Galletas Oreo. Galletas saladas Ritz. Chocolates Cadbury. Estos snacks se pueden encontrar en las despensas de muchos hogares en más de 150 países. Son marcas mucho más conocidas que su fabricante: Mondelēz International, una empresa valorada en 29 mil millones de dólares que figura en la lista Fortune 500 y que surgió como filial de Kraft Foods.
Aaron Colley, responsable de tecnología Workday y arquitecto de soluciones de RRHH en Mondelēz International, es parte de un equipo de cinco personas a cargo del sistema HRIS de la empresa. También se ocupan de más de 90 integraciones automatizadas, en su mayoría de salida, con otros sistemas de todo el mundo, entre ellas 25 dedicadas al proceso de nómina. "Hace unos años, antes de implementar Workday, usábamos un sistema HRIS alojado internamente suministrado por un proveedor de ERP, y evitábamos el uso de middleware para simplificar las integraciones todo lo posible", explica Colley. "Muchas de nuestras integraciones requerían transferencias convencionales de archivos sin formato cifrados. Las emulamos en Workday para facilitar la migración de integraciones ajenas a nómina durante nuestra implementación y para reducir riesgos de disrupción de la puesta en marcha".
Sistemas de nómina: las integraciones más difíciles
Las integraciones ajenas a nómina comparten datos de Workday con una serie de sistemas que gestionan aspectos de identidad, viajes (reservas y gastos), entradas y salidas en las fábricas y ventas en Norteamérica. "También enviamos datos a sistemas de reclutamiento, a un sistema de gestión de residentes en otros países, a uno de gestión de acciones y participaciones, y a muchos otros", añade Colley. "Pero lo más difícil fue la migración de nuestras integraciones de nómina. Antes teníamos bastantes más sistemas de nómina que ahora. Pedimos ayuda de Deloitte, nuestro partner de implementación de Workday, y el equipo respondió estupendamente".
La interfaz de integraciones de Workday nos permite realizar cambios importantes relativos a los empleados, en periodos de pago específicos.
Workday Technology Lead, HR Solution Architect
Deloitte tenía un experto en Workday Payroll Effective Change Interface (PECI), una integración de pila completa que mejora la visibilidad de los intercambios de datos de nómina entre Workday y sistemas de terceros, especialmente los cambios de estado durante los periodos de pago. "Aunque Deloitte hizo todo el trabajo relacionado con las integraciones de nómina, seguimos de cerca su labor y, al final de la fase de implementación, aprendimos cómo crear y gestionar las integraciones nosotros mismos", dice Colley. "Esto ha garantizado las actualizaciones oportunas en sistemas de nómina dependientes y contribuye a una mayor agilidad organizacional en todo el mundo".
Colley y su equipo utilizan cada vez más integraciones basadas en API, posibilitadas por las herramientas de Workday Integration Cloud. Prefiere este enfoque de integración a las transferencias de archivos por lotes para exportaciones e importaciones de datos. Cree que las integraciones de API son una experiencia totalmente distinta. "Con las transferencias tradicionales, nos encargamos de la mayor parte del trabajo: creamos, transformamos y enviamos los datos a quien vaya a utilizarlos", explica. "Con las integraciones de API, abrimos la puerta a nuestros datos de Workday —de manera totalmente segura y privilegiada— y permitimos el acceso de los usuarios a datos específicos. Los usuarios toman los datos, los cambian y los cargan como quieren".
La seguridad integrada garantiza la privacidad de los datos
Colley recalca que, aunque las integraciones de API de Workday pueden capacitar un modelo dinámico de suscripción de autoservicio para sistemas conectados, su equipo mantiene un estricto control de los datos en todo momento. Atribuye esa capacidad al modelo de seguridad que es parte esencial de Workday, el system of record (SoR) de la empresa. "Trabajamos con datos confidenciales, que permiten identificar a las personas, por eso debemos proteger lo que pueden ver otros", dice. "Workday nos ayuda a hacerlo. Además, su automatización asegura que las actualizaciones y los informes proceden de una sola fuente, en lugar de estar en muchos sitios que podrían tener diferentes niveles de seguridad y posibles vulnerabilidades".
Tener una sola fuente de información favorece a la empresa, porque garantiza la integridad y la coherencia de todos los informes, en lugar de tener que elaborarlos recurriendo a distintas fuentes de información.
Workday Technology Lead, HR Solution Architect
Las ventajas de las integraciones basadas en API son muchas, en opinión de Colley. "En primer lugar, la implementación es mucho más sencilla y rápida. Con las integraciones de archivos sin formato podemos tardar hasta ocho semanas, mientras que las basadas en API pueden hacerse en tan solo dos semanas: eso representa una gran mejora de la eficiencia para nosotros, como equipo", puntualiza. "En segundo lugar, los datos circulan mucho más rápido y pueden basarse en eventos, de modo que los sistemas conectados pueden utilizar nuestros datos y poner en marcha sus procesos de gestión antes".
Como ejemplo, Colley menciona el sistema de gestión de identidad, que ahora utiliza una sola transferencia diaria de archivos desde Workday. "Esto significa que un mánager puede obtener los datos de identidad de un nuevo contratado en un plazo de 24 a 48 horas", dice. "Sería genial ponerlo en marcha antes, obtener una respuesta y conseguir que los empleados entren en acción rápidamente. Muchas de nuestras integraciones legacy de archivos sin formato pueden beneficiarse de un modelo de API mejorado. Nuestros procesos pueden ejecutarse de manera más rápida y dinámica, y eso puede mejorar la agilidad operativa".
Reducir el número de errores es una tercera ventaja importante de las integraciones basadas en API, según Colley. También cree que los conectores predefinidos de Workday son valiosos. "Si se producen errores en nuestras integraciones, tenemos que investigar el problema y resolver su causa, y luego volver a enviar los datos correctos", dice. "Pero con nuestras integraciones basadas en API, los errores son mínimos y así ahorramos tiempo. Y en el modelo de conectores predefinidos, si los sistemas conectados quieren una mejora, son sus propietarios quienes tienen que hacerse cargo, y eso también nos ahorra tiempo".
Adiós a las barreras tecnológicas, bienvenida a las nuevas adquisiciones
Con el ahorro de tiempo y las eficiencias que han aportado a su equipo las integraciones de API de Workday, Colley contempla nuevos desarrollos y migraciones de integraciones legacy a modelos basados en API. "Al compartir los datos de Workday de manera segura y más dinámica en tiempo real con sistemas conectados, eliminamos barreras tecnológicas", dice. "También mejorará nuestra agilidad".
En próximas adquisiciones, utilizaremos Workday para asignar automáticamente a los nuevos empleados sus organizaciones y estructuras de informes adecuadas, en lugar de tardar semanas en hacerlo manualmente.
Workday Technology Lead, HR Solution Architect
Además, Colley considera las integraciones basadas en API de Workday como un medio para facilitar futuras fusiones y adquisiciones. Actualmente su equipo trabaja en tareas relacionadas con la adquisición de una importante panificadora europea. Su trabajo es vital: deben incorporar a más de 5 800 empleados de más de 30 países y asegurar la estructura organizacional adecuada y la correspondiente jerarquía de aprobadores. "Hacer esas tareas de forma manual sería muy engorroso y se tardarían meses. Pero con la integraciones de API de Workday y la automatización resultante, podemos reducirlo a semanas", concluye Colley. "Puede que no logremos la máxima eficiencia en esta adquisición, ya que aún tenemos que crear nuestro modelo, pero la lograremos en adquisiciones futuras".