Tras la reciente fusión entre Tieto y EVRY, el equipo de RRHH de la empresa ampliada estaba utilizando sistemas Core de RRHH, soluciones de reclutamiento, portales y workflows diferentes. Esto afectaba a la capacidad para gestionar una fuerza laboral de 24 000 personas de orígenes diversos, con diferentes maneras de trabajar y distintas culturas empresariales. Suponía un obstáculo para lograr una mayor agilidad empresarial y una ventaja de escala que eran esenciales para el éxito de la empresa recién creada.
Un Core de datos unificado y mejora de la agilidad empresarial
Según Matthew Hanwell, Head of HR Technology de TietoEVRY: "Sobre todo, teníamos cuatro objetivos. Para empezar, buscábamos un único sistema común de RRHH que nos permitiera operar con eficacia como una sola empresa. En segundo lugar, necesitábamos procesos comunes globales, una toma de decisiones óptima y correcta, workflows y aprobaciones. En tercer lugar, un proceso eficaz de reclutamiento de graduados nórdicos. Y, por supuesto, queríamos que los insights y los datos estuvieran disponibles para los mánagers. Hemos conseguido todos estos objetivos y más".
Workday se había implementado con éxito en la empresa Tieto antes de la fusión, por lo que el equipo de gestión del cambio sabía que podía basarse en ello y ofrecer una fuente unificada de información sobre el personal y la implementación rápida necesaria. El equipo confiaba en poder impartir la formación a los antiguos empleados de EVRY en los plazos ajustados requeridos.
El 96 % de los mánagers que vienen de xEVRY accedieron a Workday en el primer mes, a pesar de que era temporada alta de vacaciones en los países nórdicos.
Head of HR Technology
La implementación se llevó a cabo en tan solo cinco meses a pesar de la COVID-19
La formación y la comunicación durante la implementación se complicó debido a que más de la mitad de la fuerza laboral estaba ya familiarizada con Workday, mientras que la otra mitad no lo había visto nunca. Era importante conseguir un equilibrio adecuado para ambos grupos. Además, ambas empresas tenían distintos historiales en su enfoque de los sistemas. La pandemia hizo que el proyecto de distribución tuviera que ser completamente remoto, lo que requirió un enfoque diferente con una mayor atención personal de quienes estaban involucrados. A pesar de estos retos y de la gran escala de la operación, se cumplió el apretado calendario de implementación de cinco meses, seguido de un periodo de estabilización para garantizar que los beneficios de la sinergia de la tecnología optimizada se pudieran seguir, entender y maximizar.
Vimos, literalmente, a miles de personas iniciar sesión y completar sus tareas con éxito el primer día.
Head of HR Technology
La obtención del apoyo de los principales grupos interesados
En general, Workday ha ayudado a la recién fusionada TietoEVRY a unir fuerzas. Los mánagers han conseguido un acceso a sus equipos óptimo y eficaz, lo que permite unas transacciones y un servicio eficientes. Otras partes interesadas, como el equipo de finanzas, ahora reciben datos de una fuente común. Se han implementado un gobierno y uno controles comunes como, por ejemplo, aprobaciones y workflows como aprobaciones de petición de puesto. Además, tener un sistema común significa que podemos reaccionar mejor y con rapidez al entorno cambiante cuando sea necesario.
Si bien el headcount creció un 66 % tras la fusión, no hemos necesitado aumentar el equipo de soporte global de Workday.
Head of HR Technology
El surgimiento de TietoEVRY como una única empresa
La puesta en marcha de Workday en toda la empresa supuso un paso fundamental para fusionar TietoEVRY como una entidad totalmente integrada. Hasta ese momento, la empresa había existido más en la teoría que en la práctica, es decir, en organigramas y presentaciones de PowerPoint. La puesta en marcha representó la primera vez que el personal podía ver a qué lugar de la empresa pertenecía, quiénes eran sus compañeros de equipo y a quién rendían cuentas. Asimismo, los mánagers podían ver la información de su personal independientemente de su origen. En general, como resultado, TietoEVRY puede prosperar como una empresa unificada con una visión consolidada de su personal.