데이터에 대한 즉각적인 액세스를 통해 더 나은 의사결정을 내리는 Coventry Building Society

과제

영국에서 두 번째로 큰 규모를 자랑하는 건축 협회인 Coventry Building Society는 비즈니스 요구에 대응할 수 없는 구식이며 부하가 많은 레거시 시스템을 운영했습니다. 이 시스템에는 많은 문제가 있었습니다. 급여 리뷰는 수백 개의 Excel 스프레드시트를 사용하여 수행되었으며 매달 2주라는 기간 동안 결제를 처리하는 것은 불가능했습니다. 시스템을 교체하는 것보다 업데이트하는 데 더 많은 비용이 들 것으로 예상되었습니다. 무엇보다도 급여 시스템은 곧 지원을 중단할 예정이었습니다. 이로써 최종적으로 새 솔루션 도입의 타당성이 확보되었습니다.

온전한 확신을 가져다 주는 제품 지식

새로운 파트너를 선택하는 것은 Coventry Building Society에 대한 큰 결정이자 후속 투자와 맞물렸기 때문에 입찰 프로세스는 아주 철저하게 진행되었습니다. Workday 팀은 우리에게 입찰을 제시한 유일한 팀이었고 제기된 모든 질문에 바로 답변해 주었습니다. 협회에서 포용성을 염두에 두고 선정된 패널은 경영진, IT 전문가, 매니저 및 최종 사용자로 구성되어 있으며 Workday를 아주 신뢰할 수 있다는 것을 확인했습니다.

Workday 솔루션도 눈에 띄었습니다. 협회의 최고인재책임자(CPO)인 Lucy Becque에 따르면 “전체 과정에 걸친 보안의 완벽한 통합, 매니저를 위한 인사이트, 놀라운 프런트엔드 사용자 경험, 손쉬운 구성 등 이 모든 기능을 고려하여 Workday를 만장일치로 결정하게 되었습니다. 지금까지 본 것과는 완전히 다른 솔루션이었습니다.” 

Workday를 결정한 후에도 이러한 결정에 대한 강한 지지는 수그러들지 않았습니다. “우리는 많은 데모를 진행했고 사람들이 레거시 시스템과의 차이점을 보았을 때 보인 놀라운 반응은 매번 즐거운 경험이었습니다.”라고 Lucy Becque는 회상합니다.

첫날부터 혁신 실현

첫날에 팀은 23개의 수동 프로세스를 없애 종이 문서에서 탈출하여 HR 팀의 작업과 직원 및 매니저와 상호작용하는 방식을 혁신했습니다. 직원들은 Workday를 사용하는 것이 직관적이어서 가이드를 사용하는 일이 거의 없다고 했습니다. 프로세스는 몰라보게 간소화되었습니다. 예를 들어, 서명으로 가득 찬 양식을 단일의 디지털 제출로 대체하여 이에 더 이상 시간과 노력이 쏟지 않게 했습니다. 이외에도 다양한 이점을 통해 직원들은 자율적 역량과 생산성을 높여서 관리 시간을 확보할 수 있습니다. 또한 사용자에게 새로운 기능을 제공하기 위해 시스템을 쉽게 조정할 수 있으므로 모든 사람이 항상 필요한 기능을 확실히 사용하도록 할 수 있습니다.

향상된 정보 및 의사결정

수작업으로 인한 오류가 발생할 위험이 크게 제거되어 협회 전반에 걸쳐 데이터 신뢰도가 크게 향상되었습니다. 이제 직원들은 데이터를 확인하고 관리할 수 있습니다. 매니저는 올바른 의사결정을 내리는 데 필요한 정보를 확보하고 이에 따라 조치를 취할 수 있습니다. 

또한 인력 전반에 걸친 추세와 패턴을 훨씬 쉽게 확인할 수 있어 더 간단하게 다양성 및 포용성 목표 등을 추적하고 버튼 하나를 눌러 COVID-19로 인한 무단 결근을 수치화할 수 있습니다. Lucy Becque에 따르면 “우리는 방금 막 첫 번째 급여 리뷰를 완료했습니다. 말 그대로 의사결정의 내용과 결과를 실시간으로 파악할 수 있었습니다. 모든 이상 요인은 정확히 표시되고 단순화되었습니다. 정말 획기적이었습니다.”

“차별화되고 더 나은 방식으로 업무 수행…”

COVID-19 팬데믹은 모든 커뮤니케이션, 관리 및 참여가 가상으로 이루어져야 한다는 데 공감대를 형성했고 디지털화를 향한 협회의 대응을 상당히 촉진했습니다. HR 팀에게 Workday는 프로세스를 자동화하는 새로운 방법을 찾기 위한 강력한 촉매가 되었습니다. Lucy Becque가 말했듯이, “팬데믹 이전에는 재택으로 근무하는 직원이 200명을 넘은 적이 없었습니다. 그런데 팬데믹 후 갑자기 1,600명의 직원이 원격으로 일하게 되었습니다. Workday를 통해 우리는 익숙하지만 불필요한 일을 하는 대신 차별화되고 더 나은 방식으로 생각하고 업무를 수행하는 방향으로 스스로 도전했습니다.