Durante más de un siglo, la mayoría de las previsiones de gastos de The E.W. Scripps Company (Scripps) estaban plagadas de rollos enormes de papel de periódico y barriles de tinta. Sin embargo, estos gastos desaparecieron en 2015, cuando el equipo directivo decidió retirar a la empresa del negocio de los periódicos, que tanto tiempo llevaba flaqueando y que en algún momento había sido su principal dedicación. De esta forma, Scripps se centró en construir la potencia mediática nacional y de televisión local que es hoy, y que ofrece su contenido en casi todos los hogares de EE. UU.
Algunos años antes de que esto sucediera, Scripps se dio cuenta de que el sector estaba avanzando rápidamente hacia modelos más digitales impulsado por los avances tecnológicos. Esto empujó al equipo directivo a revisar sus procesos y los workflows asociados, recuerda Kevin McDonald, vicepresidente de People Services And Insights en The E.W. Scripps Company. "Nos encontramos con la oportunidad de vincular mejor las finanzas y los RRHH, incluidas las mejoras en nuestro uso de los datos", explica. "Descubrimos que los informes, los análisis y la planificación solían quedar en segundo plano, ocultos tras los esfuerzos que se dedicaban a buscar y constatar los datos".
Los datos e insights que hemos obtenido con Workday han guiado mejor a la empresa desde un punto de vista estratégico, especialmente en tiempos de dificultad e incertidumbre, y a una velocidad mucho mayor.
Vicepresidente, Financial Planning and Analysis
Las personas por delante de las finanzas
El primer paso que dio Scripps para cambiar su situación consistió en digitalizar sus operaciones de RRHH. Este objetivo llevó a la empresa a elegir Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Payroll. Según McDonald, la implementación de las aplicaciones se desarrolló sin problemas gracias al modelo de eficacia probada Workday Delivery Assurance y al partner de Workday, OneSource Virtual. "En aquel momento, estábamos en mitad de varias fusiones y adquisiciones", cuenta. "Así que me preocupaban mucho los riesgos y posibles problemas que podían surgir. Sin embargo, la de Workday resultó ser una de las implementaciones más fluidas que he visto en toda mi carrera profesional".
Teniendo en cuenta el éxito de la implementación de Workday HCM y Workday Payroll (además de la experiencia positiva con Adaptive Planning), el vicepresidente McDonald, el controller Dan Perschke y otras partes interesadas de Scripps decidieron incorporar Workday Financial Management y Workday Prism Analytics a sus operaciones empresariales digitales. Al hacerlo, crearon una fuente unificada de datos de finanzas y RRHH para toda la empresa, así como un marco para la integración rápida de operaciones y procesos financieros para las nuevas adquisiciones. "Queríamos que los datos de finanzas y RRHH estuviesen en la misma plataforma para reducir las integraciones y el mantenimiento", explica Perschke. "Y ya lo hemos conseguido. Con Workday, hemos transformado por completo nuestro departamento de finanzas, incluida la reducción radical de los procesos manuales y del uso de hojas de cálculo".
Con Workday, hemos transformado por completo nuestra función financiera, incluida la reducción radical de los procesos manuales y del uso de hojas de cálculo.
Vicepresidente y Controller
Directrices más fundamentadas para tomar mejores decisiones
La repercusión de Workday en las operaciones financieras de Scripps fue increíble. "Workday reunió varias de nuestras funciones financieras y las trasladó a la misma plataforma que nuestros procesos de RRHH, un gran paso adelante para Scripps", afirma McDonald. "Con las aplicaciones de Workday totalmente integradas y operativas, el equipo financiero pudo empezar a dedicar más tiempo tanto a los analytics como a los tableros de mando de informes y previsiones".
Vagelis Kontopos, Vicepresidente de Financial Planning And Analysis en The E.W. Scripps Company, afirma que Workday dio a sus equipos las herramientas necesarias para simplificar los complejos procesos de planificación y previsión. "Los datos e insights que hemos obtenido con Workday han guiado mejor a la empresa desde un punto de vista estratégico, especialmente en tiempos de dificultad e incertidumbre, y a una velocidad mucho mayor", explica. "La planificación de supuestos y la elaboración frecuente de informes fueron vitales cuando nuestros ingresos se desplomaron durante la pandemia. Con Workday, pudimos ayudar a nuestro equipo de líderes a tomar decisiones mejores y más fundamentadas sobre la gestión cuando el flujo de caja era reducido".
