Duet의 사명은 ‘육성하고, 결속하고, 권한을 부여하고, 함께 하는 것’입니다. 지적 장애와 발달 장애가 있는 어린이와 성인을 돕기 위해 설립된 커뮤니티 기반의 이 비영리 기관의 직원들은 그들의 사명을 위해 노력하고 있습니다. Duet은 장애가 있는 사람들과 가족, 걱정하는 시민들의 풀뿌리 운동의 영향으로 1968년에 설립되었습니다. 미국 최초의 커뮤니티 기반 발달 장애 서비스 제공자인 Duet은 상주 및 주간 서비스, 고용 지원 및 직무 코칭, 커뮤니티 지지, 정신 건강 및 기타 서비스를 제공합니다. Duet은 재활용 회사, 중고 가구 전문 빈티지 매장, 건설사와 측량회사의 지분을 가진 톱 매장 등 세 종류의 비즈니스를 통해 고용 기회를 제공합니다. 또한 다른 회사와 협력하여 주간 서비스로 고용 옵션을 제공합니다. 이런 기회를 통해 Duet의 지원을 받는 모든 사람은 급여를 받는 기회를 갖게 됩니다. 뿐만 아니라, 비즈니스에서 얻은 수익은 Duet의 네브래스카주에서 얻은 보조금과 지원금에 추가됩니다.
새로운 길이 열렸지만 IT는 예외
Deputy Director인 Sarah Graham에 따르면 Duet의 접근 방식은 획기적이었습니다. 사람들이 기관을 떠나 독립할 수 있도록 도움으로써 이들은 커뮤니티에서 자신 있게 생활하고 일하면서 즐거운 삶을 영위할 수 있었습니다. 그녀는 이렇게 설명합니다. “미국에서 커뮤니티 기반 서비스를 최초로 제공한 조직으로 선구적인 일에 앞장섰습니다. 하지만 일상 프로세스는 시대에 맞춰 진화하지 않았습니다.” Duet의 전임 Executive Director는 40년 근무를 마치고 2017년에 은퇴했습니다. 당시 조직에는 직원 700명이 사용할 수 있는 컴퓨터가 50대뿐이었습니다. 어떻게 될까요? 프로세스와 워크플로가 대부분 수동으로 종이 문서에 기반하여 이루어졌습니다. “때로는 종이 문서 한 장을 작업하는 데 10명 이상의 직원들이 관여하기도 했습니다.”라고 Graham은 말합니다. 이로 인해 Duet의 청구서 및 직원 급여 지급에서부터 지원 서비스에 이르기까지 모든 작업이 복잡하고 시간이 많이 소요되었습니다. 사일로 시스템도 도움이 되지 않았습니다. “우리의 HR, 재무 및 급여 팀 직원은 몇 명 없었지만 자매 조직의 200명의 일까지 떠맡았습니다.”라고 Graham이 설명합니다. “세 그룹의 직원들이 동일한 정보를 세 번 입력했습니다. ‘고통스럽다’는 말로는 부족합니다.”
Workday를 통해 월별 결산 주기 시간을 2/3로 줄였습니다.
Deputy Director
IT 현대화 및 프로세스 자동화의 시작
Debbie Herbel이 Duet의 신임 Executive Director를 맡게 되자, IT의 현대화와 자동화를 통해 기관의 프로세스 및 워크플로의 효율성을 높이기 위한 프로젝트에 착수했습니다. “다양한 소프트웨어 제품을 평가했는데, 평가가 진행될수록 Workday가 우리가 필요로 하는 플랫폼이라는 사실이 분명해졌습니다.” Graham이 설명입니다. “우리는 모든 단계에서 함께한 Workday 파트너 Avaap의 도움을 받아 모든 새로운 Workday 솔루션을 동시에 배포하기로 결정했습니다.” 종이 문서에서 디지털 워크플로로 이동하는 과정에서 Duet의 직원들은 어려움을 겪었습니다. “대부분의 비영리 조직과 마찬가지로 우리 직원들도 여러 직책을 맡고 있습니다. 수십 년 동안 함께 일했으며 기술을 활용하여 업무를 수행한 적이 없습니다.”라고 Graham은 말합니다. “직원들의 학습 곡선이 가파르게 올라갔고, 여기엔 Workday의 직관적인 디자인이 한 몫 했습니다. 그 결과, 시간을 절약하여 서비스 제공에 더 집중할 수 있습니다.” Workday는 Duet의 HR, 재무, 급여 시스템도 통합했습니다. “이제 작지만 강력한 HR, 재무, 급여 팀은 데이터 입력 작업을 줄이고, 단일 소스에서 가져온 신뢰할 수 있는 데이터를 바탕으로 데이터 및 트렌드 분석과 같은 더욱 가치 있는 작업을 수행하고 있습니다.”라고 Graham이 말합니다. “Workday를 통해 월별 결산 주기를 2/3로 줄였습니다. 보고도 훨씬 간편해졌습니다.”
직원들의 학습 곡선이 가파르게 올라갔고, 여기엔 Workday의 직관적인 디자인이 한 몫 했습니다. 그 결과, 시간을 절약하여 서비스 제공에 더 집중할 수 있습니다.
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투명성 향상으로 초과 근무 시간 최대 30% 감소
일반 직원은 Workday 시간 관리를 즐겨 사용하고 있으며, 이를 통해 Duet의 투명성을 개선한 Workday의 효과를 확인할 수 있습니다. 휴가 요청에 대한 승인 프로세스가 좋은 예입니다. 같은 날에 휴가를 요청한 다른 직원의 휴가만 승인되면 불공평하다고 비난하기도 했습니다. “그러나 이제는 요청한 순서에 승인하고, Workday가 타임스탬프를 표시하기 때문에 문제의 소지가 사라졌습니다. 실제로 많은 직원들이 Workday로 온라인 휴가 요청을 합니다.”라고 Graham은 덧붙입니다. “또한 Workday를 사용하여 초과근무를 세부적으로 살펴볼 수 있어 초과근무를 30%까지 줄였습니다.”
클라우드 기반 Workday 솔루션에 대한 원격 온라인 액세스는 2020년 팬데믹이 닥쳤을 때 Duet의 운영에 큰 변화를 가져왔습니다. “봄부터 한여름까지 모든 주간 서비스를 중단하고 사무실을 폐쇄했습니다.”라고 Graham이 설명합니다. “이전 시스템을 사용했다면 비즈니스는 중단되었을 것입니다. 하지만 Workday, 특히 셀프서비스 덕분에 운영을 지속할 수 있었습니다.” Workday 지원금 관리 기능도 유익하게 검증되었다고 Graham은 밝힙니다. Duet의 비영리 자매기관 한 곳은 지원금으로 많은 직원들의 급여를 충당하고 있습니다. “이제 직원들의 모든 근무 시간을 Workday를 통해 특정 지원금에 연결할 수 있습니다. 이전에는 불가능했던 일입니다.”
또한 Workday를 사용하여 초과근무를 세부적으로 살펴볼 수 있어 초과근무를 30%까지 줄였습니다.
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