Dit verhaal, geschreven door Christy Sasser, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Drie strategieën om uw medium enterprise te laten groeien - I

Grote ondernemingen halen vaak de krantenkoppen. Maar als het gaat om het creëren van banen, innovatie en economische groei, zitten de echte werkpaarden in het middensegment.

In de Verenigde Staten zijn er volgens het National Center for the Middle Market (NCMM) bijna 200.000 medium enterprises. Deze bedrijven, door de NCMM gedefinieerd als bedrijven met een omzet tussen de $ 10 miljoen en $ 1 miljard, vertegenwoordigen een derde van het BBP in de particuliere sector.

 "De Verenigde Staten ervaren hun op twee na langste periode van ononderbroken groei in hun economische geschiedenis, die wordt aangestuurd door medium enterprises," aldus Thomas Stewart, Executive Director van NCMM.

In Europa vormt het middensegment een klein percentage van het totale aantal bedrijven (van 1,2 procent in Duitsland tot 1,7 procent in Frankrijk), terwijl het toch ongeveer een derde van de inkomsten uit de particuliere sector genereert en ongeveer een derde van de beroepsbevolking van elk land in dienst heeft, volgens een rapport van ESSEC Business School en GE Capital.

Zit u in het management van een medium enterprise (of een kleiner bedrijf met ambities), dan laten deze data niet alleen zien hoeveel uw sector aan de wereldeconomie bijdraagt, maar tonen ze ook de enorme kansen voor verdere groei in de toekomst.

Wat is er voor nodig om uw organisatie verdere successen te laten behalen, of dat nu het bereiken van financiële doelen, geografische uitbreiding of de overstap van het middensegment naar de 'superliga' is?

Het antwoord kan worden afgeleid uit drie cruciale gebieden: hoe efficiënt uw bedrijf werkt, hoe snel u zich aan veranderingen kunt aanpassen en hoe goed u bent in recruitment en retainment.

In deze driedelige blogserie wordt elk van deze gebieden nader bekeken. Wat zijn precies de uitdagingen? Welke stappen hebben middelgrote bedrijven al genomen om deze uitdagingen aan te gaan?

Operationele efficiency

Een van de grootste uitdagingen voor groei in het middensegment is de complexiteit rond administratieve taken en back-officefuncties, zoals payroll en crediteuren.

Het probleem is vaak dat men niet over de juiste systemen beschikt (of überhaupt niet over echte systemen beschikt), waardoor deze bedrijven afhankelijk zijn van handmatige processen. Het resultaat hiervan is dat werknemers uiteindelijk processen met spreadsheets en andere applicaties ontwikkelen op allerlei niet-verbonden systemen, wat het risico van data-inconsistenties en fouten met zich meebrengt.

"Toenemende administratieve taken en handmatige processen zijn grote problemen voor het middensegment," zegt Greg Bloom, Regional Vice President bij adviesbureau Mercer en Head of Enterprise Technology Deployment voor het middensegment. Om de concurrentie het hoofd te bieden en te blijven groeien, zo benadrukt hij, moeten bedrijven "efficiënter en effectiever opereren op het vlak van mensen, processen en technologie."

"Schaalbaarheid kan problematisch zijn voor medium enterprises," zegt Stewart van NCMM. "Papierwerk is een plaag in het middensegment. Bedrijven worstelen met het beheer van meerdere informatiesystemen naarmate ze groter worden."

Deze administratieve rompslomp is ook een zware aanslag op resources in finance en human resources, waardoor werknemers minder tijd hebben voor meer strategische activiteiten zoals data-analyse en business partnership.

"Om schaalbaarheid en groei – of dat nu organisch, via M&A of een IPO is – in medium enterprises te ondersteunen, moeten finance- en HR-teams meer op strategische activiteiten gericht zijn dan op handmatig werk," zegt Bloom.

BlaBlaCar, dat zijn hoofdkantoor in Parijs heeft, is 's werelds leidende carpoolservice voor lange afstanden. Naarmate het bedrijf internationaal groeide, moest het een oplossing vinden om de toenemende complexiteit en administratieve werkzaamheden het hoofd te bieden. Er werd te veel tijd besteed aan handmatige, tijdrovende processen, waaronder het extraheren en afstemmen van data uit meerdere systemen.

CustomInk stond voor een soortgelijk probleem. Het bedrijf, dat klanten de mogelijkheid biedt om hun eigen T-shirts, petjes en waterflessen te ontwerpen, groeide snel, maar werd tegengehouden door zijn eigen systemen.

"We gebruikten een tiental verschillende finance- en HR-systemen. We hadden het punt bereikt waarop deze systemen onze toekomstdoelstellingen niet langer konden ondersteunen," aldus Kaylan McDuff, Assistant Controller of Subsidiaries at CustomInk. "Bedrijfsprocessen zoals payroll en crediteuren waren tijdrovend vanwege handmatige input en workarounds. Dit kostte onze mensen tijd en energie die beter besteed zou zijn aan projecten die méérwaarde bieden."

