TalkTalk, como podrá imaginar, se dedica íntegramente a la comunicación. Como una de las principales empresas de telecomunicaciones del Reino Unido, ha evolucionado mediante una combinación de crecimiento orgánico y adquisiciones desde la desinversión de Carphone Warehouse en 2010. A medida que la empresa crecía, TalkTalk quería maneras mejores, más rápidas y más eficaces de comunicarse con sus empleados y crear una mejor experiencia en el lugar de trabajo. Pero, antes de implementar Workday, la anticuada tecnología de RRHH de la empresa se interponía en el camino.
Workday es la única fuente de información con la que contamos para todo lo que tenga que ver con nuestro personal.
Director of HR Operations and Resourcing
"Teníamos un sistema antiguo con funcionalidades limitadas y poca capacidad de autoservicio para los mánagers o los compañeros de trabajo", afirma Kathryn Heywood, Director of HR Operations and Resourcing de TalkTalk. La empresa tenía que lidiar con un sistema anticuado para el seguimiento del reclutamiento, que era, además, un componente esencial de su negocio. Los empleados tenían que realizar varios procesos manuales para llevar a cabo incluso las tareas de RRHH más rutinarias, mientras los mánagers tenían una visibilidad deficiente de la empresa.
"Nuestro objetivo era crear para nuestros mánagers y empleados una experiencia al nivel de la que ofrecemos al consumidor. Queríamos hacer aún más operativos nuestros servicios compartidos ofreciéndoles la tecnología más avanzada para transformar su forma de pensar en los RRHH".
TalkTalk recurrió a Workday por su sistema común y su visión única del negocio. "Workday tiene toda la funcionalidad que RRHH necesita en un solo sistema. Se puede implementar de una sola vez y no hace falta adoptar un enfoque gradual, si es lo que se prefiere", comenta Heywood.
"Está muy enfocado en el usuario final. Eso era lo que tratábamos de crear para nuestros compañeros de trabajo y nuestros mánagers, una gran experiencia de usuario, y Workday nos ha permitido hacerlo posible", comenta. "Asimismo, nos ayudó a gestionar el reclutamiento a través del sistema de RRHH, que antes era un sistema independiente, de modo que nos proporcionó un único sistema para todo".
TalkTalk decidió llevar a cabo una gran implementación, aplicando Workday Human Capital Management, Workday Recruiting, Workday Benefits, Workday Compensation, Workday Absence Management, Workday Time Tracking y Workday Talent Management simultáneamente en 2500 trabajadores en 6 meses y creando 13 integraciones a sistemas externos, incluida una integración en ADP, el sistema de nómina de la empresa.
Adopción en tiempo récord
No tardamos en ver los primeros resultados positivos con Workday. Al cabo de un mes, el 90 % del personal se habían conectado al sistema. Aquello no tenía precedentes. En tres meses, las solicitudes al centro de servicios compartidos disminuyeron. Los mánagers podían acceder directamente a la información que necesitaban y los empleados encontraban lo que necesitaban a través de la sencilla interfaz de Workday.
Como resultado, la función de RRHH de TalkTalk se ha vuelto más estratégica y ágil. Antes de Workday, el equipo de RRHH era transaccional, con multitud de procesos manuales e ineficaz. Ahora, este departamento dedica entre el 65 y el 70 % de su tiempo a desarrollar una estrategia. Implementa y refuerza los centros de excelencia, liderando la gestión del talento, los recursos, las recompensas y el cambio. "La tecnología de Workday nos ha ayudado a tener libertad para ser proactivos y centrarnos en el futuro, así como a abordar aspectos interesantes como la cultura, los comportamientos y la creación de un gran lugar de trabajo", afirma Heywood.
El equipo sénior de gestión adoptó rápidamente Workday. "Nuestro CEO y el equipo ejecutivo lo acogieron con facilidad", comenta. "En el momento en que salimos al mercado, se produjeron movimientos a nivel ejecutivo, y nuestro CEO gestionó todos esos movimientos en Workday y después escribió un blog sobre ello. Este nivel de implicación ayudó a implicar a otros mánagers sénior desde el principio".
