Workday Extend nos permite abordar nuevos casos de uso mediante aplicaciones que no solo ofrecen una experiencia de usuario segura e integrada, sino que también utilizan nuestros amplios conjuntos de datos empresariales.
Vicepresidenta, Workday on Workday
Cómo sacamos partido de Workday Extend
Los engagement managers de Workday se encargan de proporcionar acceso a la información importante a los consultores y equipos de cuentas de clientes cuando empiezan un proyecto. No obstante, los procedimientos y sistemas que utilizaban antes eran relativamente complicados. Los engagement managers tenían que completar las tareas administrativas de gestión del acceso para los equipos de proyecto y las nuevas incorporaciones de una en una y en distintos sistemas, además de coordinar el intercambio de datos clave por correo electrónico. Por lo tanto, si trabajaban en distintos proyectos, podían producirse errores y retrasos.
Aplicación implementada: WoW Project Onboarding
La aplicación WoW Project Onboarding proporciona a los engagement managers un método centralizado para completar y automatizar las tareas de incorporación tradicionalmente manuales. Ahora, estos profesionales pueden incorporar nuevos miembros de equipo a los proyectos desde la aplicación de Workday y disfrutar de la conexión que Workday Extend establece automáticamente con otros sistemas (por ejemplo, Salesforce) para cumplir con su labor. Estas tareas incluyen la asignación de funciones de asesoría por proyecto y la facilitación de acceso a sitios de intercambio de datos seguro, entre otras.
La aplicación está disponible para todos los proyectos de Workday, ya sea como una tarea personalizada o como una nueva pestaña totalmente integrada en la página de información específica de cada proyecto.
Resultados y beneficios
Los engagement managers de Workday ya no se ven sobrecargados de un sinfín de tareas administrativas que consumen demasiado tiempo y aportan poco valor. Ahora, operaciones manuales como la gestión de solicitudes por correo electrónico y el uso de hojas de cálculo para garantizar una correcta incorporación a los proyectos se llevan a cabo dentro de la aplicación y, normalmente, por lotes. De esta forma se simplifica de forma considerable el proceso y se minimizan los retrasos.
La forma tradicional de usar Salesforce para actualizar la información manualmente (datos sobre los trabajadores, las incorporaciones y mucho más) aún está disponible. Sin embargo, gracias a las API de Salesforce para esas mismas tareas, ahora los engagement managers pueden comprobar los pasos que faltan y validar su estado en una ubicación central para indicar si los proyectos se han completado.
Desde que se implementó la aplicación, Workday se ha ahorrado una cantidad de tiempo equivalente a la de un empleado a tiempo completo. Entre las aplicaciones de Workday Extend que se utilizan en Workday, se encuentran una de gestión de las vacunas, mediante la que los empleados pueden entregar sus propios certificados de vacunación, y otra para aprobar las solicitudes para trabajar temporalmente en remoto.