Dit verhaal, geschreven door Josh Krist, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Overstappen naar de cloud: Het aansturen van een cloud first technologiestrategie (I)

Sommige van de belangrijkste dingen in ons leven bewaren we niet thuis of in onze handtas. Spaargeld, dierbare foto's: dit soort zaken bevinden zich in de cloud.

Dertig jaar geleden was dit ondenkbaar, tegenwoordig vinden we dit vanzelfsprekend. Het is zelfs zo dat, als we ergens oude foto's tegenkomen die een gevoelige snaar raken, deze het liefst zo snel mogelijk willen digitaliseren om veilig te kunnen bewaren in de cloud.

Vandaag de dag verplaatsen ook veel bedrijven belangrijke bedrijfsonderdelen naar de cloud – toegankelijk van elke locatie en waarbij de fysieke opslaglocatie van de data vrijwel irrelevant is. Waarom hebben veel bedrijven ervoor gekozen om de cloud te vertrouwen? Afgezien van enkele uitzonderlijke gevallen (zo uitzonderlijk dat zelfs een kleine uitval in het nieuws komt) komt dit omdat de cloud 'gewoon werkt', en omdat de verschillen tussen bedrijven die wel of niet cloudtechnologie toepassen snel groeien. Bedrijven die optimaal gebruikmaken van de cloud en andere technologieën floreren. Degenen die dat niet doen hebben er vaak moeite mee hun peers voor te blijven.

We komen op het punt waarop het de meeste business leaders niet veel uitmaakt hoe de technologie wordt geleverd, zolang het maar betere bedrijfsresultaten oplevert: sneller, met meer flexibiliteit en bij voorkeur tegen lagere kosten. Zoals gesteld in de introductie van McKinsey's ITaaS Cloud Survey: "Het clouddebat is voorbij: bedrijven verplaatsen nu een significant deel van hun IT-workloads naar cloudomgevingen. De impact zal aanzienlijk zijn, voor zowel gebruikers als technologieleveranciers."

Waarom? Volgens een recent rapport van Forrester noemde 75 procent van de business leaders verbeterde zakelijke flexibiliteit en 74 procent de implementatiesnelheid als voordelen die meewogen bij het bedrijfsbesluit om over te stappen naar pure SaaS.

Wat is dan het probleem?

Als het als feit wordt gezien dat cloud-delivered business services goed werken én een duidelijk concurrentievoordeel opleveren, waarom kiest dan niet iedereen voor een cloud first technologiestrategie? In één woord: verandering.

Onze visie was dat Workday de meeste van deze systemen zou vervangen en de basis zou leggen voor GDPR-compliance. 
- Jacob Kjeldgaard Olsen, Senior Director of Strategy and Change, Velux

In drie woorden: angst voor verandering. Hoewel we in theorie naar verandering snakken, kunnen we verstokte gewoonten maar moeilijk loslaten. Executives constateren dat de benodigde reorganisatie van hun bedrijf om uiteindelijk optimaal van nieuwe technologie te profiteren een groot obstakel vormt. Dit vereist samenwerking tussen verschillende silo's, "maar managers en werknemers hebben de neiging om zich tegen deze veranderingen te verzetten, wat de digitale transformatie belemmert," aldus een survey van Harvard Business Review dat werd geciteerd in de CIO-blog van The Wall Street Journal. Of, volgens een artikel in InfoWorld: "Nu cloud computing de nieuwe norm is, is het niet de technologie maar de bedrijfscultuur die de cloud tegenhoudt."

Vreemd genoeg is het juist dankzij de weerstand tegen verandering bij sommige bedrijven een interessante tijd om CIO te zijn. Dankzij de samenwerkingsvaardigheden die ze tijdens hun carrière hebben ontwikkeld bevinden CIO's zich in een unieke positie om het voortouw te nemen, niet alleen voor de technologische adoptie, maar ook op het gebied van change management om de voordelen van de cloud volledig te realiseren.

Deze samenwerkingsvaardigheden zijn zelfs zo belangrijk dat een gebrek hieraan de belangrijkste ontslagreden voor CIO's is, zo blijkt uit een survey van Korn Ferry. De auteur van de Wall Street Journal die het onderzoek samenvat, merkt op dat dit komt "omdat de rol van de CIO zich snel verder uitstrekt dan IT, over de hele onderneming tot in strategische zakelijke beslissingen..."

Een samenwerkings- en consensusgerichte CIO kan de basis voor succes leggen, lang voordat een deployment live gaat.

En, volgens executives van Korn Ferry: "CIO's die de CEO in zichzelf kunnen oproepen door hun bedrijf opnieuw te evalueren, hun strategie aan te passen en uit te voeren, mogen de begeerde titel van 'transformationele CIO' voeren. Doorgaans verdienen ze 25 procent tot 35 procent meer dan uitsluitend op technologie gerichte CIO's."

Conclusie: CIO's moeten de verantwoordelijkheid nemen voor change management bij het kiezen en implementeren van cloudtechnologie. CIO's hebben doorgaans de ervaring en persoonlijkheid om deze veranderingen door te voeren. Zij kunnen dit als volgt doen:

Consensus bereiken

Een perfecte implementatie (vanuit een technisch oogpunt) is nutteloos als gebruikers het verwerpen of doelbewust niet van het nieuwe systeem profiteren. Op dat punt kan een samenwerkings- en consensusgerichte CIO de basis voor succes leggen, lang voordat een deployment live gaat.

Mur Muchane, CIO bij Wake Forest University, benadrukt de noodzaak van consensus. "In een omgeving die evolueert van een hoofdzakelijk on-premise model naar een cloud first technologiestrategie kan de cloud bedreigend lijken," zegt hij in een interview. "Om zorgen weg te nemen hebben we een gestructureerd proces opgezet dat individuen op elk niveau, van werknemers tot executives, de kans gaf ideeën aan te dragen en beslissingen te beïnvloeden. Deze integratie en transparantie lieten de impact van een geunificeerd cloudplatform voor finance en HR op onze universiteit zien."

Welk proces voor welke entiteit het meest geschikt is (en de vele geformaliseerde modellen voor change management die al bestaan) is een belangrijk onderwerp. Maar over één ding zijn alle change experts het eens, namelijk het creëren van een center of excellence, met experts uit elk functioneel gebied om met één stem te spreken over de beste werkwijzen voor een cloudmigratie.

Stephen Orban, het hoofd van de Enterprise Strategy bij AWS, zegt in zijn artikel over het opzetten van een cloud center of excellence: "In mijn carrière heb ik programma's voor change management zien slagen en zien mislukken. Ik had geleerd dat een toegewijd team, met verantwoordelijkheid voor de belangrijkste initiatieven binnen de organisatie, een van de effectiefste manieren was om snel resultaten te behalen en verandering te beïnvloeden."

In deel twee van deze serie leert u hoe CIO's de weerstand tegen verandering van executives, business users en IT-medewerkers kunnen overwinnen.