Jahrzehntelang griffen Unternehmen auf periodische Mitarbeiterbefragungen zurück, um Stimmungstrends zur Motivation, zum Arbeitgeber und zur Unternehmensmission zu erfassen. Schließlich legen Studien einen starken Zusammenhang zwischen Mitarbeiter-Engagement und geschäftlicher Performance nahe. Außerdem sollen durch die Umfragen Fortschritte im Bereich Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (DG&I) erzielt werden.
So dachte man auch bei Avantor. Doch herkömmliche Befragungsmodelle erwiesen sich als kostspielig, zeitintensiv und mühsam für die HR-Abteilung. In den Monaten vor der Jahresbefragung mussten jeweils externe Berater und Anbieter zur Vorbereitung hinzugezogen werden. „Wir mussten zusammen mit einem externen Anbieter zusätzliche Strukturen im Zusammenhang mit unserer Organisationshierarchie schaffen, was für unsere HR- und HRIS-Teams ein endloses Hin und Her bedeutete“, so Tracie Ybarra, Vice President of Global Talent Development bei Avantor.
Unsere HR-Abteilung wurde entlastet. Die Abstimmung externer Daten aus der Consulting-Firma entfällt. Ebenso die Mehrarbeit durch das interne Reporting.
Vice President of Global Talent Development
Da Avantor global tätig ist, musste jede Befragung in mehrere Dutzend Sprachen übersetzt werden. Auch waren gesonderte Prozesse für Fabrikarbeiter ohne Internetzugang erforderlich. „Manchmal vergingen Monate, ehe uns die Umfragedaten zur Weiterleitung an das Führungsteam vorlagen. Die Berichte an das Management mussten einzeln vorbereitet werden und waren zwangsläufig voneinander isoliert“, so Ybarra. „Trotz aller Bemühungen waren die Ergebnisse oft unzusammenhängend und unzureichend auf unsere Organisation abgestimmt. Somit verzögerten sich zielführende Maßnahmen zur Eindämmung oder Behebung von Missständen, die den Mitarbeitern zeigen sollen, dass wir ihre Belange ernst nehmen.“
Aktives Zuhören in der neuen Arbeitswelt
Kurz gesagt: Avantor benötigte ein unkomplizierteres und effektiveres Modell. „Groß angelegte Befragungen, die einmal im Jahr stattfinden, werden unserem aktuellen Geschäftstempo einfach nicht mehr gerecht“, erklärt Ybarra. „Wir müssen unser Feedback-Modell an die neue Arbeitswelt anpassen: Führungskräfte müssen stärker zur Rechenschaft gezogen werden, Änderungen müssen schneller umgesetzt und kommuniziert werden und das Feedback der Belegschaft muss in die Strategie und Zielsetzung des Unternehmens ebenso wie in unsere Programme, Initiativen und Systeme einfließen – insbesondere in unsere DG&I-Strategie.“
Christy Cole, Senior Director of Global HR Systems and Analytics bei Avantor, verweist in diesem Zusammenhang auf Workday Peakon Employee Voice von Workday, dessen Lösungen Avantor schon seit knapp zehn Jahren nutzt. Damit, so ihre Idee, ließe sich ein dynamischer Prozess mit einer kontinuierlichen Feedbackschleife implementieren. „Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, der automatisierten Übersetzungen, flexiblen Bereitstellungsmedien, Echtzeit-Daten, der Selfservice-Reportingfunktionen und der Schnittstellen zur Workday-Kernlösung – insbesondere People Analytics und Prism – war die Plattform ideal für unsere Anforderungen“, erklärt sie.
Schnelles, unkompliziertes Deployment und Reporting
Das HR-Führungsteam von Avantor implementierte Workday Peakon Employee Voice in mehreren Phasen: Zunächst wurde eine globale Pulsbefragung eingeführt. In einem zweiten Schritt wurden die übrigen Funktionen und Leistungen der Plattform freigeschaltet, darunter das Selfservice-Reporting für Führungskräfte und Manager. Das Projektteam legte besonderen Wert auf die Unterstützung der Geschäftsleitung und auf eine effektive Change-Management-Kommunikation zur Förderung der Initiative. „So konnten wir Programme entwickeln, die das Feedback der Beschäftigten widerspiegelten. Auf diese Weise ließen wir sie wissen, dass wir ihnen zuhören und dass uns ihre Meinung wichtig ist“, so Ybarra.
Dieses Tool entlastet das HR-Team, da für alle Prozesse eine KI-Automatisierung zum Einsatz kommt. So erhält man in vielen Fällen ungeahnte Einblicke.
