El rápido crecimiento a través de la adquisición conllevó que se usaran muy diversos sistemas en toda la empresa, lo que aumentaba la complejidad y dificultaba la gestión del crecimiento y la integración de nuevas adquisiciones. La necesidad de gestionar varios sistemas impedía que el equipo de RRHH se centrara en el análisis y en la colaboración empresarial. Además, era imposible satisfacer la demanda de datos de la empresa con la rapidez y precisión necesarias.
La colaboración para una empresa compleja y en rápida evolución
Evotec se enfrentaba a una complejidad cada vez mayor debido al rápido crecimiento orgánico y a las adquisiciones. Por tanto, alguna solución debía ayudar a la empresa a mantener el ritmo de los cambios organizativos, así como ofrecer claridad e insights sobre su fuerza laboral en rápida expansión. Además, en Evotec necesitaban aliviar la presión sobre sus equipos de RRHH mediante mejoras en la eficiencia y la automatización y, al mismo tiempo, satisfacer la creciente demanda de analytics.
La reputación de Workday de ayudar a sus clientes a superar retos estratégicos hizo que fuese la elección natural para Evotec.
Habíamos depositado grandes expectativas para que nuestro nuevo sistema fuera escalable y ágil. El enfoque de Workday hizo que fuera la elección correcta para nosotros.
Head of Global HRIS
La consolidación de los sistemas empodera a los recursos humanos
El mayor valor que Evotec ha obtenido de Workday es la migración de varios sistemas legacy a una solución única y global.
Antes, el equipo de RRHH dependía en gran medida del de TI para ajustar e implementar estos sistemas complejos. Con Workday, el equipo de RRHH es mucho más independiente del departamento de TI, lo cual les aporta libertad a ambos para concentrar su atención en proyectos estratégicos.
La eficacia mejorada y tener todo en el mismo sitio se traducía en una elaboración de informes más rápida y menos trabajo manual. Ahora se puede realizar un seguimiento de todas las tareas y aprobaciones. Por ejemplo, el tiempo necesario para preparar y consolidar el proceso de incentivos se ha reducido de 4 semanas a 2,5 horas.
Workday también empodera a los equipos para que diseñen sus propios procesos y ha aumentado la seguridad de los datos al reemplazar el uso de archivos de Excel por soluciones más modernas, fiables y robustas.
Por encima de todo, Workday proporciona un único proceso global para varias áreas de la empresa con el fin de crear una alineación real entre los equipos, lo cual optimiza las actividades, reduce los plazos y mejora las relaciones.
Reducción del tiempo de incorporación administrativa de 2 meses a 2 semanas
Logro de la plena auditabilidad de las aprobaciones de los cambios
Velocidad, precisión, coherencia de los datos y alineación de los procesos: todo esto lo hemos conseguido gracias a Workday.
Head of Global HRIS
Beneficios empresariales tangibles
Gracias a Workday, Evotec disfruta ahora de un sistema de respaldo para procesos que antes eran manuales o se basaban en Microsoft Excel. Se ha concedido acceso móvil a los líderes sénior, y el 60 % de ellos acceden regularmente a Workday desde sus teléfonos móviles. Los mánagers tienen que gestionar menos papeleo y menos archivos de Excel al poder trabajar desde dondequiera que estén.
La empresa ha constatado un importante ahorro de tiempo y dinero. Gracias a tener un solo sistema para mantener los datos originales, los volúmenes de trabajo transaccional se han reducido enormemente. Por ejemplo: el tiempo invertido en elaborar informes de headcount se ha reducido de una semana a cinco minutos.
El proceso de incentivos llevaba semanas, ya que los líderes sénior compartían las hojas de cálculo para tomar decisiones. Ahora solo llevan dos o tres días, lo cual resulta especialmente importante, ya que supone un gran ahorro de tiempo para la gestión sénior.
Además, gracias a Workday Recruiting, sus procesos también han cambiado significativamente, con la optimización del cumplimiento del RGPD y las comunicaciones con los candidatos. Por consiguiente, los costes de contratación se han mantenido planos durante un periodo de aumento de las contrataciones.
Workday ayuda al equipo de RRHH a operar de una forma mucho más estratégica e incrementa el valor tangible que le ofrecemos a la empresa.
Head of Global HRIS
Toma de decisiones mejorada
Históricamente, ha sido difícil cuantificar los datos relativos a las horas extra, pues solo los empleados podían acceder a las hojas de cálculo de seguimiento. Ahora, esos datos son completamente auditables.
Evotec también ha utilizado Workday para crear nuevos criterios y sistemas de ausencias durante la pandemia de COVID-19, lo que le permite calcular fácilmente la repercusión sobre los costes. En consecuencia, ha creado nuevas prácticas que benefician a los empleados a la vez que reducen el riesgo y el gasto de la empresa.
Además, tener insights sobre las horas extra y las ausencias le permite a Evotec definir alertas sobre estas horas y tomar decisiones basadas en la nueva visibilidad. Workday ayuda a agilizar la incorporación y la elaboración de informes, por lo que Evotec puede identificar los canales de reclutamiento más eficaces.