CCA(California College of the Arts)는 예술, 건축, 문학에 대한 실습과 비판적 연구를 통해 학생들이 교양을 기르고 공동체의 일원이 되도록 동기를 부여합니다. 그러나 이 대학이 일상적인 업무에 사용되는 관리 시스템을 검토했을 때 설계 표준이 상당히 낮았다는 사실을 발견했습니다. “Microsoft Excel 스프레드시트에서 인쇄된 종이 타임시트의 미적 품질은 예술 대학으로서의 우리의 품격을 반영하지 못했습니다.” 도서관 책임자인 Annemarie Haar는 말합니다.
이 대학은 구성원들에게 더 나은 HR 시스템 사용자 경험을 제공하고 싶었습니다. “우리는 건축 회사나 디자인 회사를 경영하는 많은 겸임 교수진에 의존합니다.” CCA 기술 부문의 CIO 겸 VP인 Mara Hancock이 말합니다. “이들은 높은 디자인 표준에 익숙해져 있습니다. 우리는 이들이 만족할 수 있는 원활하고 현대적인 사용자 경험을 만들고 싶었습니다.”
CCA는 오류가 발생하기 쉬운 스프레드시트와 시간이 많이 걸리는 수동 서류 프로세스를 포함하는 이질적인 HR 시스템과 급여 시스템을 혼합하여 운영했습니다. 정확한 직원 데이터에 액세스하는 것이 어려웠으며 전사적 차원의 인재에 대한 인사이트가 제한적이었습니다.
이해하기 힘든 직원, 교수 및 학생 데이터
“시스템에서 정보를 얻는 데 어려움을 겪고 있었습니다.” 최고재무책임자(CFO)인 Laura Hazlett는 이렇게 설명합니다. “예를 들어, 최종 사용자가 개인 정보를 볼 수 없었습니다. 매니저가 직원 급여를 확인하고 싶을 때 HR 또는 급여 [팀]을 거치지 않으면 방법이 없었습니다. 그리고 정보를 얻기 위해 급여 팀과 HR 팀에 연락했을 때 결과가 다르기도 했는데, 데이터가 단일 시스템에 보관되지 않았기 때문입니다.”
급여 및 복리후생 관리 부문의 Director인 Amy Flaherty에 따르면, 특히 예산 시즌 동안 이 가시성 부족이 큰 문제가 되었습니다. “현재 직원의 급여를 알아야 하는 매니저들의 전화가 홍수처럼 밀려들어왔습니다. 매니저들이 그 정도의 정보조차 액세스할 수 없었습니다.”
구형 시스템에서는 전체 Director 목록과 같은 간단한 리포트를 가져오는 것도 쉽지 않았습니다. “많은 수동 작업이 필요했고 불완전하거나 부정확한 리포트를 얻는 경우도 많았습니다.” Hazlett는 말합니다. “매니저가 현명한 의사결정에 필요한 데이터를 얻지 못했습니다.”
이 대학은 HCM과 급여를 통합하여 더 큰 효율성을 달성하기를 원했습니다. 프로세스를 개선하고 인사이트를 확보하면 CCA가 주요 비즈니스 프로세스에서 생산성을 저하시키는 불필요한 단계를 제거할 수 있을 것입니다.
이 대학은 Workday를 선택했습니다. “기술에는 힘이 있다고 믿습니다.” Hazlett는 말합니다. “하지만 구형 시스템에서는 서비스가 제대로 되지 않는다는 느낌이 들었습니다. 하지만 Workday는 최첨단인 것 같습니다."
생산성 및 지원 개선
성공적인 배포 후 CCA는 빠르게 실질적인 혜택을 보기 시작했습니다. “완료까지 한 시간이 걸렸던 작업을 이제 15분 안에 끝낼 수 있습니다.” Haar는 말합니다. "많은 인원으로 구성된 팀을 관리할 때 기록 유지를 위해 스프레드시트에 수치를 입력하고 인쇄하는 수동 프로세스를 제거할 수 있으므로 엄청난 시간이 절감됩니다."
사용자의 피드백은 긍정적이었습니다. “시스템이 고라이브된 직후, 겨울 방학 기간 동안 일한 사람들에게 보너스를 주어야 했던 일이 기억납니다.” Hazlett는 회상합니다. “매니저는 IT 직원에게 Workday에서 요청을 제출하는 방법을 보여달라고 요청했습니다. 문제는 1분만에 해결되었고 매니저는 “세상에 이럴수가, 진정한 혁신이네요.”라고 말했습니다."
