Als Kainos 2015 an die Börse ging, führte das Unternehmen eine neue Finanzlösung für das Reporting ein. Innerhalb von einem Jahr erkannte Kainos jedoch, dass die Lösung für die Bedürfnisse des Unternehmens wenig geeignet war. Die Vorgänge waren größtenteils manuell und zeitraubend und die Delegation von Budgetkontrolle an Projektteams war nicht vorgesehen. Für Kainos war dies der Anlass, einen neuen Partner zu suchen.
Unsere bisherige Lösung war starr und nur sehr schwer an unsere Bedürfnisse anpassbar.
Group Head of Finance
Eine flexible Plattform, um dynamische Anforderungen zu erfüllen
Kainos hatte bereits seine Personalverwaltung auf Workday Human Capital Management (Workday HCM) umgestellt. Mit Workday Financial Management konnte das Unternehmen mehr Einblicke und Kontrolle gewinnen und so den Wert seiner Investition steigern. „Die Integration von Finanz- und HR-Abteilung sichert die Unterstützung der Geschäftsleitung, da das Unternehmen wichtige strategische Erkenntnisse gewinnt.“
Mit Workday entschied sich Kainos für einen Partner, der sein Engagement für Innovation und die Verbesserung des Kundenerlebnisses teilt. Matt McManus, Group Head of Finance, drückt es so aus: „Workday ist äußerst intuitiv und einfach einzurichten. Und vor allem braucht man keine technischen Vorkenntnisse.“
Mehr Effizienz in der Buchhaltung
Dank eines zentralen Standorts für das Finanzmanagement konnte Kainos seine Hauptbuchverwaltung transformieren. Die Zahl der manuell eingegebenen Rechnungen reduzierte sich von 50 auf 15 Prozent und halbjährliche externe Audits dauern jetzt nur noch eine statt zwei Wochen. Zu den weiteren Einsparungen zählen:
- Zeitaufwand für Monatsabschlüsse von 8 auf 7 Tage gesenkt
- Bearbeitungszeit für Lieferantenzahlungen von mehreren Tagen auf 20 bis 30 Minuten reduziert
- Einsparungen in Höhe von 95.000 GBP in Folge von Prozessautomatisierung
Durch die Integration von Workday in seine Bankgeschäfte konnte Kainos gleichzeitig seine finanzielle Transparenz verbessern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Finanzteams müssen am Monatsende keine aufwändigen Bankabstimmungen durchführen, um die Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Heute ist die Abstimmung eine Routineaufgabe von gerade einmal zehn Minuten, die Kainos ein präziseres Bild seiner Finanzen bietet.
Mehr Kontrolle für das Unternehmen
Mithilfe von Workday Adaptive Planning hat Kainos seine Prognosen verbessert und konnte durch die Delegation von Budgets seine Ausgaben reduzieren. „Wir nutzen die Funktionen in Workday, um Teamleitern Verantwortung zu übertragen“, so Matt McManus. „Workday gibt unserer Geschäftsleitung die Kontrolle über organisatorische Ausgaben sowie Einsicht in Budget- und Planungszyklen. Die Möglichkeit, unsere Gesamtausgaben mit dem Budget abzugleichen und anzupassen, hilft Kainos, profitables Wachstum zu erzielen.“
Kainos nutzt Workday Adaptive Planning auch, um die Planungseffektivität zu verbessern. „Das Team bezieht Kostendaten aus allen Unternehmensbereichen und nutzt diese Informationen, um die Quartalsprognosen anzupassen“, erklärt Matt McManus. Die Vorhersagen sind nicht nur genauer, sondern werden auch schneller bereitgestellt. „Wir rechnen hier nicht mit drei- bis sechswöchigen Fristen“, so McManus, „wir können Studien an nur einem Tag fertigstellen, was für unsere Teams eine Riesenerleichterung ist und die Produktivität des gesamten Unternehmens steigert.“
Außerdem hilft Workday Adaptive Planning Kainos dabei, die Herausforderungen durch COVID-19 zu meistern. Die Personalkosten machen rund zwei Drittel der Gesamtkosten des Unternehmens aus. Daher musste Kainos mit dem Aufkommen der Pandemie seine Personalstrategie überdenken. Mithilfe der Daten aus Workday Adaptive Planning erkannte das Unternehmen, in welchen Bereichen seines globalen Betriebs das Recruiting priorisiert werden musste.
Unsere bisherige Lösung war auf die Finanzabteilung beschränkt, während Workday eine Basisplattform für unser gesamtes Unternehmen bietet.
Group Head of Finance
Die richtige Lösung für alle Fälle
Dank Workday Extend konnte Kainos eigene Anwendungen entwickeln und Workday an seine Bedürfnisse anpassen. Kainos hat etwa den Prozess zur Beantragung einer Firmenkreditkarte vereinfacht. Dies ist jetzt kein undurchschaubarer Vorgang mehr, bei dem Anträge per E-Mail eingereicht und bis zu drei Wochen später beantwortet werden. Der gesamte Prozess ist jetzt über das Workday-Profil einsehbar. Antragssteller erhalten Updates zu ihrer Anfrage und wenn eine Karte ausgestellt wird, werden die Kartendaten für einfachen Zugriff direkt in Workday hinterlegt.
Derzeit ist Kainos dabei, Workday Professional Services Automation (Workday PSA) einzuführen, um das Projektmanagement zu verbessern. Dank Workday PSA kann das Unternehmen die besten Mitarbeiter für Projekte bestimmen und die Finanzierung präzise steuern. Mithilfe von Workday Financial Management ist Kainos künftig auch in der Lage, die kundenseitigen Fakturierungsprojekte zu integrieren, um bessere Prognosen und den zielgerichteten Einsatz von Ressourcen zu ermöglichen.
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