"La simplicidad lleva a la ejecución".
Según Mike McNamara, CEO de uno de los mayores fabricantes por contrato del mundo, esta frase resume la razón por la que Flex eligió Workday.
Con una fuerza laboral que ronda los 200 000 empleados y operaciones en 30 países, Flex adora la simplicidad. La empresa es líder mundial en servicios de diseño, fabricación, distribución y posventa para cientos de empresas tecnológicas de rápida evolución, por lo que necesita sistemas simples y eficientes para mantener el ritmo.
"Trabajamos en un entorno mundial altamente competitivo", afirma McNamara. "Debemos poder redistribuir el personal y las actividades cuando haga falta, así como trasladar la producción de una parte del mundo a la otra a medida que cambien el mercado y la moneda en todo el mundo. Además, si surgen nuevas tecnologías, tenemos que asegurarnos de contar con las tecnologías de fabricación pertinentes para esos nuevos productos según vayan apareciendo", sigue.
"En mi opinión, uno de los principales retos de un CEO es seguir siendo relevante de forma continua a medida que cambian los ciclos de vida de los productos y el mundo, y que se producen otros retos competitivos. Creo que la piedra angular para seguir siendo relevante es la gestión de grandes talentos", afirma.
No obstante, la situación en la que se encontraba Flex, tras un ciclo de adquisiciones de 10 años que dejó a la empresa con 80 sistemas de RRHH diferentes en todo el mundo, no era precisamente simple.
Según McNamara: "Era caro, estaba fragmentado y no era escalable. Con un sistema así, no se puede conseguir coherencia en la gestión de la fuerza laboral y de la cultura".
Adoptar el entorno cloud
Así pues, la empresa comenzó a buscar un solo sistema que pudiera reunir a sus empleados de RRHH a nivel mundial, así como ofrecer una forma más cohesionada y estratégica de gestionar su gran fuerza laboral.
El enfoque de software como servicio (SaaS) que ofrece Workday encajaba de forma natural con Flex. Dado que los sistemas de RRHH residen en el entorno cloud, no es necesario desarrollar tecnologías internas a gran escala, con los consiguientes y costosos servicios de consultoría, personalización y configuración (y de actualizaciones periódicas).
"En Flex, queremos que las cosas sigan siendo lo más sencillas posible", afirma Dave Smoley, Chief Information Officer de la empresa. "Queremos gastar lo menos posible en la implementación, en la puesta en marcha de los sistemas nuevos, y tenemos que ser capaces de escalar hacia arriba y hacia abajo, añadiendo funcionalidades y capacidades según lo necesitemos. Con el SaaS, podemos conseguirlo".
Continúa: "Con la implementación de software tradicional, se gastan millones por adelantado, por lo que se intenta mantenerlo el máximo tiempo posible. [Los proveedores tradicionales] quieren que compres más, que gastes más, que hagas las cosas más complicadas. Todo el personal y todo el hardware son internos".
"Sin embargo, Workday quiere que las cosas sigan siendo lo más sencillas posible. Quiere ofrecer un servicio que sea fácil de utilizar y ese enfoque se alinea con el objetivo de Flex de mantener la simplicidad", comenta.
Obtener la visión global
El equipo de Flex sabía que el autoservicio para mánagers y empleados sería crucial para crear el sistema de RRHH mundial que la empresa necesitaba. El equipo de RRHH debía liberarse del trabajo transaccional laborioso que realizaba manualmente. Una vez más, Workday tenía la respuesta.
La interfaz de usuario increíblemente intuitiva de Workday facilita a los empleados de Flex la gestión de sus propios datos. Los mánagers tienen una visión precisa de sus empleados, de lo que cuestan y del trabajo que realizan; asimismo, los empleados pueden realizar sus propias actualizaciones rutinarias fácilmente. Con el enfoque basado en tecnología cloud de Workday, la información está disponible en cualquier momento y lugar, tanto para los mánagers como para los empleados.
