Todos usamos aluminio. Está en las latas de comida y bebida, las bicicletas, los smartphones, los barcos, los trenes, el chasis de los coches y en un sinfín de otros productos. Para satisfacer la demanda en constante cambio de este metal ubicuo, Alcoa extrae bauxita de minas de todo el mundo y suministra la misma roca y sus formas procesadas como la alúmina a empresas internacionales. Los responsables de la planificación de la demanda ayudan a garantizar operaciones fluidas al conectar a los equipos de ventas con los clientes de Alcoa que operan instalaciones de producción.
Hemos reducido el tiempo de procesamiento a la mitad y podemos producir casi el doble que antes, de modo que hemos multiplicado por cuatro la eficiencia de la planificación de la demanda con Workday Adaptive Planning.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Los workflows lineales desde Perth hasta Pensilvania ralentizaban la eficiencia
Hasta hace poco, los equipos de ventas y planificación de la demanda global de Alcoa en seis continentes dedicaban demasiado tiempo a la entrada y el análisis manual de datos. "Era angustioso", afirma Roberto Martín García, global director of Supply Chain and Commercial Operations de Alcoa. "Todos los meses, comenzábamos el proceso de actualización de las hojas de cálculo de las previsiones globales en dirección este a oeste, país por país o estado por estado, desde Perth a Singapur, Arabia Saudí, Europa, los países de América del Sur y, luego, hasta Pensilvania y Tennessee en Estados Unidos". Si alguien hacía un cambio en un archivo, tenía que enviar la hoja de cálculo actualizada a todo el mundo. Cuando las hojas de cálculo estaban completas y se habían revisado de nuevo para verificar su precisión, los responsables de la planificación de la demanda se pasaban otro día cargando los datos en un sistema de forma manual. Luego, el personal de TI dedicaba cuatro días más a procesar los datos en informes estáticos limitados.
Alcoa encuentra una solución adaptable en lugar de restrictiva
Tras revisar varias tecnologías que pudieran ayudar a mejorar la planificación de la demanda, Alcoa optó por Workday Adaptive Planning. "A diferencia de otros productos que consideramos, que requerían que adaptáramos nuestra empresa a su software, pudimos configurar Workday Adaptive Planning para satisfacer las necesidades de nuestros equipos globales", añade Martín García. "La rapidísima implementación y rentabilización que observamos con Adaptive Planning también cumplía con nuestros requisitos".
Mayor control sobre el capital circulante
Hoy, en lugar de enfrentarse a procesos manuales, información en silos en hojas de cálculo y previsiones que carecen de información sobre las regiones y finanzas, los equipos globales cuentan con una sola fuente de información sobre previsiones, finanzas y tendencias que incluye a los clientes, los productos y todas las ubicaciones internacionales. "Antes, nuestro sistema solo recopilaba información de Europa y América del Norte, así que no podíamos ver los datos reales", cuenta Martín García. "Al usar Workday Adaptative Planning para las cuentas por pagar y por cobrar, hemos mejorado la visibilidad de la planificación. Ahora conocemos el desglose de nuestro capital circulante y podemos tomar medidas proactivas para maximizar los cobros y posponer las obligaciones de pago, si resultase beneficioso".
Ahora podemos ver al instante las conexiones entre las previsiones, las ventas, el inventario, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de manera global.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Un seguimiento de los datos de la producción global de aluminio con previsiones
Ahora los equipos pueden tomar importantes decisiones empresariales basadas en previsiones actuales en lugar de en datos de hace un mes. "Para nosotros, es importante ofrecer lo que hemos previsto, así que utilizamos Adaptive Planning para llevar a cabo previsiones actualizadas cada semana con el fin de mostrar la evolución de las previsiones en comparación con los datos reales en un mes, o más tiempo, y cómo los planes han evolucionado", explica Martín García. Además, los empleados pueden explorar las previsiones de forma sencilla gracias a los tableros de mando públicos, crear sus propios informes personalizados con plantillas y crear supuestos hipotéticos para afrontar la incertidumbre y los cambios en las previsiones. Ejemplo de ello es cuando, debido a la pandemia, la demanda de los clientes y las capacidades de producción se vieron reducidas casi de la noche a la mañana.
Adaptive Planning nos ha facilitado mucho la vida. Podemos analizar muchos más aspectos y corregir el rumbo de las tendencias mucho más rápido que nunca.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Eficiencia de la planificación de la demanda de aluminio multiplicada por cuatro
Los equipos de ventas y los responsables de la planificación de la demanda a nivel global ahora dedican al menos dos días menos cada mes a la entrada manual de datos y reciben pronósticos dos días más rápido que antes. "Hemos reducido el tiempo de procesamiento a la mitad y podemos hacer casi el doble de lo que hacíamos antes, de modo que hemos multiplicado por cuatro la eficiencia de la planificación de la demanda con Workday Adaptive Planning", afirma Martín García. "Eso significa que podemos mejorar nuestra competitividad al dedicar más tiempo a analizar cuestiones como las estrategias de aprovisionamiento de materias primas para incrementar los márgenes y los posibles cambios de precios o huelgas. Así, estamos siempre preparados para los imprevistos".