ACCOUNTING IN MEERDERE VALUTA'S
Accounting in meerdere valuta's: belangrijk om te weten.
Internationale organisaties werken voortdurend met verschillende valuta's. Accounting in meerdere valuta's maakt dit een stuk eenvoudiger. Je hoeft namelijk niet te kiezen tussen nauwkeurigheid en agility.
Ontdek meer over accounting in meerdere valuta's.
De moderne wereld wordt gekenmerkt door aanhoudende onzekerheid en razendsnelle veranderingen. Internationale bedrijven hebben alleen kans van slagen als het potentieel van technologie ten volle wordt benut voor accounting. Ontdek hoe accounting in meerdere valuta's dit mogelijk maakt.
Accounting in meerdere valuta's: een definitie
Wat is accounting in meerdere valuta's?
Accurate financiële data zijn van levensbelang voor elke organisatie. Maar organisaties die actief zijn in meerdere landen hebben soms meer moeite om die accuratesse te bereiken en te handhaven. Hoe meer valuta's je moet beheren, hoe ingewikkelder het wordt. Of het nu gaat om het voldoen aan plaatselijke rapportagevereisten of afdekking tegen wisselkoersvolatiliteit. Het is voor bedrijven ook lastiger om financiële data te consolideren en te rapporteren, en één uniform beeld van prestaties te geven.
Accounting in meerdere valuta's stelt bedrijven in staat met een basisvaluta te werken om financiële data te beheren en te analyseren door middel van conversies voor rapportages. Stel je bijvoorbeeld een bedrijf voor met een hoofdvestiging in de VS en productiefaciliteiten in Vietnam en Mexico. Als hun accounting in meerdere valuta's gebeurt en de Mexicaanse productiedivisie een betaling doet aan een leverancier, wordt de goedgekeurde transactie geboekt in peso's (de lokale valuta) maar ook automatisch omgezet naar de bedrijfsvaluta, Amerikaanse dollars.
Doordat gedurende de transactie met beide valuta's wordt gewerkt, wordt financieel management veel eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger. Accountingteams kunnen op lokaal niveau boeken sluiten en voldoen aan plaatselijke rapportage- en nalevingsvereisten. En op bedrijfsniveau profiteren deze teams van realtime, uitgebreid inzicht en de mogelijkheid om tot aan transactiedetails in te zoomen op data. Dit lijkt in niets op de verouderde manier van werken waarbij lokale kantoren hun moedermaatschappijen alleen een samenvatting boden van financiële data en bedrijven gevoelig waren voor fouten, vertragingen en rapportagerisico's.
75%
Van de accountingprofessionals zegt dat accountingprocessen in hun organisatie nog steeds grotendeels handmatig verlopen of aanzienlijke handmatige inspanning vereisen
36%
Wil accountingoplossingen in de cloud implementeren of is hier al mee bezig
'From Mirage to Reality: Bringing Finance Into Focus in a Digital World', Deloitte, 2023
De noodzaak van accounting in meerdere valuta's
Waarom hebben bedrijven accounting in meerdere valuta's nodig?
De globalisering is in volle gang en wereldmarkten zijn sterker dan ooit geïntegreerd. Bedrijven die competitief willen blijven, moeten daarom op internationaal niveau concurreren. Maar het werken met veel verschillende lokale valuta's gaat gepaard met een aantal risico's en financiële zorgen.
Valutavolatiliteit. Elke vorm van onzekerheid, of het nu gaat om geopolitieke conflicten, economische tegenwind of politieke onrust, kan leiden tot volatiliteit op de valutamarkt en kan transactionele en economische risico's opleveren. Voor bedrijven die worstelen met dubbele grootboeken en handmatige conversies, is het beheren van dergelijke risico's vaak niet haalbaar.
Grotere druk op accounting. Handmatige controle van wisselkoersen en het samenvoegen van silodata om transacties in vreemde valuta om te zetten naar bedrijfsvaluta is een tijdrovende klus. Maar door de oude manier van werken te vervangen door intelligente automatisering en accounting in de cloud, verlopen financiële consolidatie en rapportages sneller, soepeler en een stuk efficiënter.