Hazlett은 고라이브 이후 CCA가 Workday에서 받은 지원에도 만족합니다. “구현 전에는 모든 것이 훌륭합니다. 구현 후에는 고객 서비스가 달라지고 질이 악화되었습니다. 하지만 Workday 팀은 달랐습니다. 우리가 시스템에 만족하는지 진심으로 알고 싶어하는 것 같았습니다.”
HR의 전략적 비즈니스 파트너 역할
여러 HR 기능을 관리하기 위한 Workday의 통합 접근 방식은 실질적인 이점이 있다고 입증되었습니다. "직원과 학생 근로자 모두의 타임시트를 관리하는 장소가 마련되면 상당한 시간이 절감되고 워크플로가 개선됩니다." Flaherty는 말합니다. “우리 업무도 줄어들어 더 나은 고객 서비스를 제공할 수 있습니다.
“그러나 가장 중요한 일은 캠퍼스 전역의 매니저들과 공유할 수 있는 리포트를 개발할 수 있다는 점입니다. 이제 이 리포트를 사용하여 매니저가 팀이 목표를 향해 나아가고 있는지 확인할 수 있고 일의 진행 여부와 진행 상황을 파악할 수 있습니다.”
매니저에게 필요한 정보를 제공함으로써 불필요한 많은 단계가 제거되었으며 HR 부서가 보다 전략적인 역할을 수행할 수 있게 되었습니다.
“HR 팀이 보상 등급, 직무 프로필 등, 이전에는 사용하지 않은 이러한 모든 중요 HR 프로토콜에 대한 프레임워크를 만들 수 있는 구조를 제공합니다.” Hancock은 말합니다. “새로운 길이 열리고 작업을 개선할 수 있습니다.”
우아한 사용자 경험
CCA는 Workday가 소비자를 고려해 유행하는 기술의 시각적 미학과 사용 편의성에 공들인다는 점이 마음에 듭니다. “이전과 비교하면 디자인이 엄청나게 개선되었습니다.” Haar는 말합니다. “명확하고 간단하고 화려하며 매우 직관적입니다.”
“놀라울 정도로 사용하기 쉽습니다.” Hancock은 말합니다. “교수진, 직원 및 예비 학생들의 기대가 높습니다. 이들이 원하는 것은 훨씬 더 현대적이고 유연한 경험이죠. Workday가 제공하는 바로 그런 경험 말입니다.”
원활한 업그레이드.
비즈니스 소프트웨어의 새로운 릴리스로 이동하는 일이 더 이상 다운타임, 높은 비용, 어려운 커스터마이즈 등이 발생하는 두려운 이니셔티브가 아닙니다.
“Workday가 매년 두 번의 릴리스를 제공한다는 사실은 엄청난 차이를 만듭니다.” Hancock은 말합니다. “우리의 현재 레거시 시스템에는 1980년대로 거슬러 올라가는 코드가 있습니다. 요구사항을 충족시키기 위해 이 시스템을 커스터마이즈해야 했으며 유지관리 비용이 엄청났습니다. Workday 업데이트는 기본적으로 스위치만 켜고 실행하면 됩니다. 오랫동안 레거시 시스템 업그레이드 때문에 골머리를 앓았던 직원에게 이것은 엄청난 일입니다.”
다음 과제
CCA는 앞으로 더 많은 사용자가 Workday 모바일 기능을 활용하게 되면 더 큰 이점을 실현할 수 있다고 예상합니다.
“학생들은 자신의 모바일 디바이스에서 타임시트를 처리할 수 있다는 것에 긍정적으로 반응할거라고 생각합니다.” Flaherty는 말합니다.
대학의 오래된 인재 확보 프로세스를 최적화하기 위한 계획도 마련되고 있습니다. “Workday 채용을 롤아웃하면 대학이 직원 리소스를 활용하는 방식에 혁신이 일어날 것입니다.” Hancock은 설명합니다. “직원이 복리후생 및 고용 관계를 지원하는 데 더욱 집중할 수 있게 될 것이며, 이것은 이전에는 불가능했던 일입니다.”
"Workday로 전환하는 것은 중요한 결정이었습니다. 이해 관계자들로부터 시스템 전환을 위한 지원을 받았을 때 매우 기뻤으며 Workday가 우리에게도 유용할 것이라고 확신합니다." Hazlett는 말합니다.