브로워드 칼리지는 68,000명의 많은 학생에게 교육 및 커리어 목표를 달성하는 데 필요한 액세스 권한을 주려고 합니다. “우리는 학생들이 교육 과정의 모든 위치에서 액세스할 수 있도록 문을 열어 두고 있습니다.” 대학 학장인 J. David Armstrong는 말합니다.
액세스 권한을 제공한다는 브로워드 칼리지의 약속은 학생에게만 적용되는 것이 아닙니다. 대학이 Workday를 배포한 후 관리 직원은 보다 전략적인 운영에 필요한 도구와 데이터에 액세스할 수 있게 되었습니다. 결과적으로, 이 대학은 더 많은 리소스를 가장 중요한 목표인 학생의 성공을 위해 돌릴 수 있게 되었습니다.
Workday는 리소스를 찾아 우선 학생과 학생의 성공을 위한 일에 투입합니다. 기술은 그 다음 문제죠.
HR 부문 Executive Director
변화하고 적응하는 더 나은 방법
“우리는 학생을 중심으로 움직이며 치열하게 연구하는 학교입니다.” Armstrong은 말합니다. “그러나 인력 관리를 잊어서는 안됩니다. 다른 기업과 마찬가지로 HR 문제가 있습니다. Workday를 배포하기 전에는 다른 많은 대학들처럼 오래된 레거시 ERP 시스템을 운영에 사용했습니다. 그리고 언제부터인가 보다 효율적인 시스템이 필요하다는 것을 알게 되었습니다.”
이전에 이 대학은 40개 이상의 서로 다른 소프트웨어 제품을 사용하고 있었습니다. 기존 시스템은 매우 사용하기 어려웠기 때문에, Armstrong은 직원의 약 3분의 1만 실제로 사용할 수 있었다고 추정합니다.
“시스템은 1980년대 후반과 1990년대 초반에 만들어졌습니다.” 인적 자원 및 평등 부문 Executive Director인 Denese Edsall 박사의 말입니다. “트랜잭션에 크게 의존했으며 관리 의사결정을 내리기 위해 리포트를 작성하거나 데이터를 추출하는 기능이 많지 않았습니다.” 브로워드 칼리지는 빠른 성장을 위해 변화가 필요하다는 것을 깨달았습니다.
이 대학은 새로운 클라우드 기반 제품을 찾기 시작했습니다. 이 제품을 통해, 향후 변화에 대응할 수 있는 유연성을 제공하고 정보 공유를 용이하게 하며 뛰어난 이동성으로 어느 디바이스에서든 트랜잭션을 수행하는 데 필요한 최적의 액세스가 지원되기를 원했습니다. 그리고 이 모든 것이 Workday에 있다는 것을 알게 되었습니다.
IT 부서는 특히 유연성과 적응성을 제공하는 시스템에 관심이 있었습니다. “우리는 진정으로 구성 가능하고 많은 커스터마이즈 없이 제어권을 확보할 수 있는 어떤 것을 찾고 있었습니다.” 대학 정보 기술 부문 VP인 Patti Barney는 말합니다. 그녀는 Workday를 만났을 때 기본 제공 분석 기능과 컨트롤에 깊은 인상을 받았습니다.
“이 어플리케이션은 비즈니스 프로세스에 기반합니다. 비즈니스 규칙을 노출시키고 유연성을 제공하는 기능이 우리에게 중요했습니다. 우리는 프로그래머를 채용할 필요가 없거나 코드 작성에 많은 시간이 걸리지 않는 구성 가능한 클라우드 기반 제품을 원했습니다.” 그녀는 말합니다.
“의회는 끊임없이 새로운 규정을 만들고, 우리는 이를 수용해야 합니다. 빠르게 변화해야 하지만 레거시 시스템에서는 그것이 쉽지 않았습니다. Workday는 이러한 변화를 지원했습니다.” 그녀는 말합니다. “또한 대학의 기술 전략에 따라 복잡성을 줄일 수 있도록 단일 공급자로 전환할 수 있는 방법을 찾아야 했습니다. 그래야 커스터마이즈와 어플리케이션 개발 업무에서 벗어날 수 있으니까요.”
데이터를 사용하여 임무 지원
브로워드 칼리지 팀은 단일 통합 데이터 코어에 저장된 HR 및 재무 정보에 실시간으로 액세스할 수 있으면 여러 장점이 있다는 것을 알고 있습니다.
“Workday는 통합된 실시간 시스템으로 우리가 언제라도 데이터를 캡처할 수 있습니다.” 대학 운영 부문 SVP인 Tom Olliff의 말입니다. “이전 분기와 현재의 대학 상황을 모두 확인할 수 있습니다. 또한 조정을 위해 해당 학기가 끝나기를 기다릴 필요가 없습니다. 언제라도 중간에 조정할 수 있습니다. 등록이 없거나 반대로 너무 많이 등록하는 경우 상황에 맞게 즉시 조정할 수 있습니다.”
작년에 브로워드 칼리지는 Workday 재무 관리를 통해 얻은 인사이트를 활용하여 상당한 리소스를 학생들을 위해 재배치할 수 있었습니다. “이 시스템은 해당 연도의 교육 과정에서 사용되지 않은 리소스를 찾아 보다 생산적인 영역으로 이동할 수 있게 해주었습니다.” Olliff는 말합니다. “결과적으로, 우리는 지난 해 대학의 행정 부문에서 대학의 학술 부문으로 거의 9백만 달러를 이동할 수 있었습니다. 그리고 이를 활용하여 학생 성공 이니셔티브에 더 많은 리소스를 투자 할 수 있었습니다.”