Plaatselijke regelgeving en naleving. Elk land heeft zijn eigen financiële regels en vereisten. Daarnaast is het de vraag of de International Financial Reporting Standards (IFRS), de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) of de lokale GAAP worden opgevolgd. Dankzij accounting in meerdere valuta's kunnen accountingteams in elk land waar het bedrijf actief is op flexibele wijze verschillende valuta's beheren en voldoen aan plaatselijke accountingnormen en rapportagevereisten.
Inzichtelijke prestaties. Wisselkoersen maken het soms lastiger om prestaties van verschillende entiteiten of divisies te vergelijken. Met accounting in meerdere valuta's wordt het voor financeteams echter eenvoudiger om de impact van wisselkoersen te analyseren, waardoor ze een duidelijker beeld van bedrijfsprestaties krijgen en beter geïnformeerde zakelijke beslissingen kunnen nemen.
"Door handmatige consolidatie en het aanzienlijke tijdsverschil duurt onze maandafsluiting ongeveer vijf dagen langer dan gewenst. Workday helpt ons om dit op te lossen."
—Chief Financial Officer, Opteon Property Group
Belangrijke begrippen bij accounting in meerdere valuta's
Wat zijn de belangrijkste begrippen bij accounting in meerdere valuta's?
Bedrijfsvaluta: Ook wel 'functionele valuta' genoemd, is de valuta van de primaire omgeving waarin de entiteit geld genereert en uitgeeft. Het vaststellen van functionele valuta is meestal heel eenvoudig, maar er zijn ook situaties die zorgvuldiger moeten worden overwogen. Volgens de Amerikaanse Accounting Standards Committee (ASC) 830 wordt valuta in een zeer inflatiegevoelige omgeving bijvoorbeeld gezien als onvoldoende stabiel om te worden ingezet als functionele valuta.
Vreemde valuta: Dit verwijst naar elke andere valuta dan de bedrijfsvaluta.
- Transactievaluta: Dit wordt ook wel 'grootboekvaluta' genoemd en is simpelweg de valuta van een ingediende transactie. Dit kan dezelfde of een andere valuta zijn dan de functionele (bedrijfs)valuta.
- Rapportagevaluta: Internationale bedrijven zijn verplicht om op lokaal niveau te rapporteren, waarbij de plaatselijke entiteit meestal het voortouw neemt. De rapportagevaluta, dat wil zeggen de valuta waarin jaarverslagen worden opgesteld, is vaak de valuta van het land waar de lokale entiteit is gevestigd. Maar het kan ook anders. Neem bijvoorbeeld een Nieuw-Zeelands bedrijf dat geregistreerd staat in Australië en belangrijke investeerders in de Verenigde Staten heeft. Dit bedrijf kan jaarverslagen opstellen in de Nieuw-Zeelandse dollar, de Australische dollar (om te voldoen aan eisen van de Australian Securities & Investments Commission) en de Amerikaanse dollar (voor investeerders).
Omrekenen: Dit is het omzetten van transactiedetails en financiële rapporten van functionele valuta naar rapportagevaluta. Sommige bedrijven rekenen dit handmatig uit, maar accountingsoftware kan dit proces automatiseren.
- Wisselkoers: De koers waartegen een valuta op een bepaald moment wordt omgerekend naar een andere valuta. Wanneer accounting in meerdere valuta's wordt aangestuurd door intelligente automatisering, wordt elke omrekening automatisch omgezet naar de bedrijfsvaluta op basis van de wisselkoers die op de transactiedatum geldt.
Accounting in meerdere valuta's beheren
Hoe gaan accountants om met accounting in meerdere valuta's?
