Life Time, Inc. est une entreprise qui évolue rapidement. Elle ne cesse d'enregistrer de nouvelles inscriptions et d'ouvrir de nouveaux centres de bien-être et de fitness. Life Time exploite plusieurs entreprises de marque, toutes reliées à un service IT centralisé. Elle peut compter sur un important personnel, dont de nombreux membres saisonniers et à temps partiel, pour fournir des services de qualité aux membres de chacun de ses clubs.
Workday nous permet d'atteindre nos objectifs pour différentes entités commerciales avec une grande flexibilité.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Garantir des capacités de gestion souples et rapides
Les conditions commerciales peuvent changer rapidement, et Life Time doit procéder à des ajustements rapides en matière de personnel et de fonctionnement. Il peut s'agir de recruter du personnel supplémentaire, de mettre des personnes au chômage technique pendant la pandémie ou d'organiser leur retour au travail dès que les conditions s'améliorent. Les systèmes de gestion et de ressources humaines de l'entreprise doivent offrir l'agilité et la flexibilité nécessaires à une gestion du changement efficace, transparente et qui ne perturbe pas la raison d'être de l'entreprise, à savoir offrir la meilleure expérience possible à ses membres.
De nombreux collaborateurs de Life Time endossent plusieurs rôles. Leurs emplois peuvent avoir des taux et des plans de rémunération variables, et ils peuvent être affectés à un ou plusieurs centres de coûts. Les postes peuvent être salariés ou rémunérés à l'heure, et certains peuvent également inclure des commissions. Les activités de gestion du personnel et de reporting sur les équipes, les finances et les opérations des clubs doivent refléter ces conditions sans devenir trop pénibles et complexes.
Simplifier la gestion d'entreprise grâce aux informations exploitables
Life Time, Inc. s'appuie sur un portefeuille d'applications Workday pour faciliter la gestion des finances, de la paie et du capital humain (HCM) ainsi que les analyses décisionnelles. Lorsque l'entreprise est devenue le 12e client à déployer Workday, elle a regroupé 60 outils logiciels différents en un seul et a réduit son plan comptable de 90 %. La charge de travail administrative des managers financiers a diminué de deux tiers. Depuis, Life Time a connu une croissance spectaculaire, augmentant le nombre de ses collaborateurs de près de 60 %. L'entreprise a également élargi son utilisation du système Workday et a récemment déployé Prism Analytics.
Workday a permis à Life Time de mûrir ses pratiques d'utilisation, de reporting et de compréhension des données d'entreprise. Gaurav Sharda, Director of Workday Operations and Process Improvement, déclare : « Notre culture des données s'est considérablement améliorée avec Workday. Les managers des équipes Finance et RH sont de plus en plus à l'aise et compétents dans l'utilisation de Workday pour comprendre et gérer l'entreprise. » Workday intègre également le Machine Learning dans son architecture centrale pour offrir des capacités d'automatisation intelligentes telles que Journal Insights, intégrées à Workday Financial Management. Gaurav Sharda explique : « Nous nous appuyons sur les informations exploitables des écritures pour détecter de manière proactive les anomalies dans les écritures comptables en les comparant aux écritures de transactions similaires. Comme nous les signalons en temps réel, les utilisateurs peuvent rapidement corriger les problèmes de rapprochement potentiels, ce qui nous fait gagner du temps à la fin du mois. »
Workday offre une expérience utilisateur transparente à nos managers et à leurs équipes.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Offrir une expérience utilisateur enrichissante
Si chaque application Workday aide Life Time à obtenir des résultats remarquables dans divers domaines de l'entreprise, l'ensemble du système Workday intégré élève ces résultats à un autre niveau. Commentant l'expérience de l'entreprise avec Workday, Gaurav Sharda déclare : « Workday offre une expérience utilisateur transparente à nos managers et à leurs équipes. Son efficacité permet d'assurer le support et l'évolution du logiciel avec une équipe réduite, en adaptant rapidement un seul système à une variété de besoins métier changeants. Nous n'avons pas à nous soucier des intégrations ou des flux de données et nous pouvons gagner beaucoup de temps. »
L'application mobile Workday est un atout essentiel pour les collaborateurs de Life Time, en particulier pour le personnel des clubs qui peut être amené à travailler dans plusieurs sites et services. Chaque jour, près de 35 000 connexions se font via l'application Workday. « La gestion des temps sur mobile avec Workday a changé la donne pour nous, déclare Gaurav Sharda. 95 % de nos utilisateurs se servent de l'application mobile Workday pour se connecter, se déconnecter, réviser leurs avantages, mettre à jour leurs informations personnelles et plus encore. »
La gestion des temps sur mobile avec Workday a changé la donne pour nous.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Garantir une gestion RH plus agile et plus facile
Les managers de Life Time peuvent réaffecter les effectifs à la volée ou, comme lors de la pandémie de coronavirus, les mettre temporairement au chômage technique avant de leur permettre un retour au travail en toute sécurité. Gaurav Sharda le confirme : « Workday nous permet de procéder à des ajustements d'effectifs très rapides. » La gestion du personnel avec Workday est également extrêmement efficace. « Grâce à Workday, nous réduisons les coûts liés aux heures supplémentaires, déclare Gaurav Sharda. Nous avons réaffecté près de 50 000 heures de management par an grâce à la gestion automatisée des temps. » Life Time utilisera Workday Prism Analytics pour améliorer l'efficacité et réaliser des économies, en commençant par le suivi automatique des lecteurs de cartes d'accès des collaborateurs lorsqu'ils entrent et sortent des clubs.
Le Machine Learning de Workday nous fait gagner du temps et fournit des informations clés sur les écritures comptables.
Senior Accounting Manager
Obtenir rapidement des informations clés sur l'entreprise
Life Time s'appuie sur les fonctionnalités de Machine Learning des applications Workday pour rationaliser la comptabilité. Gaurav Sharda explique : « Nous sommes ravis de notre utilisation du Machine Learning et des nombreuses façons dont elle peut nous aider à apprendre rapidement de nos données, afin de comprendre et de gérer les comportements. » Le Machine Learning permet également de réaliser des gains d'efficacité remarquables. Katie VanHauen, Senior Accounting Manager chez Life Time, Inc. déclare : « Les capacités de Machine Learning de Workday nous font gagner du temps et nous donnent des informations clés sur les écritures comptables. Un processus qui nous prenait jusqu'à une journée peut maintenant se résumer à une mise à jour de rapport de 30 minutes. »
Les outils de Workday fournissent des informations clés sur l'activité de l'entreprise rapidement et dans un format hautement utilisable. Selon Gaurav Sharda, « Workday est particulièrement performant en matière de reporting. Nous pouvons créer et personnaliser des rapports rapidement, et il est facile de créer des tableaux de bord où les managers peuvent recueillir les informations clés dont ils ont besoin ».
Faciliter la prestation de services
Des services RH à la Finance en passant par les managers et le personnel dans les clubs, Life Time utilise le logiciel Workday pour permettre aux équipes d'offrir la meilleure expérience possible à ses membres. Gaurav Sharda ajoute : « Le personnel n'a plus besoin de naviguer dans plusieurs systèmes, car Workday répond à tous ses besoins grâce à ses fonctionnalités de self-service. Les gains d'efficacité associés sont également très intéressants ».
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