Senior Director of Global HR Systems and Analytics
Cole zufolge war das Deployment ein Kinderspiel, zumal ihr Team alle Daten aus der vorhandenen Workday-Lösung mit der Workday Peakon Employee Voice-Plattform verknüpfen konnte. „Obwohl wir unterbesetzt waren und ich seit Jahren keine Workday-Konfigurationen mehr vorgenommen hatte, war die Plattform leicht zu konfigurieren“, erinnert sie sich. „Wir nutzten die vordefinierten Fragen und nahmen Anpassungen an unseren eigenen vor, um unsere DG&I-Strategie zu beurteilen und zu validieren. Sämtliche Übersetzungen sowie die Kiosk-Bereitstellung für unsere Fabrikarbeiter wurden automatisch in Peakon erledigt.“
Darüber hinaus machte Cole von einem API-Konnektor zwischen den beiden Lösungen zur Aktualisierung der Zuordnung von Standorten und Geschäftsbereichen Gebrauch, um konsistente Auswertungsergebnisse zu gewährleisten. „Auch das war einfach und lieferte uns die gewünschten Einblicke und Analysen, ohne dass wir Wochen für die Datennormalisierung und -auswertung aufwenden mussten.“
Direkt umsetzbare Echtzeit-Erkenntnisse
Für Noël France, Senior Global Director of DE&I bei Avantor, sind die ebenso unkomplizierten wie fortschrittlichen Reportingfunktionen in Workday Peakon Employee Voice entscheidend, um Stimmungstrends im Bereich Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion im Blick zu behalten. „Die Erkenntnisse, die wir in Echtzeit erhalten, können wir auch in Echtzeit umsetzen“, erklärt sie mit dem Hinweis darauf, dass die Plattform auch automatische Analysen und branchenübergreifende Benchmarks bietet. „Früher mussten wir monatelang auf Berichte und Analysen warten. Jetzt können wir sofort aktiv werden, wenn sich die Möglichkeit bietet, etwas zu verbessern. Wir haben auch unsere DG&I-Strategie und -Ausrichtung validiert.“
Die größte Wirkung haben wir dadurch erzielt, dass wir das Mitarbeiter-Feedback jetzt direkt in unsere Strategie einfließen lassen und unsere Prioritäten entsprechend ändern. Darin sind wir nun effektiver und zeigen damit, dass wir unseren Beschäftigten zuhören.
Senior Global Director of DE&I
Insbesondere schätzt France die KI-gestützte Kommentaranalyse-Funktion der Workday Peakon Employee Voice-Plattform, die auf der Verarbeitung natürlicher Sprache basiert. Damit spart sie nicht nur Zeit, sondern erhält auch Einblicke, die ihr früher verborgen geblieben wären. „Früher habe ich unglaublich viel Zeit damit verbracht, die Kommentare nach Erkenntnissen zu durchforsten“, erklärt sie. „Jetzt muss ich nur doppelklicken, um weitere Details abzurufen und besser zu verstehen, welche Schlüsse sich aus den Engagement- und Inklusionsdaten ziehen lassen.“
Datentransparenz begünstigt effektive Maßnahmen
Ybarra fügt hinzu, dass mit Workday Peakon Employee Voice jener Verwaltungsaufwand entfällt, der für die HR-Abteilung früher mit Jahresbefragungen verbunden war. „Anstelle endloser abteilungsinterner Besprechungsrunden, gefolgt von Management-Meetings, bei denen die Daten unter die Lupe genommen werden, können die einzelnen Führungskräfte die Informationen nun selbst auswerten und detaillierte Erkenntnisse gewinnen sowie zielführende Maßnahmen daraus ableiten“, erklärt sie. „So erhalten die Manager auch einen noch umfassenderen Überblick über das Mitarbeiter-Engagement auf lokaler Ebene und können ihre Maßnahmen gezielt auf den jeweiligen Standort abstimmen und dann die Effektivität messen.“
Das HR-Team von Avantor setzt Workday Peakon Employee Voice für kontinuierliche Pulsbefragungen ein, ergänzt um Ad-hoc- und Austrittsbefragungen über Workday. Die kombinierten Daten aus beiden Lösungen bieten Führungskräften und Managern eine einheitliche Datenquelle. „Dank Peakon können sich unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sicher sein, dass ihr Feedback Gehör findet, während die Führungskräfte noch stärker dazu angehalten werden, ihrerseits Verantwortung für das Mitarbeiter-Engagement zu übernehmen“, so Cole. „Bei unserer nächsten Pulsbefragung wird es um das Thema Gesundheit und Wohlbefinden gehen. Auf lange Sicht wollen wir Workday Prism und Workday People Analytics in die Lösung einbinden, um noch mehr Erkenntnisse aus unseren Daten zu ziehen. Die Möglichkeiten mit Workday sind endlos.“