Este artículo, escrito por Steve Dunne, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.
Cómo Dimension Data transformó los procesos globales de RRHH
Con sede en Sudáfrica, Dimension Data utiliza el poder de la tecnología para hacer posible que las empresas logren grandes cosas. Con más de 30 000 empleados en oficinas de 49 países, Dimension Data (una parte del Grupo NTT) ayuda a sus clientes globales a alcanzar sus objetivos a través de la entrega de proyectos de infraestructura de tecnología digital. Operar a una escala tan global crea una serie de retos operativos y culturales que los líderes de RRHH tuvieron que resolver. Dimension Data, que nunca ha dicho que no a un gran desafío, se metió de lleno en su propia transformación.
Esta semana, cuando en Johannesburgo se abre la oficina de Workday en Sudáfrica, hablamos con Marilyn Rose Chaplin, ejecutiva de recursos humanos del grupo en Dimension Data, sobre la necesidad de la empresa de transformar los recursos humanos y el camino para llegar hasta allí.
Ahora mismo se habla mucho de la transformación digital. ¿Puede decirnos, como proveedor de tecnología, cómo Dimension Data abordó ese desafío internamente?
Dimension Data existe desde hace más de 30 años. Como pueden imaginar, durante ese tiempo hemos crecido rápidamente, tanto orgánicamente como a través de adquisiciones. No solo nos hemos convertido en una empresa con presencia global, sino que el panorama tecnológico también ha cambiado exponencialmente, en términos de lo que puede hacer para respaldar los objetivos de negocio. Cuando se observan estos dos factores, junto con la necesidad de crear y mantener una cultura global para todos nuestros empleados, entonces la necesidad de un sistema de RRHH capaz de respaldar este tipo de compromiso realmente habla por sí misma.
¿Cómo impide el crecimiento (orgánico y a través de adquisiciones) que una organización como Dimension Data logre sus objetivos de una cultura global y una mejor implicación de los empleados?
Creo que hay que considerar el número de sistemas que utilizábamos como una de las principales barreras. Acumulamos una plantilla internacional y muchos sistemas dispares que no se comunicaban fácilmente entre sí. Si desea que su personal forme parte de una cultura unificada pero, a la vez se está involucrando con múltiples herramientas de RRHH y tiene experiencias diferentes, eso es algo muy confuso.
También está la pregunta de poder confiar en los datos. ¿Qué grado de confianza podían tener nuestros líderes sénior de RRHH u otros líderes de alto nivel en que tenían el número correcto de personas o en que las cifras sobre las que informaban eran exactas cuando estábamos amalgamando datos de múltiples sistemas?
La tercera vertiente es la de la gestión de múltiples sistemas de recursos humanos. Es un desgaste de recursos y quita la atención de ser estratégico y asociarse con otras áreas del negocio.
"Necesitábamos algo ágil que simplificara los procesos de RRHH en un solo sistema, y que creciera con nosotros a medida que surgieran nuevas tecnologías".
– MarilynRose Chaplin, ejecutiva del grupo de RRHH de Dimension Data
Tomar la decisión de transformar los RRHH requiere obviamente mucha investigación. ¿Cómo funcionó su proceso de selección?
Teníamos muchas opciones disponibles desde una perspectiva tecnológica. Veníamos de un mundo de múltiples sistemas (algunas piezas eran de la competencia de Workday, otras se habían creado en hojas de cálculo) por lo que el proceso de selección tenía que ser algo más que una simple conversación tecnológica. ¿Impulsaría realmente el proveedor la innovación de Dimension Data? ¿La nueva herramienta pondría la experiencia de nuestros empleados en la base de todo? ¿En qué medida me escucharía el proveedor y me consideraría un partner en lugar de un cliente potencial durante el ciclo de ventas e implementación?
Pueden parecer cosas obvias, pero no todos los proveedores las garantizan. Desde una perspectiva más centrada en la tecnología, necesitábamos algo ágil que simplificara los procesos de RRHH en un solo sistema, y que creciera con nosotros a medida que surgieran nuevas tecnologías. Workday reunía todos estos requisitos.
En cuanto a la transformación a escala mundial, ¿podría hablarnos de la implementación y de cómo ha ido?
Empezamos a funcionar el 4 de julio del año pasado, y trabajamos duro no solo para llegar a la fecha prevista, sino también para tener una confianza suprema en el nuevo sistema desde el primer día. La implementación de una sola solución como Workday va mucho más allá de las consideraciones de TI y del sistema. A medida que profundizamos en la implementación, descubrimos que había una amplia gama de procesos en todo el mundo que se beneficiarían de la estandarización porque eran muy diferentes de un país a otro.
Para que un proyecto como este sea un éxito, es necesario contar con la aceptación de los managers de estas regiones. Hay que mostrarles cómo se beneficiarán de una forma única y global de hacer negocios. Es un verdadero cambio cultural.
¿Qué tipo de beneficios ha aportado la implementación de Workday a Dimension Data?
Se puede empezar por el elemento más fundamental, pero posiblemente el más importante: Que nuestro personal cobre a tiempo y la cantidad correcta. Se trata de un enorme beneficio global. Para mí, los niveles de adopción tanto de los managers como de los empleados han sido excelentes. No hemos tenido que invertir en formación costosa porque el sistema es muy intuitivo. Hemos recuperado los días de formación de los empleados que normalmente tendrían que dedicar con un nuevo sistema global.
Además, Workday está diseñado para el móvil: es el móvil primero. Por lo tanto, puede tener un manager que saca su dispositivo móvil y que es capaz de acceder a unos datos que necesita allí y entonces. No tenemos que preocuparnos por las mejoras, porque sabemos que Workday se encarga de ello a través de la cloud y que siempre estamos utilizando la mejor y más reciente versión del software.
Estamos viendo su uso desde el nivel de CEO hasta los ejecutivos y otros managers sénior, porque ahora tienen al alcance de la mano datos en los que confían. Si quieren datos de personas, no tienen que preguntar a RRHH, y no nos convertimos en una barrera. Se trata de algo enormemente positivo para nosotros.
Cada proyecto proporciona valiosas lecciones y momentos en los que ves la luz. ¿Hay algún consejo que podría dar a otros líderes de RRHH o de negocios que estén pensando en cambiar sus sistemas de recursos humanos?
Hay que empezar con un "por qué" muy claro. Y entonces hay que darse cuenta de que hay mucho más que la simple implementación del sistema. Workday no es solo la implementación de un sistema de RRHH; hay que pensar en el propio modelo operativo de RRHH porque evolucionará y cambiará.
Considere cómo su operación de RRHH podría o debería cambiar en paralelo con la implementación real. Esto le ayudará a justificar su negocio ante la junta directiva. Hay que tener esa justificación de negocio y hacerse responsable como equipo a nivel mundial, para entregar el valor que Workday puede ofrecerle.
Finalmente, no se apresure en la justificación de negocio. Una vez que lo haya hecho y que haya tomado la decisión correcta al elegir Workday, entonces su implementación, su aceptación y su velocidad de ejecución serán mucho más rápidas porque ha sentado las bases. "Vaya despacio para ir rápido" sería mi consejo para otros directores de recursos humanos.
Vea este vídeo para saber cómo Dimension Data puede acceder ahora a datos en tiempo real para permitir que sus clientes, managers y empleados tomen decisiones bien fundamentadas y se mantengan por delante de sus competidores.