Kontopos añade que el proceso de elaboración de presupuestos es ahora más rápido y que los informes de comparación de las cifras reales con los presupuestos están mucho más actualizados. "Al usar una misma plataforma de Workday en todas nuestras divisiones, el proceso de elaboración de presupuestos es más centralizado y hemos reducido su duración considerablemente", afirma. "Con Workday, hemos pasado de tardar dos días a 30 segundos en elaborar los informes mensuales. Gracias a esto, podemos ofrecer a nuestro equipo de líderes informes, previsiones y actualizaciones de presupuestos en tiempo real".
El primer día, suprimimos 32 interfaces de sistema distintas, lo que permitió que mi equipo se librara de una gran carga administrativa. Además, ahora los equipos de finanzas y sistemas de RRHH pueden centrarse en iniciativas empresariales más importantes, algo que abunda en nuestro entorno de fusiones y adquisiciones.
Vicepresidente de People Services and Insights
Eliminación de 32 interfaces de sistema el primer día
Workday también simplificó los sistemas de gestión y TI de Scripps de forma significativa. Esto se debe, en gran medida, a la infraestructura que tiene integrada, incluida la seguridad en la gestión de los datos y procesos. "El primer día, suprimimos 32 interfaces de sistema distintas", cuenta McDonald, "lo que permitió que mi equipo se librara de una gran carga administrativa. Además, ahora los equipos de finanzas y sistemas de RRHH pueden centrarse en iniciativas empresariales más importantes, algo que abunda en nuestro entorno de fusiones y adquisiciones".
Los giros hacia direcciones nuevas y más vanguardistas implicaron muchas cesiones y adquisiciones complejas de empresas que podrían haber llevado mucho tiempo. "Con Workday, somos capaces de reorganizar la empresa en tan solo dos semanas", asegura Perschke. "Esto no podríamos haberlo conseguido antes. Workday ha sido de gran utilidad para agilizar nuestras adquisiciones e integrarlas mucho más rápido. Podemos reorganizar la empresa con solo modificar las jerarquías. Es tan simple como arrastrar y colocar las opciones".
Con Workday, hemos pasado de tardar dos días a 30 segundos en elaborar los presupuestos mensuales. Gracias a esto, podemos ofrecer a nuestro equipo de líderes informes, previsiones y actualizaciones de presupuestos en tiempo real.
Vicepresidente de Financial Planning and Analysis
Los titulares más llamativos se consiguen con movimientos inteligentes
Los tres ejecutivos de Scripps coinciden en que toda la suite de aplicaciones de Workday es intuitiva y fácil de usar. "Workday ha hecho que los sistemas más complejos sean extremadamente fáciles de entender para los usuarios medios, por lo que ha reducido el tiempo necesario para formarlos y ha facilitado opciones de autoservicio", afirma Kontopos. "La posibilidad de entrar en Workday y llegar hasta los niveles más bajos, desde una transacción de libro mayor hasta una factura, ha hecho que nuestro equipo financiero sea totalmente autosuficiente".
El tiempo y los costes que Workday le ha ahorrado Scripps ha liberado a los recursos para que se dediquen a otras iniciativas empresariales importantes. "Ya que se trata de una aplicación basada en tecnología cloud, Workday también es compatible con la movilidad de los usuarios y ofrece flexibilidad para trabajar desde cualquier parte; esto es algo muy importante para nosotros", explica Kontopos. "De esta forma, si estoy en el partido de fútbol de mi hija y tengo que aprobar algo, puedo hacerlo desde mi teléfono en un par de segundos, sin necesidad de esperar a llegar a casa o, incluso, olvidarme de hacerlo. Definitivamente, Workday ha mejorado nuestra capacidad de comunicarnos con rapidez y eficacia como empresa".
La posibilidad de entrar en Workday y profundizar hasta los niveles más bajos, desde una transacción de libro mayor hasta una factura, ha hecho que nuestro equipo financiero sea totalmente autosuficiente.
Vicepresidente de Financial Planning and Analysis