 연결된 시스템에 대해 더 탄력적인 셀프서비스 구독 모델을 적용할 수 있으나, 데이터에 대한 통제권은 항상 그의 팀에 있음을 강조합니다. 이는 회사의 기록 시스템(SoR)인 Workday의 보안 모델 덕분이라고 그는 말합니다. "중요 직원 데이터, 즉 기밀로 분류되는 개인 식별 정보를 다루는 만큼 공유 내용을 제한하고 보호해야 합니다."라고 그는 말합니다. "Workday에서는 가능합니다. 게다가 Workday의 자동화 기능으로 업데이트 및 보고 기능에 단일 소스를 사용합니다. 즉, 보안 수준과 잠재적 취약점이 저마다 다른 여러 위치에 데이터를 둘 필요 없습니다."
단일 정보 소스를 사용하면, 여러 상이한 소스로부터 데이터를 가져와 리포트를 조합할 필요가 없습니다. 이렇게 모든 리포트에서 무결성과 일관성이 보장되므로 비즈니스 부서에 매우 유리합니다.
Workday 기술 리더 겸 HR 솔루션 아키텍트
Colley는 API 기반 통합이 여러모로 유리하다고 말합니다. "첫째, 배포가 훨씬 더 간편하고 빠릅니다. 플랫 파일 통합에는 최대 8주가 걸리지만, API 통합은 빠르면 2주 만에 완료할 수 있습니다. 팀 차원에서 효율성이 획기적으로 향상된 것입니다." 그는 이렇게 말합니다. "둘째, 데이터 흐름이 훨씬 더 빨라지고, 이벤트를 기준으로 할 수 있습니다. 그러면 (API 통합에 의해) 연결된 시스템에서 Workday 데이터를 사용하여 더 빠르게 비즈니스 프로세스를 시작하게 됩니다."
Colley는 현재 매일 이루어지는, Workday로부터의 파일 전송 피드를 기반으로 한 ID 관리 시스템을 예로 듭니다. "매니저가 신규 채용자의 ID를 빠르면 24~48시간 이내에 받을 수 있습니다."라고 그는 설명합니다. "더 일찍 시작하고 정보를 받아 준비하고 운용할 수 있다면 뭘 더 바라겠어요? 수많은 기존 플랫 파일 통합 기능을 API 모델로 업그레이드하면 정말 유익합니다. 프로세스를 더 빨리, 탄력적으로 실행할 수 있으며, 궁극적으로 운영 민첩성이 향상됩니다."
오류가 줄어든다는 점이 API 기반 통합의 세 번째 중요한 이점이라고 Colley는 말합니다. 그는 사전 구축된 Workday 커넥터도 높이 평가합니다. "통합 기능에 오류가 발생하면, 문제를 파악하고 원인을 해결한 다음 올바른 데이터를 다시 전송해야 합니다." 그는 이렇게 말합니다. "하지만 API 기반 통합에서는 오류를 최소화하여 시간을 절약합니다. 또한 사전 구축된 커넥터 모델에서는 연결된 시스템에서 뭔가를 개선해야 할 경우 해당 시스템의 소유자가 직접 하면 되므로 시간이 절약됩니다."
기술적 걸림돌 해소, 신규 인수 촉진
Workday API 통합으로 시간 절약 및 효율성 향상의 이점을 경험한 Colley의 팀은 레거시 통합을 API 기반 모델로 전환하기 위한 개발 및 마이그레이션에 더욱 주력할 계획입니다. "(통합으로) 연결된 시스템에서 더욱 탄력적으로, 안전하게 실시간 Workday 데이터를 공유할 수 있어 기술 차원의 걸림돌이 사라졌습니다."라고 그는 말합니다. "따라서 더욱 우수한 비즈니스 민첩성을 발휘할 수 있습니다."
향후 또 다른 기업을 인수할 때, Workday를 사용하여 신규 직원을 올바른 조직과 보고 체계에 자동 배정할 것입니다. 몇 주에 걸쳐 수작업으로 처리할 필요가 없습니다.
Workday 기술 리더 겸 HR 솔루션 아키텍트
Colley는 Workday API 기반 통합 덕분에 향후 또 다른 인수 합병도 더욱 수월하게 진행하리라 기대합니다. 현재 그의 팀은 유럽의 한 대형 제과점 인수 프로젝트를 맡고 있습니다. 30여 개국, 5,800여 명의 직원을 온보딩하고 올바른 조직 및 결재 체계를 마련해야 하는 매우 중요한 일입니다. "이 일을 수작업으로 한다면 악몽 같을 겁니다. 몇 개월이 걸릴 수도 있습니다. 하지만 Workday API 통합과 자동화를 활용하면 몇 주 만에 끝낼 수 있죠."라고 Colley는 말합니다. "아직 모델을 만들어가는 중이므로 이번 인수에서 최고의 효율성을 발휘하지 못할 수도 있습니다. 하지만 다음번에 해낼 수 있지 않을까요?"