De tijd is voorbij dat internationale organisaties accounting in meerdere valuta's overlieten aan lokale financeteams die financiële dataoverzichten opstelden voor het hoofdkantoor. Tegenwoordig kan accountingsoftware op basis van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) het vaak complexe accountingproces in meerdere valuta's op intelligente wijze automatiseren. Dat gaat als volgt:
Het financeteam gebruikt accountingsoftware om de bedrijfsvaluta te bepalen. Dit betekent dat er één valuta voor accounting wordt gebruikt en dat deze vaststaat. Er worden ook omrekenregels ingesteld die de conversiepercentages bepalen.
Bij een operationele transactie wordt de betreffende valuta automatisch ingevuld door geïntegreerde ML. Voor leveranciers en klanten worden bijvoorbeeld standaardvaluta's ingesteld, maar het platform gebruikt voor onkostendeclaraties de bedrijfsvaluta van de werknemer of de gekozen betalingsvaluta van de werknemer (als de valuta's verschillen). De transactievaluta wordt voor de gehele duur van de transactie gehandhaafd.
Zodra de transactie is goedgekeurd, genereert intelligente automatisering operationele en accountingrapporten. Als de transactievaluta verschilt van de bedrijfsvaluta, converteren geautomatiseerde configureerbare regels de transactie naar de bedrijfsvaluta. Controleerbaarheid is vanaf de basis ingebouwd doordat alle data en activiteiten (van oorspronkelijke transacties en plaatselijke valuta's tot alle valutawisselingen en gebruikte koersen en data) behouden blijven in de geregistreerde transactie.
Accountingteams stellen met enkele klikken eenvoudig rapporten op in meerdere valuta's. De eerder vastgestelde omrekeningsregels om wisselkoersen te definiëren worden vervolgens gebruikt om de bedrijfsvaluta om te zetten naar een rapportagevaluta.
Voor consolidatie worden alle resultaten van bedrijven in de groep in realtime omgezet naar de rapportagevaluta. Transacties in vreemde valuta's worden geboekt in de bedrijfsvaluta tegen de contante koers op de dag van transactie. Financiële activa en passiva die oorspronkelijk tegen de contante koers zijn vastgelegd, worden geherwaardeerd naar de balanskoers.
"Workday is onze betrouwbare repository voor ERP én accounting. De wetenschap dat data volledig, nauwkeurig en actueel zijn, is niet alleen essentieel om taken efficiënt en effectief uit te voeren, maar ook om onze executives snel van rapporten te voorzien en beslissingen adequaat te onderbouwen."
—Controller, ABC Fitness
Best practices voor accounting in meerdere valuta's
Wat zijn de best practices voor accounting in meerdere valuta's?
Financiële regelgeving kan veranderen, de mondiale voetafdruk of activiteiten van je organisatie kunnen verschuiven, maar dit zijn blijvende best practices.
Verenig de onderneming met één oplossing. Het gebruik van niet-geïntegreerde applicaties leidt tot meer frictie, frustratie en interoperabiliteitsproblemen en het mogelijk inzetten van onjuiste of verouderde data. Kies wat betreft internationale accounting één oplossing die accounting en rapportages in meerdere valuta's faciliteert en consistentie garandeert.
Configureer de accountingregels van het systeem. De regels en workflows van je accountingsysteem moeten makkelijk zijn af te stemmen op je organisatie. Voorkom dat je team zich in allerlei bochten moet wringen voor een standaardoplossing die slechts in enkele gevallen werkt. Vereenvoudig en stroomlijn accounting in meerdere valuta's drastisch met accountingsoftware waarmee accountingteams regels makkelijk kunnen beheren en aanpassen.
Profiteer van automatisering. AI en ML transformeren de financefunctie, en ook accounting ontkomt daar niet aan. Door routinematige maar dynamische taken over te laten nemen door intelligente automatisering houdt je financeteam meer tijd over voor impactvolle taken en kunnen boeken sneller worden gesloten.
Behoud de datalineage. Voor transparantie en naleving is een audittrail cruciaal. Maar accountingsoftware waarbij zowel bedrijfsvaluta als transactievaluta voor de gehele duur van een transactie worden behouden, draagt ook bij aan rijkere inzichten, verbeterde efficiëntie en meer gemoedsrust.