Herausforderungen
Kainos verzeichnet ein rasantes Wachstum – das Unternehmen ist an die Börse gegangen, hat seine Mitarbeiterzahl in weniger als zehn Jahren von 250 auf 1.500 erhöht und seine Geschäftstätigkeit auf insgesamt 16 Standorte in Europa und Nordamerika ausgeweitet. Die bestehenden Softwarelösungen konnten mit der rasanten Entwicklungsdynamik bei Kainos nicht Schritt halten.
Warum Workday?
Kainos wollte sich einen Vorsprung verschaffen und entschied sich für die Einführung von Workday Financial Management, um sein Wachstum zu unterstützen. Zudem erkannte das Unternehmen eine bedeutende Chance zur Steigerung der betrieblichen Effizienz, indem es seine Finanz- und HCM-Prozesse in einer einzigen Lösung zusammenführte.
Vorteile und Ergebnisse
Prozessautomatisierung und -konfiguration:
Die Kreditorenbuchhaltung kann jetzt alle Lieferantenrechnungen in Workday speichern. Papierbasierte Prozesse wurden reduziert. Der interne Kontrollrahmen von Workday hilft dabei, Risiken und den Zeitaufwand für die Rechnungsprüfung zu verringern. So wird der Headcount um ein Vollzeitäquivalent (VZÄ/FTE) reduziert und es steht mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung.
20–30
Minuten für Lieferantenzahlungsläufe anstelle von Tagen
1
VZÄ in Kreditorenbuchhaltung eingespart
1
IS/IT-Ressource für externen Support eingespart
95.000 GBP
Einsparungen
Reporting
Dank leistungsstarker Dashboards und Reportingfunktionen in Workday ist die Anwenderakzeptanz gestiegen. Dies trägt gleichzeitig zu mehr Verantwortlichkeit im Kostenstellenmanagement der einzelnen Geschäftseinheiten bei.
40 % statt 80 %
manuelle Journaleingaben
Kontrollen:
Folgende Bereiche profitieren besonders von Workday: In der Beschaffung können potenzielle Kosten jetzt auch von Kostenstellenleitern genehmigt werden; beim Anlagevermögen sorgen Kontrollen der Ausgabenkategorien für eine korrekte bilanzielle Aktivierung von Anlagen; Eingaben im operativen Journal können nun um Genehmigungsschritte erweitert werden und es besteht die Möglichkeit, Bankbuchungen vorzunehmen.
7
Tage Zeitaufwand für Monatsabschlüsse, statt 8
1 statt 8
Häufigkeit von Soft-Close-Abschlüssen pro Monat
Datenintegrität und Audits
Vor der Umstellung auf Workday nahm Kainos seine Abweichungsanalysen in Excel vor. Mit einer zentralen Datenquelle ist das Unternehmen nun in der Lage, diese Analysen in kürzester Zeit durchzuführen. Da zudem alle Auditzyklen den Anforderungen der Auditoren entsprechen, sind weniger umfangreiche Stichproben erforderlich und die Kosten für externe Audits sinken.
15 % statt 50 %
manuelle Rechnungseingaben
1
Woche für halbjährliche externe Audits, statt 2 Wochen
Entscheidungsfindung
Die organisatorischen Möglichkeiten innerhalb der Workday-Lösung vereinfachen die Analyse der Gewinn- und Verlustrechnung nach Kostenstelle. Manager profitieren von genaueren Einblicken sowie besserer Unterstützung. Wo früher bis zum Monatsende gewartet werden musste, können Vorauszahlungen jetzt umgehend geprüft werden.
1
Tag Reorganisationsaufwand, statt 1 Woche
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