Dit verhaal, geschreven door Matthew Schwenderman, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

De gevaren van planning - en de belofte van een nieuwe benadering

(Gastblogger Matthew Schwenderman is directeur van Deloitte Consulting LLP, een Workday Services Partner en leidt de Performance Management Technologie-practice.)

De mogelijkheid om kritieke beslissingen te nemen over de toekomst van uw organisatie is nooit eenvoudig of lineair geweest. In de huidige complexe, vluchtige bedrijfsomgeving wordt plannen en het voorspellen van resultaten een steeds grotere uitdaging. Maar, dit is nog nooit belangrijker geweest dan nu voor succes.

Door meerdere factoren, van disruptieve technologie tot globalisering en groeiende concurrentie, verandert de bedrijfsomgeving en wordt de druk op organisaties om sneller en slimmer beslissingen te nemen over de toekomst steeds groter. Om aan deze steeds hogere eisen te voldoen vereisen business leaders dat hun methodieken voor planning beter inzicht geven, een hogere nauwkeurigheid hebben en vlot verlopen om hun organisaties vooruit te helpen.

Deze uitdaging is uitdagend

Voor veel finance-organisaties is dit niet zo eenvoudig. Bij traditionele benaderingen van planning ligt de nadruk op het opstellen van jaarplanningen en kwartaalprognoses, wat maakt dat slechts een klein deel van de dagelijkse planningsactiviteit daadwerkelijk toekomstige besluitvorming ondersteunt. De rest wordt vaak besteed aan uitleggen wat er in het verleden is gebeurd.

Dit nieuwe model voor planning is de berg die finance-organisaties moeten beklimmen. Maar om die top te bereiken, is er meer nodig dan alleen de wil: namelijk een technologische backbone die dit mogelijk maakt.

Finance wordt ook geconfronteerd met de beperkingen van technologie en systemen, zodat ze de manier waarop waarop ze plannen en forecasts maken moeilijk kunnen aanpassen. Data staat vaak in verschillende systemen, met verschillende datamodellen, waardoor ze niet gesynchroniseerd zijn of elkaar tegenspreken. Vanwege onenigheid over de cijfers of het verklaren van de verschillen lopen gesprekken over de écht belangrijke onderwerpen vast. Uiteindelijk besteden de werknemers, vaak de belangrijkste assets van een bedrijf, meer tijd aan routinetaken zoals het invoeren en verzamelen van data, dan aan zinvolle analyses.

Hoe planning zich kan, en ook moet ontwikkelen

Eén van de belangrijkste onderscheidende factoren voor organisaties is hoe goed en hoe snel ze kunnen beschikken over data en informatie. Het 'first-knower'-voordeel van data vertaalt zich in een' first-mover'-voordeel op de markt wanneer een organisatie in staat is om tijdig aanpassingen door te voeren om bedrijfsdoelen te bereiken.
De traditionele aanpak van planning en forecasting biedt geen ondersteuning voor de collaboratieve en continue manier waarop bedrijven tegenwoordig werken. Bedrijven hebben behoefte aan een nieuw model voor enterprise planning versus een aanpassing van het oude model.
Wat is het verschil? Een verschuiving van jaarplanning en -budgettering naar dynamische planning en forecasting, een aanpak die overeenkomt met de realiteit van de huidige bedrijfsomgeving, zorgt ervoor dat bedrijven beter inspelen op verandering, valkuilen vermijden en nieuwe kansen identificeren.

Nieuwe planningsystemen die gebruikmaken van de cloud, in-memory en geavanceerde analytics maken complexe voorspellende modellen mogelijk op basis van realtime data en

Dynamische planning is gecentreerd rond voorspellingen en is strategischer, met plannen en forecasts die zijn gebaseerd op de key drivers van een individueel bedrijf. De planning is ook meer continu en organisaties maken frequenter gebruik van voorspellende modellen en het forecasten rondom deze drivers. Een winkelketen kan bijvoorbeeld, op basis van realtime forecasts over de winkelvoorraad op artikelnummerniveau, de bevoorrading beter plannen. Dit stelt ze in staat om tijdig aanpassingen door te voeren om hun doelstellingen te realiseren.

Deze nieuwe manier van plannen is de berg die finance moet beklimmen. Maar om die top te bereiken, is er meer nodig dan alleen de wil: namelijk een technologische backbone die dit mogelijk maakt. Om te beginnen moeten organisaties overstappen naar geïntegreerde systemen die zorgen voor uniforme en realtime invoer van grote datasets. Organisaties die forecasting-, planning- en administratiesystemen aan elkaar koppelen, hebben de kans om het planningsproces te stroomlijnen, de integriteit van data te garanderen en striktere governance en controle te bieden.

Organisaties beginnen de belofte van 'digitale financiën' steeds meer te realiseren en te profiteren van de voordelen die beschikbaar zijn door hun coresystemen te moderniseren.  Nieuwe planningsystemen die gebruikmaken van de cloud, in-memory en geavanceerde analytics, maken complexere voorspellende modellen mogelijk op basis van realtime gegevens voor snellere en nauwkeurige forecasts. Deze innovaties zorgen voor een democratischere en meer gecontroleerde manier van het delen van budgetten en plannen om input te verzamelen, samen te werken en sneller de gedetailleerde operationele en financiële inzichten te bereiken waar bedrijven naar op zoek zijn. Denk hierbij aan functionaliteiten als granulair beheer van uitzonderingen, exponentieel snellere verwerking van transacties en business intelligence-analyses voor financiële afsluitingen en prestatieanalyses, realtime zoeken in organisatiedata ter ondersteuning van de bedrijfsstrategie en meer inzicht in datapatronen en trends wat herhaaldelijke rapportages, betrokkenheid van klanten en datavisualisatie mogelijk maakt.

Naar een hoger punt

Organisaties die van deze technologische ontwikkelingen profiteren, leggen de basis voor het beter benutten van financieel talent, tijd en resources. En ze kunnen essentiële vaardigheden als voorspellende analytics en modellering verder uitbouwen. Dit alles maakt het mogelijk dat finance zich gaat concentreren op de high-value activiteiten die het bedrijf écht vooruit helpen.