La plataforma central legacy para la gestión y el reclutamiento de talento de AIA se implementó de formas diferentes en toda la organización, con una falta de alineación global que llevó a una carencia de insights. Además, algunos procesos seguían siendo manuales y carecían de flexibilidad. Por lo tanto, las mejoras de la plataforma (como la mejora del acceso móvil y las capacidades de autoservicio) fueron posibles, pero resultaron ser tediosas y complicadas.
AIA continúa creciendo, pero para que ese crecimiento sea sostenible, nuestros procesos deben ser escalables y flexibles con el fin de responder de forma rápida a los cambios, incluidas las nuevas normativas.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Insights interactivos con un enfoque comunitario
Cuando el equipo de AIA experimentó por primera vez con Workday, apreciaron su flexibilidad y lo fácil que resultaba extraer diferentes tipos de insights a partir de datos, insights que podían usarse para empoderar a los mánagers de talento. Las pruebas adicionales demostraron la solidez del motor de workflow de Workday y cómo AIA podía adaptar Workday a sus necesidades específicas. La posibilidad de acceder a Workday en cualquier momento y lugar también tocó la fibra sensible debido a los desafíos de movilidad del sistema legacy de AIA.
Además, pasar a formar parte de la Comunidad Workday llamó la atención del equipo. El concepto de compartir entre los usuarios de Workday se fortaleció cuando AIA recibió buen feedback de los clientes de Workday. Leonard Lai, Group Head of HR Transformation, Analytics & Governance, afirma: "Los insights interactivos, la experiencia de usuario excelente, la escalabilidad y la sensación de comunidad satisfizo todas nuestras necesidades".
Avanzar hacia un equipo de RRHH inteligente
En solo 15 meses, AIA se puso en marcha en sus 18 mercados con Workday. En solo un mes, la tasa de adopción alcanzó el 90 % y el personal interactuó con Workday una media de cuatro veces por semana. A continuación, AIA automatizó entre el 60 y el 70 por ciento de sus procesos manuales, y el 70 por ciento de sus procesos de aprobación fueron ejecutados en Workday en lugar de llevarse a cabo en papel o por correo electrónico. A su vez, el número de interacciones y consultas para el equipo de RRHH ha disminuido, lo que le proporciona al personal más tiempo para planificar y presupuestar. Los mánagers de talento ahora obtienen insights de forma ininterrumpida sobre el desarrollo del personal, lo que mejora la eficacia y la comunicación. Leonard cuenta: "Todo el modelo de distribución ha cambiado y esto nos ha permitido ser más flexibles y nos ha posicionado como un equipo de RRHH inteligente".
La flexibilidad de Workday significa que es posible adaptarlo para que le vaya a sus necesidades específicas como anillo al dedo.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Transformar el rol de RRHH
Según una encuesta de opinión interna que se realizó a los empleados, aproximadamente el 83 por ciento de los empleados de AIA están satisfechos o muy satisfechos con Workday. Además, la puntuación de satisfacción interna general ha aumentado en 10-20 puntos como resultado de la transformación de RRHH en AIA, respaldada por la suite de aplicaciones de Workday.
A la hora de llevar a cabo esta transformación, AIA también quiso mejorar la percepción de RRHH y su rol en la empresa. Cada miembro del equipo de RRHH puede ver el tablero de mando de las operaciones de RRHH, lo que le permite concentrarse más en la gestión de casos, dirigir el tiempo hacia los desafíos de los empleados y el desarrollo de la carrera profesional y gestionar los cambios normativos para promover un crecimiento empresarial más sostenible. Por esta razón, ahora, a los integrantes del equipo se les considera asesores comerciales y no solo un departamento de operaciones.
Acelerar el uso de estrategias contrastadas
Los ejecutivos y mánagers usan los informes y los tableros de mando de Workday Prism Analytics para obtener una visión exacta de la organización al supervisar datos de tendencias, comparar tendencias entre empresas e identificar las preguntas estratégicas correctas que deberían hacerse a sí mismos y al negocio. AIA está introduciendo 10 años de datos históricos en el sistema, que ofrece un entorno seguro basado en permisos. En el futuro, los ejecutivos y mánagers podrán probar sus ideas para formar estrategias comerciales contrastadas y hacer avanzar la empresa. Leonard afirma: "En el futuro, planeamos expandir nuestro uso de Prism Analytics y centrarnos en los insights operativos que pueden desencadenar acciones comerciales, como algunas formas en las que podemos mejorar".