El condado de Pierce (Pierce County), donde se encuentran el monte Rainier y el estrecho de Puget, es una de las ubicaciones más icónicas del estado de Washington, con un total de 4662 kilómetros cuadrados desde la cordillera de las Cascadas hasta el océano Pacífico. Su belleza natural y su humilde economía alimentan la entrega de quienes trabajan para el condado.
Con varias empresas incluidas en Fortune 100, uno de los puertos más importantes del noroeste del país y la base militar más grande de la Costa Oeste, la administración de Pierce County ofrece centenares de servicios esenciales: desde el gobierno del condado y la seguridad y la justicia públicas hasta el desarrollo económico y la gestión de los parques naturales. Al personal del condado le encanta apoyar a la comunidad local promoviendo una economía fuerte y preservando la belleza natural de la región.
El objetivo de la administración de Pierce County es ofrecer unos servicios tecnológicos gubernamentales centrados en los usuarios para que la vida en el condado sea más agradable. El organismo persigue la excelencia tecnológica, la eficiencia y la rentabilidad.
Esa es la razón por la que Pierce County apostó por Workday para optimizar la forma en que se ofrecen los servicios de nómina, prestaciones y gestión de control de tiempos.
No solo nos impresionó el calendario de actualizaciones, sino que nos beneficiamos de las experiencias de otros clientes de Workday con la misma versión actualizada.
Director of Budget and Finance
Visión a largo plazo
Con más de 3000 empleados, Pierce County debe hacer frente a muchas de las necesidades y los retos de cualquier gran empresa. Al mismo tiempo, los indicadores de negocio y las necesidades de RRHH de los 27 departamentos del condado son muy diferentes.
Antes, el organismo ejecutaba su sistema de RRHH en sistema basado en mainframe legacy combinándolo con hojas de cálculo electrónicas y procesos de registro manuales y en papel para la gestión de control de tiempos. El antiguo sistema requería mucho trabajo manual y a menudo daba lugar a entradas de datos redundantes y controles duplicados. Obtener información en tiempo real era complicado para los mánagers y directores de toda la institución.
El condado realizó un análisis de viabilidad y determinó que lo mejor sería sustituir el sistema basado en mainframe. El equipo encargado del proyecto hizo una lista con los requisitos, lanzó una solicitud de propuestas y evaluó a todos los posibles proveedores. Al evaluar las alternativas, el equipo buscaba un sistema capaz de reducir los costes, impulsar la productividad, mejorar la prestación de servicios, y disminuir el consumo de papel y electricidad. En resumidas cuentas, Pierce County necesitaba un sistema diseñado para durar.
"Teníamos un sistema antiguo basado en un ordenador central y la costumbre de conservar los sistemas durante mucho tiempo", confiesa Larry Gezelius, mánager de IT Software Development. "Cuando empezamos a buscar una alternativa para sustituirlo, teníamos claro que queríamos una solución que pudiésemos usar durante otros 15 o 20 años".
El equipo confiaba en que el sistema Software-as-a-Service (SaaS) de Workday era una solución que serviría al condado durante mucho tiempo. Workday ofrece un solo sistema unificado para todas las entradas de datos relacionados con RRHH, nómina, prestaciones y horarios. Con este enfoque, el condado puede optimizar sus prácticas institucionales, reducir el número de integraciones, y facilitar herramientas de autoservicio a sus mánagers y empleados. Como servicio basado en tecnología cloud, Workday tiene un coste de propiedad considerablemente inferior al del sistema legacy. "Con Workday, no hemos hecho más que dar comienzo a una larga tendencia tecnológica", afirma Gezelius. "Muchos de nuestros sistemas están llegando al final de su vida útil y, cuando eso pase, solo tendremos que hacer otro cambio".
Ahorrar costes e impulsar la productividad
Los antiguos procesos de la administración de Pierce County estaban plagados de papel, entradas de datos redundantes y sistemas de gestión del control de tiempos duplicados. Con la unificación de Workday Human Capital Management (HCM), Workday Payroll y Workday Time Tracking, los mánagers y el personal disfruta de más control y visibilidad de los procesos diarios, y el organismo puede sustituir las tarjetas de fichaje por el autoservicio para el empleado para ahorrar tiempo y papel.
