Durante más de 100 años, AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) ha protegido a sus miembros, tanto en la carretera como en el hogar. La organización, con una larga historia a sus espaldas, mantiene su visión de futuro con un claro enfoque en servir a sus miembros. Eso quiere decir que es necesario reducir los gastos generales administrativos a favor de dedicar más tiempo a los miembros, así como combinar la gestión de capital humano con la gestión financiera para mejorar las operaciones. Eso quiere decir que Workday entra en escena.
"Comenzamos con un pequeño grupo de conductores en la Cliff House de San Francisco", dice Paul Gaffney, presidente y CEO de AAA NCNU. "Y ahora servimos a más de 4,2 millones de miembros. Nuestra visión es crear un conjunto de miembros leales para toda la vida al ofrecer experiencias excelentes de forma sistemática".
Tiene claro cómo hacer realidad esta visión: "Necesitamos tener una gran cultura interna que permita a quienes brindan esas experiencias estar en contacto de verdad con los miembros a los que sirven y conocer cómo eso afecta al negocio".
Workday proporciona esa comprensión con su suite unificada de aplicaciones. "Workday es la herramienta principal que proporciona a toda la empresa visibilidad sobre nuestro progreso en el Core de Financials y desarrollo humano", afirma Gaffney.
Workday ofrece la capacidad de gestionar al personal en un solo lugar y ver el rendimiento financiero de la empresa. Es la única herramienta que conozco que permite eso.
COO
Un don para la planificación estratégica
Siobhán Mc Feeney, Chief Operating Officer de la empresa, elogia a Workday por su habilidad para ofrecer una visión integral del rendimiento, que permite a su equipo realizar previsiones de forma razonable. Ella ya trabajaba en la empresa en el año 2011, cuando Workday se implementó.
"Teníamos a un ejército entero de contables manejando datos", cuenta sobre los sistemas anteriores a Workday. "Nunca sabíamos cuál iba a ser nuestra situación a fin de mes o a fin de año. Con Workday conocemos nuestra situación en todo momento". Ahora la empresa puede mirar hacia el futuro con total confianza.
"Antes no podía dedicar mucho tiempo al desarrollo porque era como dar palos de ciego", confiesa. "Ahora puedo usar información real de Workday, sobre el personal o los datos financieros, para especular que podríamos crecer en estas cinco áreas y sobre su visión general. Va a ser todo un regalo en la planificación estratégica de este año. Es increíble".
La cronología de implementación de AAA NCNU era muy ambiciosa y Workday ayudó a que fuese posible y se pusiese en marcha en solo 14 semanas. "Apagamos el sistema antiguo el 1 de julio y pusimos en marcha Workday. Todos los gastos se sufragaron. El mundo evoluciona rápido. Las personas evolucionan rápido", cuenta Mc Feeney. Y, como descubrió su equipo, Workday también.
Ahorro de costes, relaciones entre empleados y sistemas financieros
Mc Feeney deja claro que ahorrar dinero no fue la única razón por la que se eligió Workday. "Está claro que nos ahorramos mucho dinero, pero ese motivo no fue el principal. Lo que nos impulsó fue la necesidad de los empleados de conocer su estado en la empresa y la necesidad de los mánagers de saber cómo gestionar y desarrollar su equipo. Además, queríamos unos sistemas financieros que no fuesen engorrosos. Workday cumplía con todos los requisitos. En el futuro, crecerá con nosotros".
Aun así, el ahorro de costes ha sido significativo para la empresa. Mc Feeney estima que la empresa ha reducido el coste de los procesos de nómina, human capital management (HCM) y gestión financiera en un 50 por ciento, de manera continua. "Además, podemos volver a implementarlo en otras partes de la empresa", indica.
Osh O’Crowley, el Chief Information Officer de la empresa, revisa el ahorro de costes conseguido gracias a Workday y lo compara con otros sistemas que ha administrado.
