암 및 뇌질환 치료 분야를 선도하는 Elekta는 방사선 치료를 위한 도구와 시스템을 개발합니다. 빠르게 성장하는 다국적 기업으로서 해당 분야의 혁신 리더이지만 회사의 HR 시스템에는 새로운 접근 방식이 필요했습니다.
Elekta는 28개국의 3,600여 명 직원에 대한 데이터를 통합하고 직원 관리를 위한 단일 데이터 소스 및 단일 글로벌 프로세스를 제공할 수 있는 HR 솔루션이 필요했습니다. 이런 이유로 인해 Workday를 선택했습니다.
20개의 시스템을 하나로 통합
여느 기업과 마찬가지로, Elekta에는 다양한 HR 시스템이 있어 직원 인원수 관리와 같은 단순한 태스크도 매우 어렵게 처리했습니다. “재직 중인 직원 수와 같은 기본 사항을 확인하는 것조차 어려웠습니다.”라고 글로벌 HR 비즈니스 어플리케이션 매니저인 Raymond L’homme은 말합니다. “단일 HR 기록 시스템(SoR)이 없었고 Excel 스프레드시트를 사용하고 있었습니다. 인원수를 파악하려면 정보를 요청한 다음 이를 결합해야 하는데 여기에 거의 1주일이 걸렸고, 그 시점에 데이터는 이미 낡은 버전이 되어버립니다. 임시고용직, 파트타임 또는 병가 중인 직원을 제외한 수치도 있었습니다. 즉 일관된 규칙이 없었습니다.”
Elekta 팀은 새로운 HR 시스템이 충족해야 하는 몇 가지 주요 기준을 설정했습니다. 모든 국가에서 안전하게 액세스할 수 있고, Elekta의 비즈니스 프로세스를 지원하고, 실시간 보고를 기반으로 효과적인 비즈니스 의사결정을 지원할 수 있는 클라우드 기반 도구여야 했습니다. “Elekta는 혁신적인 회사이므로 Workday가 문화적 측면에서 적합하다고 판단했습니다.”라고 L’homme은 말합니다.
Elekta는 Workday를 통해 20개 이상의 이기종 시스템을 교체했습니다. “단일 시스템으로 통합했다는 것이 가장 큰 이점입니다. 글로벌 매니저에게 상당한 중요한 변화이죠.”라고 L’homme은 말합니다. “이제 동일한 프로세스와 동일한 인터페이스를 사용합니다. 예를 들어, 급여를 인상하고 싶은 경우 스웨덴에서와 마찬가지로 중국에서도 동일한 프로세스로 진행됩니다. 경영진의 지원을 받아 HR, IT, 재무 부서는 Workday를 단일 정보 소스로 채택해야 한다는 데 동의했습니다.”
성장 및 확장
“우리는 글로벌 프로세스를 갖춘 다국적 기업으로 성장했습니다.”라고 L’homme은 말합니다. “이러한 성장 시 모든 서비스가 유기적으로 상호 작용하도록 하는 데 여러 어려움이 수반됩니다. 하지만 서로 다른 국가의 정보가 한 곳으로 모여 지역 조직이 모든 국가에서 정보를 추출하고 이를 사용하여 컨텍스트 정보를 얻을 수 있을 때 더 큰 가치가 실현됩니다.”
“매니저는 직원이 퇴사하는 이유, 해당 직원의 프로필, 트렌드 등 직원 감소에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 이를 통해 인재 관리 및 직원 유지에 대한 인식을 개선할 수 있습니다.”
Workday의 지속적인 진화
보상 및 복리후생 부문 VP인 Filip Sjögren은 다음과 같이 말합니다. “진정한 글로벌 조직으로서 지역별 데이터를 보유하는 것이 매우 중요합니다. 이 데이터가 없으면 효과적이고 효율적인 HR 서비스를 제공할 수 없습니다.”
지난 10년간 Elekta는 유기적으로 그리고 인수를 통해 성장했습니다. 그 결과 HR 부서는 출근 첫날 신규 직원의 회사 문화 적응을 지원하는 점과 관련해 여러 과제에 직면하게 되었습니다. “인수 후 개별 조직을 합치는 과정에서 비즈니스 프로세스를 통합하고 새 인력이 Elekta의 가족이라는 소속감을 느끼게 해야 합니다. Workday와 함께하면 인수 후에 반드시 필요한 빠르고 유연한 전환이 가능합니다.”라고 Sjögren은 말합니다.
Elekta는 HR 시스템을 클라우드로 전환하기로 결정하면서 여러 주요 이점을 실현할 수 있었습니다. SaaS(Software-as-a-Service) 어플리케이션인 Workday는 온-프레미스 소프트웨어 시스템에 부담을 주는 값비싼 업그레이드 대신 정기적인 업데이트를 제공합니다. “클라우드 기반 HR 시스템은 HR 및 IT에 더 확실한 이점을 제공합니다.”라고 Sjögren은 말합니다. “적합한 도구를 확보하기 위해 Workday의 새 버전을 기다렸다가 구매할 필요가 없습니다. 즉, 새로운 소프트웨어를 구매하기 위해 비즈니스 케이스를 구축하지 않아도 됩니다. Workday는 Elekta의 성장에 맞춰 지속적으로 진화하고 있습니다.”
결과
Elekta는 Workday 투자에 대한 투자 수익(ROI)을 빠르게 달성하여 약 12개월 만에 비용을 회수했습니다. “선행 투자와 라이선스 비용 측면에서 이미 성과를 거두었습니다.”라고 L’homme은 말합니다.
의사결정에 참여하는 HR
“경영진은 Workday의 데이터를 활용하여 조직 전략을 조정하고 데이터 기반 의사결정을 내리기 시작했습니다.”라고 L’homme은 말합니다. “예를 들어, 더 많은 승계 계획을 수립해야 합니까? 인재를 더 효과적으로 관리할 수 있습니까? Workday는 매니저가 팀을 운영하면서 더 현명한 의사결정을 내리고 미래를 대비할 수 있도록 더 통찰력 있는 인사이트를 제공합니다. 이를 통해 특정 트렌드와 비즈니스에 미치는 영향을 이해할 수 있습니다. 이러한 트렌드가 전 세계적으로 발생하고 있습니까? 이에 대해 조치를 취해야 합니까?”
또한 Workday를 배포함으로써, 40명으로 구성된 Elekta의 글로벌 HR 팀은 더욱 효과적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있게 되었습니다. 팀은 이제 Elekta 직원들을 위해 연간 평가 및 고과인상 변경 프로세스를 더욱 빠르고 효율적으로 구현하는 데 집중할 수 있습니다. “이전에는 HR 부서가 가장 늦게 정보를 전달받았습니다. 하지만 이제는 경영진으로부터 질문을 받고 의사결정 과정에 참여합니다.”라고 L’homme은 말합니다.
“Workday는 회사의 미래를 고려할 때 가지 있는 투자 대상입니다.”라고 Sjögren은 평가합니다. “신뢰할 수 있는 데이터가 없으면 신뢰할 수 있는 의사결정을 내릴 수 없습니다. 이제 경영진이 자신 있게 앞으로 나아가는 데 필요한 지침을 제공할 수 있습니다. 경영진은 우리를 믿을 수 있는 파트너로 인식하고 있습니다.”