Workday 재무 관리는 전통적으로 엄격한 주정부 예산을 처리할 때에도 도움이 됩니다. “Workday에서 얻은 인사이트를 통해 예산을 줄일 필요가 있는 영역을 구체적으로 지정할 수 있었으며, 이러한 예산 축소가 학생 성공에 영향을 미치지 않을 것을 확신할 수 있었습니다.” 그는 말합니다.
“중요한 것은 더 많은 학생이 졸업하고, 더 많은 학생이 성공적인 직업을 얻고, 교수진이 행정 처리에 사용하는 시간을 줄여 더 많은 시간과 재능을 학생 교육에 사용할 수 있게 하는 것입니다.” 그는 이렇게 설명합니다. “브로워드는 학생의 삶을 바꾸는 사업을 하고 있습니다. 우리는 Workday를 통해 얻는 인사이트와 메트릭을 사용하면 이 사업을 더 잘 할 수 있다고 생각합니다.”
Armstrong은 여기에 동의하면서 Workday가 전략적 의사결정을 내리는 대학의 능력을 향상시켰다고 말합니다. “모든 조직의 성공은 정보가 필요할 때 언제든지 정보에 액세스할 수 있고 탁월한 관리 의사결정을 내릴 수 있도록 지원하는 Workday의 능력에 달려있다고 생각합니다. 가장 높은 수준에서, 우리는 보다 완전한 정보를 기반으로 더욱 빠르게 의사결정을 내릴 수 있게 되었기 때문에 우리 조직에서 Workday는 점점 더 영향력이 커질 것입니다.”
우리는 보다 완전한 정보를 기반으로 더욱 빠르게 의사결정을 내릴 수 있게 되었기 때문에 우리 조직에서 Workday는 점점 더 영향력이 커질 것입니다.
학장
Workday 학생 디자인
브로워드 칼리지는 대학의 교수진과 직원을 위해 Workday 어플리케이션을 사용하고 있을 뿐만 아니라, 클라우드에서 특별한 용도의 학생 정보 시스템을 개발하기 위한 Workday 학생 프로젝트에 참여하는 디자인 파트너이기도 합니다. Armstrong은 이 프로젝트가 오래 전에 시행되었어야 한다고 생각합니다. “지난 15년 동안 새로운 학생 정보 시스템이 설계되지 않았습니다. 아시겠지만, 현재의 레거시 시스템들은 오늘날 학생들에게 필요한 일을 하는 데에는 적합하지 않습니다.” 그는 강조합니다.
“학생들을 참여시키고, 상호 작용하고, 관리하는 일을 개선할 수 있도록 지원하는 동시에, 학생들이 교육 과정을 스케줄링하고 커리어 또는 학문적 목표 실현 과정을 추적하는 것과 같이 스스로의 삶을 관리하도록 도와주는 새로운 제품을 설계하는 누군가가 있는지 모르겠습니다.” 그는 말합니다. “지금 모든 사람이 더 많은 학생들이 학문적 목표와 교육적 목표를 완수하도록 돕고 있는 우리의 방법에 주목하고 있습니다. 이 시스템은 우리 학생들이 보다 성공적인 삶을 살도록 도울 것입니다.”
Workday 학생에는 채용 솔루션인 Workday 학생 모집, 입학 관리 솔루션인 Workday 입학 관리가 포함되며, 두 솔루션 모두 Workday의 모바일 기능을 활용합니다. Armstrong은 회상합니다. “Workday 이전의 채용 패키지는 종이와 연필, 그리고 Excel 스프레드시트였습니다.” 그리고 계속해서 말합니다. “이제 대학의 채용담당자는 자신의 작은 디바이스나 노트북을 고등학교로 가져가 학생들과 대화할 때 미리 로드되어 있는 데이터를 활용할 수 있습니다.”
대학의 성장과 학생의 성공 지원
Edsall은 Workday가 대학의 성장 관리를 지원하는 방식에 깊은 인상을 받았습니다. “우리 학교는 성장하고 있지만 HR 전문가를 추가로 고용하고 있지 않습니다. 저는 Workday를 신뢰합니다. 만약 우리가 이전 시스템에 머물러 있었다면 이 시점에 저는 더 많은 직원을 채용해 달라고 애걸하고 있었을 것입니다. 절대 이처럼 많이 처리할 수 없었을 것입니다.” 그녀는 말합니다.
“우리가 Workday 프로세스를 시작했을 때 인재를 채용하고, 출장을 마쳤는지 확인하고, 충원요청을 처리하는 등 대학에서 일부 업무를 가져올 수 있으면 대학이 보다 구체적으로 학생의 성공에 집중할 수 있게 될 것이라고 생각했으며, 이것이 실제로 브로워드 칼리지에게 중요했습니다. 그리고 우리는 그 일이 실제로 일어났다고 생각합니다.” 그녀는 말합니다.
“우리는 리포트를 작성하고 메트릭을 사용하여 의사결정을 촉진하는 능력으로, 조직의 발전 수준을 15년가량 앞당겼습니다. 이러한 사례들은 모두 우리가 Workday에서 경험한 일입니다.”
“Armstrong 학장은 동의합니다. “우리가 더 많은 학생들에게 다가가 성공적인 커리어 패스를 걷도록 지원할 때 Workday, 특히 Workday 학생이 도움이 된다고 생각합니다. 그러나 더 중요한 것은 미국 전역의 지역사회에서 사람들이 커리어를 쌓기 위해 다양한 대학에서 교육을 받을 때 Workday 학생이 도움이 된다는 사실입니다.”
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