Dit verhaal, geschreven door Barbara Larson, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Waarom échte samenwerking zo belangrijk is bij enterprise planning

Onlangs las ik het volgende citaat: "de meest zinvolle samenwerkingen resulteren in iets groters dan de som van wat elke persoon alleen kan creëren". Dat is zeker het geval bij enterprise planning.

Gedurende mijn twintig jaar durende carrière in finance heb ik een grote verschuiving ervaren in de manier waarop organisaties opereren als de omgeving verandert. Dit heeft ook gevolgen gehad voor de rol van finance. De nadruk ligt minder op transacties en meer op analyses is komen te liggen. Deze verandering heeft de druk op finance vergroot om effectiever, en in nauwere samenwerking met stakeholders, te werken aan finance en HR-plannen die groei te stimuleren en organisaties helpen om zich niet alleen aan te passen aan veranderingen, maar hier ook van te profiteren.

Finance besteedt vaak meer tijd aan het verzamelen van data en aan rapportages dan aan interne partnerships om inzicht te krijgen in de positie van het bedrijf.

Volgens een rapport uit 2015 van KPMG en de Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) met de titel "Planning, Budgeting and Forecasting: An eye on the future,"  is meer dan driekwart van de finance professionals het erover eens dat samenwerking tussen finance en de rest van het bedrijf van groot belang is bij planning, budgettering en forecasting. Dit is logisch als je bedenkt dat elk onderdeel van de business met elkaar verweven is.

Toch is effectief samenwerken makkelijker gezegd dan gedaan. Finance besteedt vaak meer tijd aan het handmatig verzamelen van data en aan de rapportages dan aan samenwerking in de organisatie om inzicht te krijgen in de positie van het bedrijf en in de manier waarop de behoeften van de markt of de business de financiële prestaties kunnen beïnvloeden. Een belangrijke reden hiervoor is dat veel financiële organisaties werken met losse systemen, en dat hun planningsysteem niet aan het grootboek is gekoppeld. Dit leidt tot de handmatige replicatie van metadatastructuren zoals kostenplaatsen, rechtspersonen en werknemersgegevens van het ene naar het andere systeem en ingewikkelde integraties om de data-accuratesse te garanderen. Wanneer dit eenmaal is gerealiseerd, is de data alweer verouderd. Dit maakt het lastig om gezamenlijk aan een ongoing planningsproces te werken waarbij de plannen zich aanpassen naarmate het bedrijf zich verder ontwikkelt. Deze aanpak is ineffectief en leidt tot silo's en beveiligingsrisico's in het planningsproces.

Het goede nieuws is dat verbeteringen in de technologie en planningsystemen het mogelijk maken deze barrières te slechten en échte samenwerking te realiseren. Dit zijn drie dingen die finance kan doen om zich voor te bereiden op effectieve, continue planning op basis van samenwerking.

Het totaalplaatje

Echte samenwerking begint met de juiste mentaliteit. Begin gesprekken met vragen over business needs - versus het voeren van een gesprek over de meer tactische elementen van planning en forecasting. Ik houd altijd het financiële totaalplaatje in mijn achterhoofd bij besprekingen over planning, zodat het niet alleen gaat over vragen als "Wat is uw headcount?" of "Wat gaat u dit kwartaal uitgeven?". Ik probeer beter inzicht te krijgen in de doelstellingen van de business en hoe deze door finance kunnen worden ondersteund. Dit zorgt voor afstemming tussen de planningsdoelen van finance en HR.

Finance is niet langer de enige die inzicht heeft in de data. Iedereen die bij het planningsproces betrokken is, moet data kunnen inzien en begrijpen.

Iedereen op dezelfde golflengte

Als finance écht relaties op basis van samenwerking wil ontwikkelen, moet iedereen op dezelfde golflengte zitten. Data die over meerdere systemen en spreadsheets is verspreid, maakt dat het meer tijd kost om handmatige berekeningen te maken en de data-integriteit te garanderen. Wanneer er sprake is van een single source of truth, met planning, forecasting en realtime transactiegegevens voor finance en HR in één systeem, heeft finance minder  administratieve druk en krijgt iedereen vertrouwen in de cijfers. Zo worden besprekingen betekenisvoller. Daarnaast worden planning en forecasts gebaseerd op een werkelijke en nauwkeurige afspiegeling van het bedrijf, zodat organisaties zich sneller kunnen aanpassen, wat de weg vrijmaakt voor een ongoing planningsproces.

De business een stem geven

Finance is niet langer de enige die inzicht heeft in de data. Iedereen die bij het planningsproces betrokken is, moet data kunnen inzien en begrijpen. Hierdoor kan het planningsproces beter worden onderbouwd en een afspiegeling worden van de behoeften en richting van de business, terwijl governance en controle strikt gehandhaafd blijven.

Omdat de business verandert om te blijven voldoen aan de groeiende eisen van de dynamische omgeving waarin we opereren, veranderen de vereisten die succesvolle organisaties stellen aan enterprise planning. Een sterke basis voor de toekomst vereist van organisaties dat ze op uniforme, continue wijze, op basis van samenwerking functioneren. Technologie speelt hierin een voortrekkersrol, zodat bedrijven hun bedrijfsbehoeften beter kunnen plannen en voorspellen. We staan pas aan het begin en ik deel graag mijn ervaringen met u wanneer we verder gaan.