30 augustus 2018 Christy Sasser over Finance

De drie grootste uitdagingen waar internationale bedrijven voor komen te staan, en de oplossing

Internationaal organisatiemanagement wordt steeds complexer. Bedrijven worstelen met voortdurende veranderingen, van het versterken van economische activiteit in opkomende markten, tot de opkomst van economisch nationalisme en nieuwe wet- en regelgeving zoals belastinghervorming in de VS en de General Data Protection Regulation (GDPR). De toenemende dreiging van cybercriminaliteit en dataprivacyrisico's, de strijd om talent en het steeds snellere tempo van technologische innovatie maken de situatie nog intenser.

Deze toegenomen complexiteit stelt internationale bedrijven voor aanzienlijke operationele uitdagingen, met name wanneer ze naar nieuwe markten uitbreiden. Deze uitdagingen zijn in drie groepen te categoriseren:

Uitdaging 1: Moeizame analyse en rapportage over performance

Uitbreiding naar nieuwe regio's of de introductie van nieuwe productlijnen maakt het steeds complexer om prestaties consequent te beoordelen en erover te rapporteren, waardoor management een groter risico loopt om de verkeerde beslissingen te nemen. De reden: Een bedrijf dat dezelfde producten en services in meerdere landen verkoopt, gebruikt vaak verschillende financiële systemen en past verschillende datadefinities toe op activiteiten in elke regio. Hierdoor loopt elke locatie het risico om de prestaties van dezelfde product- en servicelijnen anders te interpreteren en er anders over te rapporteren dan vereist door het hoofdkantoor. Dit kan tot foute analyses leiden en van invloed zijn op beslissingen. Zo kunnen bepaalde bedrijfsonderdelen bijvoorbeeld winstgevender lijken dan ze zijn.

Uitdaging 2: Gebrek aan financiële controle

Een andere uitdaging voor internationale bedrijven is het behouden van de financiële controle over hun activiteiten, met name wanneer ze kleinere of opkomende markten betreden. Veel organisaties hebben geen gestandaardiseerde processen met controles om compliance op alle locaties te waarborgen, bijvoorbeeld hoe een bedrijf met lokale leveranciers moet samenwerken of hoeveel bankrekeningen een lokaal bedrijf kan hebben. Door dit gebrek aan processen is het moeilijk inzicht te krijgen in en op te volgen wat er met activa gebeurt, wat leidt tot een groter risico op frauduleuze activiteiten. En zelfs als deze controles wel zijn ingesteld, gebeuren ze vaak handmatig en zijn ze beperkt tot een bepaald land, en kunnen ze niet eenvoudig vanuit het buitenland worden bekeken of gecontroleerd.

Uitdaging 3: Lokale compliance waarborgen

Het kan voor internationale bedrijven een hele operationele opgave zijn om hun weg te vinden in lokale en regionale wet- en regelgeving, zoals belastingwetgeving, privacywetten, wetten tegen witwassen en wetgeving met betrekking tot payroll en accounting. De unieke behoeften van specifieke locaties zijn vaak te overweldigend om centraal te managen, wat ertoe leidt dat sommige internationale bedrijven voor een hands-off-benadering kiezen en eisen dat hun buitenlandse locaties voldoen aan de rapportagebehoeften van het bedrijf, terwijl lokale accountingfirma's instaan voor de lokale vereisten. Andere bedrijven richten in elk land een plaatselijke financeafdeling op, wat voor meer inefficiëntie en complexiteit zorgt.

De technologiebasis begint barsten te vertonen

Een belangrijke oorzaak van deze operationele uitdagingen ligt in de onsamenhangendheid van de systemen die de business ondersteunen, met name in functies zoals finance. Het ondernemingsklimaat is complexer geworden, en traditionele ERP-systemen kunnen niet meer bijblijven.

Groeiende bedrijven hebben in het verleden een legacy-ERP-systeem geïmplementeerd op hun hoofdkantoor en regionale of landspecifieke accountingsystemen in andere landen waar ze zaken doen, voornamelijk vanwege de hoge kosten die gepaard gaan met de implementatie van de legacyoplossingen voor kleinere locaties. Daardoor hebben veel bedrijven nu een scala aan financiële systemen, verschillende merken en versies op verschillende platformen, geïmplementeerd door meerdere systeemintegrators.

Elk van deze systemen heeft zijn eigen processen, beveiligingsmodel en versie van 'de data', die bijna nooit volledig of gesynchroniseerd zijn. Dit zorgt voor grote obstakels bij het verzamelen, overeenstemmen en consolideren van data, en maakt het moeilijk inzicht te krijgen in wat er op andere locaties gebeurt, ver weg van bedrijfscontrollers en -auditors.

Vaak komt de strijd voor veel organisaties neer op één groot probleem: het ontbreken van één bron van de waarheid voor hun data.

Tegelijkertijd hebben grotere, traditionele ERP-systemen vaak een rigide architectuur. Wanneer bedrijfsprocessen die voor het hoofdkantoor zijn ontworpen bij kleinere lokale of regionale entiteiten worden geïmplementeerd, is het vaak moeilijk de complexiteiten te verduidelijken of te omzeilen voor die locatie, die misschien maar een paar systeemgebruikers heeft.