Pierce County estima que el condado conseguirá ahorrar, como mínimo, 100 000 $ al año con Workday.
Workday no solo mejora de forma considerable la productividad, sino que elimina muchos de los costes que suele implicar el software on-premise, incluidos el soporte de recuperación, las copias de seguridad y las actualizaciones.
"Con Workday, no tuvimos que reconstruir la infraestructura para ejecutar el sistema", explica Gezelius. "De haber tenido que hacerlo, habríamos tardado unos tres meses solo en organizar el entorno antes de probarlo, formar a los empleados en su uso o empezar a utilizarlo".
Al elegir Workday, la administración del condado evitó gastar tiempo y una cantidad considerable de dinero en actualizar el sistema legacy. "No solo nos impresionó el calendario de actualizaciones, sino que nos beneficiamos de las experiencias de otros clientes de Workday con la misma versión actualizada", explica Gary Robinson, Director of Budget and Finance.
Beneficios de una solución unificada
Con la solución unificada de Workday, Pierce County puede controlar y gestionar con flexibilidad las nóminas y las prestaciones, algo que el sistema de nómina anterior no podía ofrecer.
"En el caso de Workday Payroll, no dejan de impresionarnos su moderna arquitectura, la elegancia de su interfaz de usuario y lo fáciles de usar que son sus funcionalidades de autoservicio para el empleado", asegura Robinson. "Con Workday, por ejemplo, los empleados del condado pueden inscribirse para prestaciones por sí mismos y ver cómo esas deducciones se reflejan automáticamente en sus nóminas".
Cuando se presentó el sistema ante los empleados de finanzas y RRHH que gestionan las nóminas y prestaciones, el grupo quedó asombrado con la capacidad de Workday para automatizar muchas tareas administrativas y liberar al personal para que se pueda centrar en actividades importantes como el análisis de los datos.
Durante la demo de Workday Payroll, había unos 50 usuarios en la sala y, en cuanto vieron la interfaz, todos se ilusionaron con el cambio.
En la administración de Pierce County, están ansiosos por sacar partido de las funcionalidades de analytics de Workday. El proceso de generación de informes desde sus soluciones legacy no era intuitivo ni estaba integrado, por lo que el potencial de los analytics interactivos de Workday resultó evidente desde el principio del proceso de selección. Los usuarios están deseando disfrutar de informes en profundidad que les permitan llegar al fondo de las cuestiones de forma rápida y sin esfuerzo.
Seguridad y cumplimiento normativo sin preocupaciones
Aunque el equipo de Pierce County estaba buscando una aplicación moderna, las funcionalidades de seguridad y cumplimiento normativo de Workday se estudiaron en detalle. La administración local tiene unos requisitos estrictos en cuanto a seguridad y gestionar los registros públicos puede suponer un reto, pero Workday tenía todas las respuestas.
"Nos hacíamos todas las preguntas que suelen surgir cuando se habla de proveedores de servicios cloud", admite Gezelius. "¿Son seguras sus soluciones? ¿Estarán disponibles para nosotros de verdad? ¿Será el camino adecuado para mejorar el desempeño? Workday respondía satisfactoriamente a todas esas dudas".
Mejora del servicio público
Robinson cree que Workday ofrece la combinación perfecta de estandarización y configurabilidad que necesita la administración del condado. "No solo queríamos cumplir con nuestros requisitos, sino conseguirlo sin necesidad de personalizar el sistema", explica. "Consideramos que implementar Workday es como adoptar un nuevo proceso de gestión estándar".
"Estamos trabajando para maximizar la estandarización, pero, debido a la diversidad de departamentos que conforman el gobierno del condado, sabemos que nuestras prácticas son distintas a las de otras entidades no gubernamentales", confiesa Robinson. "Con Workday, hemos empezado a disfrutar de la estandarización, pero también hemos podido configurar el sistema para que satisfaga nuestras necesidades particulares".
¿Qué conclusión saca Robinson de todo esto? Que la población podrá ver los beneficios de inmediato, ya que los empleados del condado tendrán tiempo para centrarse en servicios clave en lugar de dedicarse a tareas administrativas.
Él prevé que el equipo de gobierno de Pierce County podrá responder mucho mejor antes sus votantes porque ahora, gracias a Workday, el personal puede volcarse aún más en atenderlos.