40년 이상의 경험을 보유한 호주 최고의 고등 교육 기관 중 하나인 디킨대학교(Deakin University)는 혁신과 최첨단 기술의 역사를 자랑합니다. 캠퍼스와 온라인 모두에서 61,000명의 학생들에게 우수한 시설, 탁월한 교육 및 유연한 학습 경험을 제공합니다.
재무 혁신 프로젝트의 일환으로 디킨대학교는 오래된 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템을 교체해야 했습니다. 최고재무책임자(CFO)인 Kerrie Parker는 이렇게 말합니다. “10년 동안 업그레이드가 이루어지지 않았습니다. ERP는 복잡한 통합 환경에서 유지되었으며 20년 동안 커스터마이즈를 반복했습니다.”
Deputy CFO인 Vanessa Evans는 “디킨의 재무에 필요한 부분을 재평가하고 미래를 위한 솔루션을 개발할 수 있는 특별한 기회였습니다.”라고 말합니다. “기존 시스템을 최첨단 ERP로 교체하기로 결정했습니다.”
“우리의 목표는 재무 부서가 디킨을 위한 더 나은 비즈니스 파트너가 되어 더욱 빠르고 인사이트에 기반한 분석 및 의사결정 능력을 제공하는 것이었습니다. 중요한 일에 더 많은 시간을 할애하고 서비스의 속도와 효율성을 개선하여 우리가 하고자 하는 작업에 집중할 수 있기를 원했습니다. 통일성, 일관성, 모범 사례도 함께 구현하고자 했습니다. 새로운 시스템을 통해 투명성을 더욱 높이고 감독 기능을 강화할 수 있다고 생각했습니다.”
Workday를 선택한 이유
“마지막 결정은 쉬웠습니다. Workday는 우리가 평가한 다른 어떤 ERP 시스템보다 우리의 니즈를 만족시켰습니다.”라고 Vanessa는 말합니다. “우리는 최신, 최고의 기술을 원했습니다. 고도로 구성 가능한 Workday의 특징이 마음에 들었습니다. 전반적인 솔루션을 평가할 때, Workday는 우리의 요구사항과 비교할 때 가장 높은 순위를 차지했습니다. 직원들은 기존의 투박한 시스템만 보다가 Workday의 사용자 인터페이스에 깊은 인상을 받았습니다.”
재무 프로그램 Director인 Amy Fuller는 Workday가 디킨대학교에 미래를 위한 견고한 핵심 플랫폼을 제공했다고 말합니다. “우리는 미래에 대한 우리의 비전에 부합하는 제품을 원했습니다. 시스템이 뒤처지지 않도록 과도한 커스터마이즈에서 벗어나게 해주기를 원했습니다. 혁신과 지속적인 제품 개발에 대한 Workday의 투자는 우리가 고려한 다른 옵션 중에서 단연 눈에 띄었습니다. 또한 전 세계 사용자 커뮤니티 네트워크의 지원을 받을 수 있다는 점도 깊은 인상으로 남았습니다.”
조달 프로세스의 일환으로 Workday와 일주일을 함께 했습니다. 결국 Workday가 우리와 가장 잘 맞으며 장기적인 관계를 유지할 수 있을 것이라고 확신했습니다.
CFO
복리후생
Workday를 구현한 이후 디킨의 재무 커뮤니티는 대학 운영 방식을 더욱 잘 이해하고 있습니다. 재무 데이터에 대한 단일 정보 소스를 보유함으로써 디킨은 효율성을 높이고 보고 체계를 개선하며 트랜잭션의 유입 및 비즈니스를 통한 흐름의 가시성을 확보할 수 있습니다.
투명성 및 제어 능력
“Workday에서는 계정과 목표였던 FDM을 통해 ‘다중 데이터 차원’을 가질 수 있습니다. 이는 특정 속성을 기반으로 트랜잭션 데이터에 태그를 지정하는 기능으로, 대학 전체와 특정 영역 내에서 모두 분석, 보고, 계획을 수행할 수 있습니다.
“사용하지 않으면 이해하기 쉽지 않은 개념입니다. 하지만 우리에게 획기적인 변화를 가져오고 있습니다. 이를 통해 어떻게 발전할 수 있는지를 이제 막 깨닫기 시작했고, 실현할 수 있는 가치는 무궁무진합니다.”
열정적인 사용자 비율
Vanessa는 다른 Workday 고객이 가능한 한 빨리 사용자를 참여시키도록 프로젝트 팀에 조언했다고 말합니다.
“사람들을 커튼 뒤에 세우는 데는 어느 정도 용기가 필요합니다. 준비되기도 전에 많은 관객을 너무 일찍 데리고 온 것은 아닌지 걱정했습니다. 그러나 미래의 사용자가 참여하여 정보를 수집하고 의사결정의 이유를 이해하면 이점이 많습니다. 직원들과 더 많이 소통할수록 고라이브 시 변화가 가져올 과제에 더 잘 대비할 수 있습니다.”
“직원들은 새로운 기술에 매우 개방적이었습니다. 전체 커뮤니티에서 대대적으로 도입했습니다. Workday는 매우 직관적인 뛰어난 사용자 인터페이스를 갖추고 있습니다.
“모두가 검색 기능이 Google과 같다는 점을 좋아합니다.”
모두에게 ‘인터넷으로 쇼핑할 수 있다면 Workday도 쉽게 사용할 수 있다’고 말합니다.
Deputy CFO
글로벌 사용자 커뮤니티
디킨은 Workday를 구현한 호주 최초의 대학으로서 팀은 광범위한 글로벌 사용자 커뮤니티의 지원을 받을 수 있게 되어 기뻤습니다.
“이와 같은 커뮤니티를 본 적이 없습니다.”라고 Vanessa는 말합니다. “다른 고객들이 경험하는 것을 보고 다른 고객의 솔루션을 통해 배울 수 있습니다. 고객들이 모여 공유하는 컨퍼런스에 참석할 수 있습니다. 우리는 현재 호주 및 뉴질랜드 재무 사용자 전담 그룹을 만들려고 합니다.”
재무 시스템 매니저인 Jacinta Savage는 이전에 사용자 커뮤니티에 참여한 것이 큰 학습 기회가 되었다고 말합니다. “놀라운 리소스입니다. 우리는 이제 구현하는 동안 커뮤니티를 충분히 활용하지 않았음을 깨닫고 Workday 사용자의 협업 특성을 활용하고 있습니다. 다음에는 더 일찍 참여하여 구현 중에 직원들이 커뮤니티에 완전히 참여할 수 있도록 할 것입니다.”
지속적인 개선
Jacinta는 디킨이 고라이브 일주일 후 한 번을 포함하여 구현 이후 이미 두 번의 업그레이드를 진행했다고 말합니다. “멈춰있지 않습니다. Workday는 우리에게 최신 정보를 제공하고 급속한 변화에 대한 사고방식을 크게 변화시키도록 합니다.”
몇 년에 한 번씩 이루어지는 업데이트가 아닙니다. Workday는 몇 주마다 새로운 기능을 구현할 수 있는 파이프라인을 갖추고 있습니다. 지속적인 개선을 위한 훌륭한 조력자입니다.
재무 프로그램 Director