Elekta, líder en el tratamiento del cáncer y los trastornos cerebrales, desarrolla herramientas y sistemas de radioterapia. Esta multinacional, que crece rápidamente, es líder en innovación en su campo, pero, en lo referente a sistemas de RRHH, la empresa requería un nuevo enfoque.
Elekta necesitaba una solución de RRHH que pudiera unificar a sus más de 3600 empleados repartidos por 28 países y proporcionar una sola fuente de datos y un único conjunto de procesos globales para gestionar a sus personas. Por eso Elekta recurrió a Workday.
De 20 sistemas a 1
Como muchas empresas, Elekta tenía diferentes sistemas de RRHH que dificultaban muchísimo hasta las tareas más sencillas, como gestionar el headcount de empleados. "Nos costaba incluso confirmar cosas básicas como la cantidad de empleados que teníamos", explica Raymond L’homme, Global HR Business Application Manager. "No teníamos un único system of record (SoR) de RRHH. Usábamos hojas de cálculo de Excel. Si queríamos obtener un headcount, teníamos que pedir la información y luego combinarla. Tardábamos casi una semana… Para entonces el headcount ya estaba desactualizado. Teníamos recuentos que excluían a los colaboradores externos y a las personas que trabajaban a tiempo parcial o estaban de baja. No había reglas coherentes", añade.
El equipo de Elekta tenía una serie de criterios clave que su nuevo sistema de RRHH debía cumplir: tenía que ser una herramienta basada en tecnología cloud a la que se pudiera acceder de forma segura desde todos los países, compatible con los procesos de gestión de Elekta y capaz de ofrecer mejores decisiones empresariales basadas en informes en tiempo real. "Somos una empresa innovadora y nuestra cultura encaja con la de Workday", dice L’homme.
Elekta sustituyó más de 20 sistemas distintos por Workday. "La mayor ventaja es que es un único sistema, algo importantísimo para nuestros mánagers internacionales", afirma L’homme. "Tenemos los mismos procesos, presentados del mismo modo. Por ejemplo, si queremos aumentar los salarios, el proceso es el mismo tanto en China como en Suecia. Con el apoyo decidido por parte del equipo ejecutivo, RRHH, TI y finanzas han aceptado que Workday debe ser la única fuente de información".
Crecimiento y expansión
"Nos hemos convertido en una multinacional con procesos globales", dice L'homme. "Ese crecimiento supone muchos retos para garantizar que los diferentes servicios funcionen como un todo. Los mayores beneficios se ven cuando se combinan diferentes países, cuando las organizaciones regionales pueden extraer información de todos los países y usarla para contextualizar".
"Nuestros mánagers pueden obtener información sobre las bajas indeseadas, por ejemplo, por qué dejan la empresa los empleados, cuál es su perfil o cuáles son las tendencias. Así, podemos mejorar el modo en que nos planteamos la gestión del talento y la retención de empleados".
La fluida evolución de Workday
Filip Sjögren, vicepresidente de Compensation and Benefits, está de acuerdo. "Mi empresa es realmente internacional, por lo que tener datos de todas las regiones es crucial para mí. Sin ellos no podemos ofrecer unos RRHH eficaces y eficientes", dice.
Además, durante la última década, Elekta ha crecido de forma orgánica y mediante adquisiciones, lo que ha supuesto una serie de retos para RRHH a la hora de garantizar que los nuevos empleados se integren en la cultura de la empresa desde el primer día. "Cuando después de una adquisición se unen empresas distintas, es preciso unificar los procesos de gestión y hacer que los recién incorporados se sientan como parte de la familia Elekta. Workday nos facilita una transición rápida y sin complicaciones, y eso no tiene precio después de una adquisición", señala Sjögren.
La decisión de Elekta de adoptar la tecnología cloud para sus RRHH tiene una serie de importantes ventajas. Como aplicación de tecnología SaaS, Workday ofrece actualizaciones regulares en lugar de las costosas actualizaciones necesarias en los sistemas de software on-premise. "Los RRHH cloud suponen una revolución para los RRHH y la TI", dice Sjögren. "No tenemos que esperar nuevas versiones de Workday y luego comprarlas para asegurarnos de tener las herramientas adecuadas. Eso significa que no tenemos que hacer un estudio de viabilidad para adquirir nuevo software. Workday evoluciona al ritmo de Elekta mientras seguimos creciendo".
Resultados obtenidos
Elekta consiguió la rentabilidad de la inversión realizada en Workday rápidamente, pues recuperó sus costes en unos 12 meses. "La inversión ya es hoy día rentable, tanto en lo que se refiere a la inversión inicial como en lo relativo al importe de la licencia", dice L'homme.
RoI destacado para RRHH
"La dirección está empezando a utilizar los datos de Workday para elaborar la estrategia empresarial y tomar decisiones basadas en datos", dice L'homme. "Por ejemplo, ¿necesitamos planificar mejor la sucesión? ¿Podemos gestionar mejor nuestro talento? Workday ofrece a los mánagers más insights sobre sus equipos, lo que les permite tomar mejores decisiones para planificar con la antelación necesaria. Les ofrece los insights que necesitan para comprender determinadas tendencias y su efecto en nuestra empresa. ¿Esta tendencia es global? ¿Tenemos que hacer algo al respecto?".
La implementación de Workday también ha permitido que el equipo global de RRHH de Elekta, compuesto por 40 personas, realice un trabajo más eficaz y estratégico. Ahora, este equipo puede centrarse en conseguir que los procesos anuales de aumento por méritos y evaluación sean más rápidos y eficientes para los empleados de Elekta. "Antes, RRHH era el último departamento en recibir la información. Ahora la dirección nos hace preguntas: nuestro rol es más importante", dice L'homme
"Workday es una muy buena inversión en el futuro de nuestra empresa", concluye Sjögren. "Sin datos fiables, no podemos tomar decisiones fiables. Ahora podemos ofrecer el tipo de orientación que necesita el equipo directivo para avanzar con confianza. Saben que pueden confiar en nosotros".