La integración en ADP también fue un éxito, recuerda. "Workday es la única fuente de información con la que contamos para el software de nóminas ADP. Conseguimos sistemáticamente una precisión del 99,9 %, y también hemos logrado una precisión del 100 %".
Con la implementación de Workday, TalkTalk pasó de siete sistemas de RRHH diferentes a solo dos: Workday y el software de nóminas ADP. Las herramientas para gestionar el tiempo, las vacaciones de los empleados, las compensaciones, los beneficios y las nóminas están ahora en un solo sitio, creando una única fuente fiable para todos los datos y eliminando montones de formularios y hojas de cálculo.
"Ahora estoy segura de que tenemos datos precisos", subraya Heywood. "Si vemos que nuestra rotación es del 20 % en un área de la empresa, nos fiamos de los datos. Workday es la única fuente de información para todo lo relacionado con nuestro personal".
Cambiar al ritmo de la empresa
Heywood considera que las actualizaciones periódicas de Workday aportan ventajas y que permiten a TalkTalk configurar Workday según sus necesidades empresariales. "Siempre desarrollamos el sistema en paralelo con las actualizaciones que Workday hace del producto, pero también las ajustamos para que se adapten a nuestro negocio", dice. "Workday es un sistema que evoluciona y mejora continuamente nuestro negocio".
En cuanto a la experiencia de los empleados, Heywood señala: "Algunos empleados nos han comentado lo fácil que es trasladar a alguien de un equipo a otro. También dicen que es genial poder ver todo lo relacionado con un equipo en un mismo sitio. Pueden ver el historial de pagos, la compensación, las evaluaciones de desempeño, los perfiles de LinkedIn, las skills y capacidades, el historial de asistencia y el historial de bonificaciones, entre otros aspectos. Es fácil poder ver y hacer todo en un mismo sitio".
Un sistema de RRHH para todos
Como mánager, Heywood confía en Workday a diario. "La verdad es que lo uso para todo", dice. "Me meto en él todos los días para comprobar las vacaciones, reclutar a nuevos trabajadores en los equipos, mover al personal, buscar personas o hacer pagos adicionales a los empleados si quiero. Asimismo, utilizo los tableros de mando para saber dónde está todo y consultar las tendencias. Utilizo Workday para entender nuestros datos y preparar métricas para la empresa".
Continúa diciendo: "Workday es un sistema de última generación. Si se aprovecha todo su potencial, puede transformar las experiencias de los compañeros de trabajo y los mánagers. Dentro del trabajo, ofrece a los empleados la experiencia propia del consumidor que obtendrían fuera del trabajo para todo lo que tiene que ver con el personal".
Echando la vista atrás, estaba claro que conseguir la aceptación de Workday por parte de toda la empresa era de vital importancia. No debía verse como un proyecto o solución más de RRHH, sino como un sistema que respaldaría a la empresa. "Hay una diferencia clave", afirma Heywood. "Implementamos Workday como un sistema para que la empresa llevara a cabo las cuestiones de personal, no como un sistema de RRHH para RRHH".
Nigel Sullivan, Group HR Director de TalkTalk, resume la huella que ha dejado Workday. "Workday ha tenido un efecto transformador en nuestra forma de gestionar al personal en TalkTalk. A veces describo lo que hemos hecho como 'empoderar a nuestros empleados para que tomen las riendas de sus propias carreras profesionales'. RRHH no tiene un derecho divino para ser el guardián de todos los datos del personal, como suele ocurrir en un entorno de gestión de RRHH tradicional", afirma. "Con Workday, nuestro personal tiene acceso directo y permanente a su información, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Ellos y sus mánagers ahora tienen libertad para actuar en un entorno tecnológico que describimos como "propio del consumidor". Workday nos ha ayudado a liberar recursos para que el equipo de RRHH pueda hacer una aportación más estratégica al resto de la empresa".