Dit verhaal, geschreven door de tekstschrijvers van Workday, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Workday Community Voices: Rolls Royce implementeert een wereldwijd HR-systeem in één nacht

Van de ene op de andere dag een nieuw HR-systeem bedrijfsbreed én wereldwijd implementeren klinkt als een onmogelijke opgave. Toch is dat precies wat onze klant Rolls-Royce in oktober 2015 deed: het bedrijf implementeerde een cloud-based HR-systeem voor hun werknemers in 46 landen.

Afgelopen maand spraken we tijdens HR Tech World in Londen met Mark Judd, directeur HRIT bij Rolls-Royce, over de overstap op de cloud. We vroegen hem naar tips voor bedrijven die deze overstap ook willen maken.

Welke zakelijke en technologische uitdagingen lagen bij Rolls-Royce ten grondslag aan de keuze voor een nieuw HR-systeem?

Verouderde technologie maakte dat we er niet in slaagden om goed inzicht te krijgen in onze groeiende organisatie.  Je kunt hierbij denken aan zaken zoals talent management en het zorgdragen dat de juiste mensen met de juiste capaciteiten op het juiste moment op de juiste plek ingezet worden.

We gebruikten een legacysysteem voor de HR- en salarisadministratie in onze vijf grootste werkgebieden, wat in totaal neerkomt op ongeveer 85% van het personeelsbestand. In andere landen gebruikten we een combinatie van kleinere HR- en payrollsystemen gecombineerd met een breed scala aan spreadsheets en PowerPoint-bestanden. Voor managers was het lastig om een compleet beeld van ons internationale personeelsbestand te krijgen, of om de vaardigheden en talenten van medewerkers in kaart te brengen.

"In alle eerlijkheid waren het de klanten van Workday die de doorslag gaven bij deze beslissing. De actieve Workday Community en de kansen die daaruit voortvloeien spraken ons erg aan."

Waarom heeft Rolls-Royce uiteindelijk voor Workday gekozen?

We waren op zoek naar een partij die eerder soortgelijke grootschalige implementaties had uitgevoerd. Slechts drie partijen voldeden aan onze criteria: Workday, SAP en Oracle. De hoge klanttevredenheid én het enthousiasme van bedrijven die al overgestapt waren maakte dat we voor Workday kozen.

Ons projectteam besloot in een vroeg stadium te werken met een standaardconfiguratie van Workday Human Capital Management. We wilden de verschillen tussen regio's zoveel mogelijk beperken. Het idee om terug te keren naar de basis en het HR-beleid drastisch te transformeren sprak ons erg aan.

Hoe belangrijk was de bloeiende Workday Community, en dat alle klanten dezelfde versie van Workday gebruiken?

Dat is een belangrijk onderscheidend kenmerk van het Workday-concept. Workday doet namelijk geen enkele concessie aan kwaliteit. Het viel ons op dat andere klanten het prettig vonden om één versie van één systeem te gebruiken, zodat ze allemaal op dezelfde tijd op dezelfde plek zijn. Eigenlijk zijn we niet door Workday overstag gegaan, maar door Workday's klanten. De actieve Workday Community en de kansen die daaruit voortvloeien spraken ons erg aan.

"Het is niet alsof je een oude schrijfmachine inruilt voor een betere. Het is alsof je de allerbeste schrijfmachine inruilt voor een spiksplinternieuwe laptop."

Het betreft hier toch een grote verandering. Hebt u tips voor dit verandertraject?

Zoek een stakeholder die wordt gerespecteerd, die écht wordt gezien als visionair, en win zijn of haar steun en vertrouwen. We werkten samen met een enthousiaste business manager waar iedereen graag advies van krijgt. Hij gaat altijd voor het beste resultaat. En dat is waar Rolls-Royce voor staat. De beste kwaliteit. Wij hebben veel tijd geïnvesteerd in deze stakeholder.

Aan het begin van het project zeiden mensen tegen ons: "Dit nieuwe systeem moet minstens zo goed worden als de website van warenhuisketen John Lewis."  Iemand uit het Workday-team is erin geslaagd de man op te sporen die de John Lewis-website gebouwd heeft. Hij filmde deze ontwikkelaar toen hij zei dat Workday een van de meest effectieve vormen van technologie is die hij ooit heeft gezien. Dit was positieve feedback die ons enorm heeft geholpen.

"Denk verder dan alleen de technologie: verkoop wat het product voor het bedrijf kan betekenen."

Hebt u tips voor bedrijven die hun verouderde HR-systemen willen vervangen?

Verkoop de visie in plaats van het HR-systeem. Denk verder dan alleen de technologie: verkoop wat de oplossing uiteindelijk voor het bedrijf kan betekenen. Probeer over te brengen dat je investeert in een idee, iets dat meeverandert met de organisatie.

Erken vervolgens dat je voor een andere aanpak kiest. Dit is geen upgrade, maar een complete transformatie. Het is niet alsof je een oude schrijfmachine inruilt voor een betere. Het is alsof je de allerbeste schrijfmachine inruilt voor een spiksplinternieuwe laptop. Denk daarom vooruit en plan je integratiestrategie. Zorg voor een goede structuur. Focus op de big picture en hoe alles uiteindelijk samenkomt.

Standaardiseer, harmoniseer, en onderneem actie. Voorheen was onze software complex, moeilijk te gebruiken en inflexibel. Hierdoor verloren we het overzicht over verschillende processen binnen het bedrijf. Om een goed resultaat te behalen is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat bedrijfsprocessen worden geharmoniseerd. Dankzij Workday is dit gelukt en heeft het bedrijf een boost gekregen.