El aeropuerto Western Sydney Airport (WSA, por sus siglas en inglés) buscaba un sistema de finanzas y RRHH que creciera con él. "Como nos encontrábamos en la fase de arranque, necesitábamos que todo estuviera listo en semanas, no en meses", explica Tom McCormack, Chief Technology Officer. "Empezamos con un modelo de información fragmentado, que estaba bien en ese momento. Sin embargo, sabíamos que teníamos que actuar con rapidez para implementar un sistema centralizado con el que tener nuestro modelo de datos bajo control".
"Como somos una empresa tan joven, nuestro activo más valioso ahora mismo es la información. Por ello, debemos mantenerla, entenderla y tenerla disponible".
Soy el tecnólogo más afortunado de Australia porque puedo diseñar con total libertad nuestro futuro. Workday se ajusta a mi mundo porque mantiene su popularidad mediante el diseño.
Chief Technology Officer
Interfaz de usuario intuitiva y ciclos de desarrollo rápidos
El WSA lanzó una solicitud rápida de solución, eligiendo empresas ERP con un alto rendimiento del modelo del Cuadrante de Gartner. Tom afirma que Workday tiene dos funcionalidades destacadas. "Obviamente, la interfaz de usuario era la primera. Es la misma simplicidad a la que la gente está acostumbrada con Google y Apple. Hace que la formación necesaria sea mínima y extremadamente fácil de asimilar por parte de la empresa".
"La segunda era su innovador roadmap y sus ciclos rápidos de desarrollo, así como la actualización semestral de mejoras y funcionalidades. Incluso si un rival tuviera una capacidad más completa, podríamos ver que, en dos o tres años, Workday superaría sus capacidades y se impulsaría en un futuro, ya que el sistema está muy bien diseñado".
"También pensamos que formar parte de la Comunidad Workday nos daría derecho a votar para conseguir un enfoque de aviación en áreas del sistema financiero".
La gran capacidad de elaboración de informes acelera la toma de decisiones
Los informes de Workday permiten que los ejecutivos del WSA comprendan mejor las operaciones y los procesos de la empresa, así como las repercusiones financieras de las decisiones que toman. "La información básica de Workday es muy buena, en términos de capacidades y tableros de mando. Se puede desglosar con suma rapidez", afirma Tom. "Antes se tardaban días en obtener respuestas. Ahora, cuando estamos en una reunión, basta con hacer tres clics para tener lista la factura. De este modo, se pueden responder preguntas, resolver problemas y tomar decisiones sobre la marcha sin complicaciones".
Los principios de la arquitectura de Workday relativos a la organización de los datos son eficaces y únicos.
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Un sistema de finanzas que puede cambiar con la empresa
Workday ofrece al WSA la posibilidad de actualizar los planes contables para adaptarlos a la empresa a medida que esta cambia y crece. "Empezamos de forma sencilla, como una pequeña empresa. Después, hemos pasado a ser una empresa de diseño y construcción, y nuestro destino final será convertirnos en un operador de aeropuertos", explica Tom.
"Por ello, esa capacidad de cambiar de dirección, en términos del plan contable y la jerarquía de ese plan en el futuro, realmente nos tranquiliza. Hicimos un gran trabajo para saber qué hacer cuando se cambia considerablemente un plan contable: uno, es fácil de hacer; y dos, es infalible en términos de nuestra capacidad para informar tanto de manera histórica como de prever el futuro".
El WSA también está a punto de implementar la aplicación de planificación empresarial de Workday, Workday Adaptive Planning. "Empezaremos despacio, es decir, la utilizaremos solo para los procesos de elaboración de presupuestos cíclicos. Aunque vemos que se expande muy rápido hacia los ingresos, el desarrollo de rutas aéreas y la previsión de pasajeros".
Como Workday Human Capital Management comenzó a funcionar antes de la pandemia, no perdimos ni un solo día de productividad.
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Nuevos insights, análisis más detallados y reacciones más rápidas
Durante la pandemia, el WSA pudo desarrollarse virtualmente y tuvo una implementación remota que no causó problemas. "Con las finanzas, los RRHH y todo el ciclo de vida del aprovisionamiento funcionando en la plataforma de Workday, su implementación ha sido un hito importante en cuanto a la madurez de nuestra empresa", afirma Tom. "El hecho de que cubriera tantas áreas de nuestra capacidad corporativa significaba que teníamos toda la información dentro de esas funcionalidades de manera ordenada y que podía recuperarse.
"Tomemos un ejemplo sencillo como el análisis de tendencias contra los gastos. Antes, no veía la información correctamente. A veces veía las tendencias dos meses después del evento. Ahora, mis compañeros de finanzas y yo podemos identificarlas en cuestión de días o semanas. Por tanto, podemos tomar decisiones más rápidas, reaccionar con celeridad a las nuevas circunstancias y mantener la cadencia frente a nuestra dotación de costes".