Según McNamara: "Una de las cosas que más nos gustó de Workday fue la interfaz de usuario. En parte, nuestro objetivo con la búsqueda del nuevo sistema era conseguir que los empleados se implicaran en el proceso. Como hay tantos empleados, debíamos tener una interfaz de usuario sencilla, que fuera eficaz y fácil de usar. Workday cumplía los requisitos".
Ahora Flex tiene un único system of record (SoR) de RRHH en todo el mundo. Los informes globales, que antes llevaban semanas o meses, se pueden realizar ahora en minutos u horas. Con la ayuda de un equipo de RRHH nuevo y empoderado, los mánagers pueden tomar decisiones basadas en datos para ayudar a Flex a crecer y prosperar.
"Teníamos muchas ganas de tener una plataforma con la que llevar la gestión de RRHH y del talento al siguiente nivel", cuenta McNamara. "Sabíamos que necesitábamos un sistema que fuera fácil de usar y escalable, no solo desde el punto de vista del usuario, sino también en términos de creación de analytics y de toma de mejores decisiones para la empresa. Workday es la plataforma perfecta para ello".
Por delante del calendario y por debajo del presupuesto
Flex empezó su proyecto con Workday en 2008. Según sus estimaciones, la empresa ha experimentado una reducción del 30 % en el coste total de propiedad, en comparación con una solución empaquetada de un proveedor de software tradicional. A diferencia de otros proyectos de software, la implementación fue un juego de niños.
"La implementación fue todo un hito en nuestra empresa", cuenta McNamara. "Al final implementamos este sistema un año antes de lo previsto y por debajo del presupuesto. Eso no es nada habitual. De hecho, creo que no lo había visto nunca en toda mi carrera profesional. Es una prueba más del valor real de Workday y de su compromiso de garantizar que esta implementación fuera todo un éxito".
¿Qué beneficios ha evidenciado McNamara ahora que la empresa lleva varios años utilizando Workday? Menciona dos, uno táctico y uno estratégico.
"Desde el punto de vista táctico, a los usuarios les encanta", afirma. "La interfaz de usuario es sencilla de usar, lógica y fácil de mantener, lo que no es típico en un proyecto de integración de sistemas a gran escala".
En cuanto al beneficio estratégico, comenta: "Estamos empezando a entender lo fácil que resulta extraer datos e información de este sistema para tomar decisiones fundamentadas y meditadas sobre como dirigimos nuestra empresa".
"La gran ventaja estratégica radica en la forma en la que nos dirigimos hacia los grupos de beneficios y en cómo implementamos el talento en la empresa", continúa. "Workday es la piedra angular que nos permite hacer que esa implementación funcione, reconocer el talento, gestionarlo y distribuirlo para conseguir nuestros objetivos".
Talento en movimiento por todo el mundo.
Debido a la presencia de Flex en todo el mundo, las capacidades globales de Workday, incluida la compatibilidad con varios idiomas y divisas, y la seguridad y el soporte normativo específicos de cada país, eran especialmente importantes para sacar el máximo partido a la fuerza laboral.
"Tenemos que reequilibrar nuestra fuerza laboral de forma continua en función de nuestros clientes", cuenta McNamara. "Por ejemplo, podemos pasar mucho tiempo en Malasia y muy poco en China. Puede que queramos trasladar una mayor parte de nuestra fuerza laboral a México en lugar de a Europa del Este, dependiendo de los mercados a los que accedamos".
Continúa: "Workday nos proporciona los datos necesarios para analizar continuamente cuáles son nuestras estructuras de costes: las tarifas laborales medias de cada zona. De hecho, ha cambiado algunas de nuestras políticas de inversión en diferentes países como resultado del estudio de los datos y de sus tendencias".
McNamara considera que Workday ayuda a Flex a alcanzar un nuevo nivel de eficiencia y competitividad.
"No se trata de un proyecto de implementación de software, sino de la forma de dirigir la empresa".