Vooruitgang in financiële systemen helpt internationale bedrijven om veel van deze uitdagingen aan te pakken:

Eén bron van de waarheid

Een van de meest waardevolle resources in de moderne bedrijfswereld is data. Bedrijven die data effectief gebruiken krijgen diepere inzichten in hun bedrijf, verbeteren de besluitvorming en verhogen de nauwkeurigheid van planning en forecasting, wat resulteert in betere prestaties.

Vaak komt de strijd voor veel organisaties neer op één groot probleem: het ontbreken van één bron van de waarheid voor hun data. Het is moeilijk om de vinger aan de pols van een internationaal bedrijf te houden als de data over 20 of 30 financiële systemen zijn verspreid. Het analyseren van en rapporteren over resultaten is tijdrovend en moeizaam, de informatie is uiteindelijk verouderd en de kans op fouten is groot.

Innovatie op het gebied van financiële systemen in de afgelopen tien jaar, waarbij gebruik wordt gemaakt van cloud- en in-memory technologie, heeft een einde gemaakt aan dit probleem. Deze cloud-based systemen brengen financieel management en analyse samen in één internationaal systeem, wat tot één bron van de waarheid leidt, zodat bedrijven data kunnen overdragen en analyseren. Doordat data in-memory worden opgeslagen hebben organisaties realtime inzicht in de business en kunnen ze op elk gewenst moment geconsolideerde resultaten bekijken.

Het implementeren van één internationaal systeem voor data wordt nog belangrijker wanneer bedrijven hun analytics verder willen ontwikkelen. Bedrijven moeten beschikken over een basis die hen in staat stelt financiële en niet-financiële data te integreren, evenals functionaliteiten voor data science en machine learning, voor geavanceerdere inzichten middels predictive en prescriptive analytics.

Internationaal standaardiseren, lokaal configureren

De ideale internationale bedrijfsstrategie zorgt dat een bedrijf internationaal kan werken, en lokaal kan managen. Maar traditionele ERP-systemen zijn niet ontworpen voor deze flexibiliteit. Cloud-based financiële systemen maken deze balans mogelijk met één belangrijk verschil: ze hebben de workflow in de kern van het systeem geïntegreerd. Zo kunnen bedrijven processen internationaal standaardiseren en individuele locaties tegelijkertijd toestaan processen en rollen waar nodig te creëren en wijzigen.

Zo kunnen processen met betrekking tot gedelegeerde goedkeuringsniveaus, zoals een journaalboeking of goedkeuringen van leveranciersfacturen, op een internationaal niveau gestandaardiseerd worden en toch configureerbaar zijn in de individuele landen. Dit verbetert niet alleen efficiëntie en controle, maar ook buy-in op lokaal niveau.

Preventieve benadering van control & compliance

Voor internationale bedrijven is het belangrijk om op alle locaties en voor alle werkmaatschappijen controles uit te voeren om compliance te waarborgen. Zonder die controles lopen deze bedrijven een groot risico op frauduleuze activiteiten en verliezen ze tijd en resources aan onderzoek wanneer zich problemen voordoen.

Cloud-based financiële systemen kiezen voor een preventieve benadering van compliance door governance & control in de basis te integreren. Alle activiteiten worden, door middel van ingebouwde workflows, op één plaats gemodelleerd, beheerd en automatisch gedocumenteerd. Er gebeurt niets in het systeem zonder dat het in de workflow wordt gemodelleerd, wat bedrijven de mogelijkheid geeft controles in te stellen rondom alle processen en activiteiten. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld controles instellen die niet toestaan dat een werknemer een bonus uitbetaald krijgt zonder dat deze op een bepaald niveau is goedgekeurd.

Wanneer alle transacties in één internationaal systeem worden gecontroleerd kunnen auditors ze altijd en overal bekijken, wat complexiteit vermindert en tijd en kosten bespaart.

Wanneer strenge controles met traditionele systemen worden ingesteld is het grootste probleem dat compliance, interne controles en auditmogelijkheden parte oplossingen zijn die zich buiten het centrale financiële system of record bevinden, wat leidt tot fouten en risico's. Meerdere niet-geïntegreerde systemen op verschillende locaties maken internationale audits bovendien moeilijk en duur, aangezien auditors naar die kantoren moeten gaan om de data te beoordelen. Wanneer alle transacties in één internationaal systeem worden gecontroleerd kunnen auditors ze altijd en overal bekijken, wat complexiteit vermindert en tijd en kosten bespaart.

Cloud-based financiële systemen bieden ook de functionaliteiten om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving. Dit vermindert de tijd, het geld en de resources die traditioneel vereist waren om compliancy middels legacysystemen te waarborgen. Als een land bijvoorbeeld de belastingtarieven wijzigt, kunnen finance teams die nieuwe waarden onmiddellijk in het systeem implementeren in plaats van te wachten tot een softwareleverancier dat voor hen doet.

Voorbereiden op de toekomst

Het bedrijfslandschap zal steeds complexer blijven worden. Bedrijven kunnen deze essentiële operationele uitdagingen oplossen met een solide basis die hen in staat stelt op optimale wijze data te gebruiken, beslissingen te nemen en te plannen voor de toekomst.