Rubrik, un proveedor global de soluciones de gestión y protección de datos cloud, crece rápidamente: en cuatro años, aumentó su fuerza laboral vertiginosamente hasta alcanzar los 1500 empleados. La empresa ha implementado Workday Human Capital Management (HCM) para mejorar la experiencia del empleado, ofrecer una mayor visibilidad organizativa a los ejecutivos y aliviar la carga de RRHH a la hora de proporcionar servicios e informes al empleado.
Antes de la llegada de Workday, la planificación se realizaba de forma manual y obstaculizaba la agilidad organizacional, característica fundamental para tener éxito. La empresa seguía planificando las estrategias mediante hojas de cálculo y aquello daba lugar a datos fragmentados y deficiencias en la colaboración que minaban la capacidad de planificar o gestionar activamente la expansión.
Al principio, Rubrik implementó Workday Adaptive Planning solo para la planificación financiera. Sin embargo, tras comprobar que la aplicación había contribuido a reducir los cierres trimestrales de tres meses a solo siete días, la empresa amplió el alcance de Workday Adaptive Planning para gestionar los datos de la planificación de la demanda, las ventas y la fuerza laboral.
Al hacerlo, conseguimos desbloquear oportunidades para mejorar el desempeño y la colaboración transversal. Con una nueva base de planificación que utiliza datos coherentes y en tiempo real, Rubrik buscó acelerar los procesos de planificación aún más al desarrollar integraciones de terceros con Workday Adaptive Planning.
Esto permitió una automatizar más la planificación de las finanzas, las ventas, la demanda, la fuerza laboral y TI. Ahora, los equipos de Rubrik producen una cuenta de resultados y un balance completo que incorpora datos nuevos todos los trimestres. De esta forma, se garantiza la realización de revisiones sistemáticas del negocio todos los trimestres, algo que antes se hacía esporádicamente. La planificación se ha vuelto más eficaz y precisa, y ha cumplido con la meta del CFO de completar los cierres en tres días.
Con la agilidad y la visibilidad renovadas en toda la organización, Rubrik puede ser más sensible a las tendencias del mercado y tomar decisiones más rápidamente gracias a los informes de gestión actualizados y los analytics personalizados.
Retos
Datos no válidos que obstaculizaban la toma de decisiones
Al no poder confiar en los datos que se usaban en los informes financieros periódicos y la planificación operativa anual, el equipo de líderes no se sentía cómodo tomando decisiones importantes o elaborando informes para el consejo de administración.
Hojas de cálculo que impedían planificar la fuerza laboral
Debido a su rápido ritmo de crecimiento y dado que el personal es uno de los mayores gastos para las empresas de software, Rubrik necesitaba métodos más precisos y eficaces que las hojas de cálculo para hacer un seguimiento del crecimiento y planificar los gastos de la fuerza laboral en tiempo real.
Dificultad para determinar los territorios
Cuando se usaban hojas de cálculo, recopilar un conjunto de datos grande y multidimensional para filtrarlo de distintas formas y llegar finalmente a los territorios era demasiado complicado y era difícil visualizar el proceso.
Falta de integridad en los datos que limitaba la visibilidad del inventario
La planificación de la demanda de Rubrik y la gestión de los costes de los envíos de hardware de terceros se vieron comprometidas por los problemas de control de las versiones, derivados de la imprecisión de las hojas de cálculo. Todo ello impidió confirmar las dimensiones de esas pérdidas.
Creo que implementar Workday Adaptive Planning ha sido un paso importante para nuestra empresa. La automatización de la planificación de forma generalizada sienta las bases del crecimiento.
Vicepresidente de IT Business Applications
Resultados
Automatización de los datos activos para proporcionar agilidad organizacional
Workday proporciona acceso protegido a los datos en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar, y eso permite a Rubrik hacer planificaciones de toda la empresa mediante la colaboración entre distintos equipos: desde el departamento de finanzas hasta el de producto. El proceso de informes trimestral ha ganado en eficacia y precisión, permitiendo al equipo de finanzas realizar las reuniones de revisión trimestrales y cumplir con el cierre en tres días requerido por el CFO.
La visualización de los datos se alinea con los requisitos de la fuerza laboral para crecer
Al centralizar la planificación de gastos de la fuerza laboral en Workday, Rubrik puede planificar y realizar previsiones por headcount y de contratación futura, incluyendo los desplazamientos y los gastos, los cálculos de bonus y el incremento de los méritos en función de las necesidades de expansión. Gracias a la elaboración de informes detallados, Rubrik obtiene insights más profundos acerca de los gastos por centro de costes, cuenta e, incluso, asignación de la instalación.
Diseño intuitivo de los territorios
Con la disposición visual de los datos en el tablero de mando de Workday Adaptive Planning, lo que antes era una maraña de regiones en una hoja de cálculo se ha convertido en un mapa geográfico de estilo "heat map". En este mapa, se pueden visualizar los territorios junto con las jerarquías geográficas hasta llegar a los códigos postales y diseccionar esos datos en función de atributos adicionales como el TAM (mercado objetivo total de un territorio). La posibilidad de realizar análisis hipotéticos permite que el equipo de operaciones de venta traslade cuentas entre los diferentes territorios y que compruebe inmediatamente la repercusión.
La planificación de la demanda altamente visible reduce los costes del inventario
Ahora, el equipo de operaciones controla en tiempo real los niveles del inventario y los costes, mientras que las previsiones mensuales, trimestrales y anuales para la planificación de la demanda y el inventario refuerzan las decisiones ejecutivas.