Automatisering is cruciaal

Dankzij de technologische vooruitgang kunnen medium enterprises nu veel van deze tijdrovende processen automatiseren. Enterprise applicaties die gebruikmaken van in-memory computing, ingebouwde business process frameworks hebben om efficiëntie en schaalbaarheid te verbeteren en die in de cloud worden geleverd, zijn bij uitstek geschikt voor deze taak.

Door finance, HR, payroll, analyse en planning in één systeem te combineren, stellen deze applicaties organisaties in staat om processen doorheen de organisatie te standaardiseren en te automatiseren om een single source of truth voor data te creëren.

Hoewel meer geavanceerde technologieën in het verleden misschien onbereikbaar leken voor veel medium enterprises, zijn dergelijke systemen nu wel in het bereik van het middensegment gekomen. Bovendien worden ze sneller en gemakkelijker ingezet dan legacysystemen.

Hier zijn drie functies waar geautomatiseerde processen het vermogen van een bedrijf om te groeien aanzienlijk kunnen beïnvloeden:

Payroll en crediteuren

Naarmate CustomInk groeide, werd het beheren van de payroll een steeds grotere klus, die met handmatige inspanningen en papierwerk gepaard ging. Het bedrijf investeerde daarom in één cloud-based systeem voor finance en human resources dat processen zou stroomlijnen en betere efficiency zou creëren. "Met finance, human resources, payroll, expenses en urenregistratie in één systeem zijn onze processen gestroomlijnd en doorlopen we het payrollproces in drie uur in plaats van drie dagen," aldus McDuff. "Nog beter, het team is tevredener en richt zich nu op meer strategische en lonende werkzaamheden."

Finance

De overstap naar een cloud-based financiële applicatie stelde BlaBlaCar in staat om financiële processen te standaardiseren en besluitvorming te verbeteren. Als innovatieve organisatie die snel nieuwe markten veroverde, moest het een standaardset financiële processen voor vele regio's hebben en de mogelijkheid om snel nieuwe entiteiten toe te voegen. BlaBlaCar beschikt nu over één bron van financiële data die de belangrijkste stakeholders in realtime kunnen raadplegen voor het nemen van cruciale, actuele beslissingen over de toekomst van onze organisatie.

CustomInk verbeterde ook het financiële afsluitingsproces met zijn cloud-based financiële systeem. "Toen ik in 2010 bij CustomInk begon, kreeg ik de opdracht om het financiële afsluitingsproces te versnellen van 25-30 dagen naar 5-7 dagen," zeg McDuff. "Dat is me gelukt, maar ik wist dat we dit niet konden handhaven met onze bestaande systemen en beoogde groeiplannen. Met een cloud-based financieel systeem hebben we de vijfdaagse afsluiting eenvoudig gehandhaafd."

Human Resources

Elekta is een snelgroeiend multinationaal bedrijf met hoofdkantoor in Stockholm en is een pionier in de behandeling van kanker en hersenaandoeningen. Het gebruikte voorheen een aantal verschillende HR-systemen die eenvoudige taken tot een ware uitdaging maakten. "Het was zelfs al een hele klus om de basisgegevens, zoals het aantal werknemers, te controleren," zegt Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager.

Ter ondersteuning van de groeiplannen verving het bedrijf meer dan 20 afzonderlijke systemen door één cloud-based Human Capital Management-systeem dat processen binnen het bedrijf op één lijn bracht. "Het grootste pluspunt is dat we nu met één systeem werken, wat enorme voordelen oplevert voor onze internationale managers," zegt L'homme. "We hebben dezelfde processen, dezelfde look-and-feel. Als we bijvoorbeeld de salarissen willen verhogen, gebruiken we zowel in China als in Zweden hetzelfde proces."

Door automatisering te omarmen hebben deze bedrijven alledrie belangrijke stappen in de richting van toekomstige groei gezet. "Dankzij toegenomen efficiëntie kunnen medium enterprises beter concurreren, nieuwe mogelijkheden benutten en zich concentreren op meer strategische initiatieven uit hun CEO-agenda en bedrijfsstrategie," zegt Bloom.

Waar te beginnen?

Om te beginnen kunnen medium enterprises stappen nemen om inefficiënte processen te identificeren die groei in de weg staan. Vervolgens kunnen ze onderzoeken hoe technologie deze processen stroomlijnt om de schaalbaarheid van de organisatie te verbeteren.

"Medium enterprises moeten zichzelf het volgende afvragen: Heb ik de systemen en structuren om groei te ondersteunen?" zegt Stewart. "Het is belangrijk dat ze de mogelijkheden voor bedrijfsvoering en groei inbouwen."

En hoe eerder dit gebeurt, hoe beter. "Medium enterprises hebben vaak al vroeg in hun groeicyclus de kans om processen te stroomlijnen en standaardiseren. Iets wat veel moeilijker is voor grote organisaties," aldus Bloom. "Ze kunnen echte kostenbesparingen en efficiency behalen door dit te bereiken."

Bekijk deel twee van deze serie om te leren hoe uw medium enterprise verandering kan omarmen als onderdeel van zijn groeistrategie.