Diese von Workday-Autoren verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Stimmen aus der Workday-Community: Rolls-Royce führt über Nacht eine globale HR-Lösung ein

Die Bereitstellung einer unternehmensweiten, globalen HR-Lösung von heute auf morgen mag für viele Unternehmen eine abschreckende Vorstellung sein. Aber genau das war dem Workday-Kunden Rolls-Royce im Oktober 2015 gelungen, der eine cloudbasierte HR-Lösung für Mitarbeiter in 46 Ländern über Nacht implementierte.

Wir befragten Mark Judd, den HRIT Director von Rolls-Royce, auf der HR Tech World in London, um mehr über den Wechsel in die Cloud zu erfahren, und wollten wissen, welche Tipps er anderen Unternehmen geben kann, die vergleichbare Projekte planen.

Welche geschäftlichen und technologischen Herausforderungen veranlassten Rolls-Royce zur Implementierung einer neuen HR-Lösung?

Unsere vorhandene Technologie konnte uns den Überblick über unser global expandierendes Unternehmen nicht mehr bieten.  Es ging zum Beispiel um Aspekte wie Leistungsmanagement, die Bereitstellung der richtigen Ressourcen, beispielsweise die Möglichkeit, die geeigneten Mitarbeiter zur rechten Zeit am richtigen Ort einzusetzen.

Wir hatten Personaldaten und die Personalabrechnung in unseren fünf größten Territorien, die 85 % unserer Belegschaft stellen, mit einer traditionellen Lösung verwaltet. Andernorts hatten wir ergänzend zu einer Kombination aus kleineren HR- und Abrechnungsprogrammen unzählige Tabellen und PowerPoint-Dateien genutzt. Wie Sie sich vorstellen können, hatten unsere Manager Probleme, sich ein präzises Bild von der globalen Belegschaft zu machen oder Berichte über die Talente und Kompetenzen unserer Mitarbeiter zu erstellen.

„Offen gesagt hat Workday gar nicht den Ausschlag gegeben, sondern die anderen Kunden. Wir schätzten die Community und sahen ihre Vorteile.“

Sie haben offensichtlich Ihre Hausaufgaben gemacht – warum haben Sie sich letztlich für Workday entschieden?

Wir waren auf der Suche nach Anbietern, die Projekte vergleichbarer Größenordnung umgesetzt hatten, und nur drei erfüllten dieses Kriterium: Workday, SuccessFactors und Oracle. Als wir von der großen Begeisterung und dem Enthusiasmus hörten, den Workday auf dem Markt ausgelöst hat, waren wir letztlich überzeugt, dass es die richtige Lösung für uns ist.

Unser Projektteam hatte sich frühzeitig dafür entschieden, mit einer Standardkonfiguration von Workday Human Capital Management zu arbeiten. Wir wollten Abweichungen in unterschiedlichen Regionen auf ein Minimum beschränken. Uns gefiel die Idee, zu den Grundlagen zurückzukehren und unsere Pläne für das Personalwesen zu hinterfragen.

Wie wichtig war die Unterstützung der Workday-Community für Sie, in der alle Kunden mit derselben Version von Workday arbeiten?

Sie ist ein qualitatives Alleinstellungsmerkmal des Workday-Konzepts. Workday macht da keine Abstriche. Als wir die verschiedenen Optionen anfänglich betrachteten, erkannten wir, warum es Kunden zu schätzen wussten, mit derselben Version zu arbeiten und auf demselben Stand zu sein wie Kollegen aus anderen Unternehmen. „Offen gesagt hat Workday gar nicht den Ausschlag gegeben, sondern es waren die anderen Kunden. Wir schätzten die Community und sahen ihre Vorteile.“

„Es ist nicht so, als ob Sie Ihre alte Schreibmaschine gegen das neueste und beste Modell eintauschen. Es ist eher mit dem Umstieg von der besten Schreibmaschine auf einen brandaktuellen Laptop vergleichbar.“

Welchen Rat würden Sie für den Umgang mit Projekt-Stakeholdern geben?

Finden Sie einen Stakeholder, der respektiert wird und als Pionier gilt. Nehmen Sie sich die Zeit, das Vertrauen und die Unterstützung dieser Person zu gewinnen. In unserem Fall war es eine engagierte Führungskraft, der jeder zuhörte und die in puncto Qualität keine Kompromisse macht. Und das erwartet man ja auch von unseren Produkten. Wir haben viel Zeit in diesen Stakeholder investiert.

Wir haben bereits sehr frühzeitig zahlreiche Mitarbeiter befragt und bekamen zu hören: „Die neue Lösung muss mindestens ebenso gut, wenn nicht sogar besser sein als die Website des europäischen Einzelhändlers John Lewis.“ Ein Mitarbeiter des Workday-Teams hatte also den Entwickler der John-Lewis-Website ausfindig gemacht, stellte Fragen und führten ihm die Workday-Anwendung vor. Er filmte den Webentwickler, der erklärte, dass Workday eine der effektivsten Technologien sei, die er kenne. Das kam bei unserem Unternehmen natürlich sehr gut an.

„Sie müssen über die Technologie hinausdenken und die Vision der Wertschöpfung verkaufen, die sie dem Unternehmen bringt.“

Welche Top-Tipps können Sie Unternehmen geben, die veraltete HR-Lösungen ersetzen möchten?

Zunächst einmal: Versuchen Sie nicht, die HR-Lösung selbst anzupreisen – verkaufen Sie stattdessen die richtige Geschäftsidee. Sie müssen über die Technologie hinausdenken und die Vision der Wertschöpfung verkaufen, die sie dem Unternehmen bringt. Machen Sie Ihrem Unternehmen klar, dass es in ein Konzept investiert ... dass Sie etwas erwerben, das fortlaufend aktualisiert wird.

Erklären Sie dann, dass Sie einen neuen Weg einschlagen, und dass es nicht um ein Upgrade geht, sondern um eine Transformation. Es ist nicht so, als würden Sie Ihre alte Schreibmaschine gegen das neueste und beste Modell eintauschen. Es ist eher mit dem Umstieg von der besten Schreibmaschine auf einen brandaktuellen Laptop vergleichbar. Denken Sie also vorausschauend, und planen Sie Ihre Integrationsstrategie. Sie muss strukturiert sein. Investieren Sie massiv in den Gesamtnutzen und in die Synergien, die sich daraus ergeben.

Gehen Sie dann zur Standardisierung, Harmonisierung und Umsetzung über. Unsere vorhandene Technologie war komplex, schwer zu handhaben und passte sich nicht agil an Veränderungen an. Dies führte zu Problemen, weil in anderen Teilen des Unternehmens unterschiedliche Prozesse genutzt wurden. Falls Sie an diesem Punkt angelangt sind, dann sollten Sie gemeinsamen Grundsätzen folgen und Prozesse harmonisieren. Workday hat uns dies ermöglicht, und es war eine transformative Erfahrung für unser Unternehmen.