BNB ha crecido rápidamente hasta convertirse en una mediana empresa desde su fundación en 2003. Ahora es una empresa líder en servicios de consultoría tecnológica con filiales operativas en Argentina, Italia, México, España, Suiza y el Reino Unido. Sin embargo, la creciente demanda de soluciones de BNB afectó a su capacidad para mantenerse ágil, tomar decisiones eficaces y ofrecer una experiencia gratificante al cliente.
A medida que BNB crecía y se adentraba en nuevas zonas geográficas, los sistemas de finanzas y RRHH desconectados de la empresa dificultaban cada vez más el seguimiento de los resultados, el compromiso con la creciente fuerza laboral y el cambio a la velocidad exigida por los clientes.
El catalizador del cambio
La necesidad de cambiar la forma de gestionar los proyectos fue el principal motivo del cambio. Ante el aumento de los compromisos con los clientes y los consultores de servicios profesionales, BNB necesitaba una visión más precisa e informativa en áreas como la gestión de proyectos y recursos, el seguimiento de horas y gastos, y los analytics.
Javier Delgado, Managing Partner de BNB, afirma: "Dependíamos de sistemas manuales independientes para supervisar los compromisos facturables de cara al cliente y había muy poca visibilidad operativa de cada compromiso. A veces resultaba difícil asignar recursos al proyecto de un cliente o entender el margen de un proyecto y cualquier previsión se hacía manualmente, con el riesgo de tener errores. Si había una disputa sobre el número de horas que un consultor había trabajado en un proyecto, por ejemplo, no teníamos medios para validar ese tiempo y la consecuencia inevitable era una pérdida de ingresos".
La cosa no quedaba ahí. La planificación financiera y de la fuerza laboral también se hacía manualmente mediante hojas de cálculo. Para la elaboración de informes, se requería tiempo y recursos para reunir los datos de los distintos sistemas. Además, las cuestiones relativas a la calidad de los datos hicieron que la elaboración de presupuestos, la planificación y las previsiones se retrasaran con frecuencia.
"No hay lugar para la autocomplacencia en el acelerado clima empresarial actual", afirma Delgado. "Si queríamos seguir creciendo, teníamos que innovar utilizando servicios cloud modernos para transformar nuestro negocio, ser más ágiles y mantener la calidad del servicio que prestamos a nuestros clientes. Un solo sistema para la gestión financiera, RRHH y la automatización de servicios profesionales solucionaría todo esto".
Un solo sistema de finanzas y RRHH
BNB revisó Workday junto con otras soluciones y rápidamente llegó a la conclusión de que este ofrecía la visión, las funcionalidades y la flexibilidad que la empresa necesitaba. "Workday nos impresionó. Su único sistema para finanzas y RRHH nos aporta una visibilidad total de la empresa", afirma Delgado. "Podemos interactuar con todos nuestros empleados, sea cual sea su ubicación geográfica e independientemente del dispositivo que utilicen. Y el sistema se adapta rápidamente a cualquier cambio que se produzca. Es un gran cambio".
Delgado afirma: "El CEO de BNB y el consejo apoyaron totalmente la decisión de utilizar Workday y querían que se pusiera en marcha lo antes posible". Una vez tomada la decisión, el equipo trabajó duro para implementar Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Professional Services Automation (PSA) en solo unos meses. Delgado añade: "El proyecto ha ido bien y solo hemos gastado una cuarta parte del presupuesto asignado a la implementación de Workday. Ha sido muy sencillo".
BNB ya está notando los beneficios de tener un solo sistema para las finanzas y RRHH. Por ejemplo, sus profesionales de RRHH obtienen la planificación de la fuerza laboral y la gestión del talento trabajando juntos en un solo sistema, lo que les da una visibilidad completa de la fuerza laboral de BNB Al situar a las personas en el centro de la empresa, BNB puede contratar, apoyar y formar mejor a los empleados. Esos mismos empleados se benefician de una intuitiva y atractiva experiencia para el usuario, accesible a través de su dispositivo preferido.
Toma de decisiones financieras más rápida y precisa
Workday Financial Management, que forma parte de un solo sistema junto con Workday HCM, proporciona a BNB transacciones, contabilidad y analytics en el mismo sitio. Ahora, los mánagers sénior pueden tomar decisiones más rápidas y fundamentadas basadas en una visión completa de la empresa. "Ya está cambiando nuestra forma de actuar", dice Delgado. "En particular, los insights detallados de las transacciones en tiempo real, los estados de las cuentas y otros analytics financieros permiten que nuestra toma de decisiones sea más rápida y precisa".
Workday PSA también ha tenido una gran repercusión en los proyectos facturables de la empresa de cara al cliente. Ahora, toda la actividad se registra en función de los proyectos, lo que acelera el registro de tiempos y el reembolso de gastos. Además, BNB tiene los insights para prever la demanda de recursos, lo que optimiza su utilización y la entrega de proyectos rentables.
"El margen de beneficio del proyecto es vital, pero no disponíamos de ese tipo de analytics. Ahora, gracias a Workday, podemos ver los márgenes exactos y tomar decisiones empresariales basadas en esa información", afirma Delgado. "Por ejemplo, si el margen cae por debajo de un determinado umbral, se informa al responsable del proyecto para que pueda tomar las medidas oportunas. En este sentido, no hay duda de que Workday está ayudando a incrementar la rentabilidad de BNB".
El resto de los empleados de BNB están tan entusiasmados con Workday como Delgado. El personal tiene ahora un mayor grado de autonomía y responsabilidad, mientras que los mánagers se sienten más empoderados. El equipo ejecutivo está especialmente satisfecho, ya que disfruta de la capacidad de elaboración de informes instantáneos y de la funcionalidad móvil. "En BNB estamos muy satisfechos con Workday y esperamos seguir disfrutando de los beneficios de este en el futuro", afirma.