"Como CIO, cuando reviso cómo hemos gastado el dinero en tecnología, no me encuentro en el bucle de amortización y depreciación en el que se ven enfrascados la mayoría de los CIO al invertir en algo. Encima, tienen que durar de cinco a siete años. Hay que actualizarlo y mantenerlo activo". Sin embargo, con Workday: "No tengo los centros de datos que se encargan de todas esas tecnologías. No tengo DBA ni gastos en licencias. Compro lo que necesito. Atamos todos los cabos y nos centramos en nuestros miembros", señala.
El compromiso con la plataforma cloud
Cuando la empresa se separó de su partner de seguros en 2011 y revisó sus enfoques, quiso crear una compañía más eficiente con un claro enfoque en sus miembros. Como resultado, se comprometió a usar una tecnología basada en cloud.
"En la mayoría de los casos, las personas no se dedican a la actividad de ejecutar y alojar software de contabilidad y de recursos humanos", explica O’Crowley. "Workday nos ofrece la oportunidad de no realizar esas labores y dejar que alguien que lo conozca bien se ocupe de ello".
"Mi experiencia previa me dice que muchos recursos tecnológicos se centran solo en mantener activa la tecnología", continúa. "He trabajado con importantes aplicaciones ERP y recuerdo muchas conversaciones sobre temas como que la versión estaba obsoleta, había que actualizarla o no se podía hacer tal cosa por tal razón. Muchas discusiones sobre temas que yo llamo 'administratriviales' y que no añaden ningún valor a la actividad principal".
Workday le permite centrarse en la experiencia de los miembros. "Dedicamos poco tiempo a las funciones de soporte dentro de la organización", afirma. "Las funciones funcionan. Hacen su trabajo y son fáciles de usar. Así podemos dedicar el resto de ese tiempo a nuestros miembros".
Gaffney está de acuerdo: "Podemos hacer más hincapié en la gestión online y menos en las funciones del personal", señala. "Así podemos dedicar más tiempo a mejorar nuestro funcionamiento principal. Tomamos mejores decisiones de una manera más oportuna y las tareas de administración nos hacen perder menos tiempo".
"Desde que implementamos la suite unificada de aplicaciones de Workday para RRHH y finanzas, los recursos dedicados al soporte se han reducido de manera significativa. Ahora, un tercio de esos recursos se dedican al soporte y podemos volver a implementar los otros dos tercios en nuestras prioridades empresariales", cuenta.
HCM y gestión financiera: una combinación lógica
Gaffney aprecia que Workday HCM y Workday Financial Management formen parte del mismo sistema. "Uno de los mayores beneficios de contar con una suite unificada de aplicaciones es que los métodos son los mismos en esas dos funciones. Por lo tanto, confiamos en que los mánagers hagan un buen trabajo como operadores financieros y mánagers del personal. "Es maravilloso que puedan usar un kit de herramientas común en ambos dominios", afirma.
"Siempre habían sido cosas separadas, pero ahora casi nunca estamos en modo RRHH o modo finanzas. Estamos gestionando una empresa que ofrece sus servicios a través de las personas y el criterio básico es el financiero. Contar con todo eso en un solo sistema tiene todo el sentido del mundo. No entiendo cómo nadie lo había pensado antes", señala.
A fin de cuentas, Workday facilita el crecimiento a AAA NCNU, un beneficio que a Gaffney le entusiasma. "Emprenderemos otras actividades. La flexibilidad de una suite unificada de aplicaciones, que nos permite iniciar otras actividades sin tener que adquirir otro software de infraestructura dedicado a ellas específicamente es un beneficio continuo y de gran importancia", afirma.
Desde una perspectiva operativa, Mc Feeney ve las ventajas de contar con una sola versión de la verdad. "Los datos están en un único lugar", indica. "Es exacto. Es oportuno. Es superfácil de usar. A la gente le encanta porque elimina toda complicación de su labor diaria".
¿Cómo lo resumiría para otras personas que estén considerando cambiarse a Workday?
"Si quiere que su vida sea más fácil, es decir, gestionar a sus empleados y encontrar formas de saber con certeza su estado como empresa, esta suite de aplicaciones ofrece justamente eso", concluye. "Workday proporciona la habilidad de gestionar al personal en un único lugar y ver esa integración junto al desempeño financiero de la empresa. Es la única herramientas que conozco que permite eso. Además, te permite centrarte en los asuntos importantes".