30 mei 2017 door Workday Staff Writers over Finance

Q&A-sessie met Aon en WeWork: De business impact van een agile financial management systeem

Op de onlangs gehouden Workday Technology Summit hebben we een kleine groep industrieanalisten en klanten ontvangen. Tijdens deze bijeenkomst was er gelegenheid tot een gesprek met Christopher Klimek, Vice President of Global Finance and HR Technology bij Aon plc, en Mike Hite, Director of Finance Technology bij WeWork, over de business impact van hun Workday Financial Management-implementaties, en waarom een bestaand businessmodel juist nietin een nieuw systeem voor financial management moet worden gerepliceerd.

Aon is een toonaangevend bedrijf in verzekeringen en professionele services met meer dan 70.000 collega's in 120 landen. Het bedrijf zocht naar een manier om snel inzicht te krijgen in zijn financiën, en om vervolgens ook snel beslissingen te kunnen nemen. Klimek stelde dat hun eerdere systemen niet de precisie en snelheid boden waar ze naar op zoek waren.

WeWork biedt de ruimte, services en community zodat "mensen kunnen leven in plaats van overleven", aldus Hite. Hun leden komen overal vandaan, van ondernemers, freelancers en startups tot multinationale ondernemingen. WeWork heeft 140 fysieke locaties in 44 steden in 10 landen. Vanwege de snelle groei en het feit dat elke nieuwe werkomgeving zijn eigen juridische entiteit is, wilde het bedrijf een flexibel, krachtig systeem voor financial management dat als een 'single source of truth' tussen regio's kon functioneren, aldus Hite.

Hier volgen enkele highlights uit die gesprekken.

Hoe heeft Workday Financial Management uw bedrijf geholpen?

Klimek: De eerste fase van de Workday Financial Management-implementatie bij AON omvatte zes landen in Noord-Europa. We zien hoe gemakkelijk Workday omgaat met verschillende valutaconsolidaties, volledige Sarbanes-Oxley-review, facturatiemogelijkheden en support voor onze finance centers in Portland en India. We hebben direct inzicht in de financiële resultaten na het boeken van een transactie. Er is geen wachttijd. Dit heeft een positieve invloed op ons vermogen om de boeken te sluiten en geeft ons het inzicht en het vertrouwen dat we nodig hebben om goede beslissingen te nemen.

Hite: "Voorheen kostte het WeWork drie maanden om door een volledige datacyclus te gaan. Nu zijn we in staat in een normaal tijdsbestek de volledige accountingcyclus af te handelen en om de data in realtime te gebruiken voor het nemen van zakelijke beslissingen. En dat is belangrijk, omdat we ons niet concentreren op stabilisatie, maar op hypergroei. Hierdoor kunnen we sneller nieuwe markten betreden.

Aon is gegroeid via fusies en overnames. Welke invloed heeft Workday op uw M&A-strategie?

Klimek: We zijn altijd acquisitief geweest en Workday ondersteunt onze M&A-strategie. We kunnen nu de uitvoering van M&A en afstotingen voorspellen en zijn wendbaarder tijdens de laatste dagen van het onderhandelingsproces. Dankzij Workday blijven we vooruitgang boeken en kunnen we omgaan met last-minute wijzigingen zonder waarschuwingen te moeten geven. Het verplaatsen van collega's van het ene naar het andere bedrijf is eenvoudig, en het beveiligingsmodel en de workflows gaan gewoon met hen mee. Dit verloopt veel soepeler dan in onze vorige omgeving.

“Gebruik dit als een kans om 'lift & shift' te vermijden. Repliceer uw huidige businessmodel niet één-op-één in een nieuw systeem voor financial management.“
Mike Hite, Director of Finance Technology bij WeWork

Waarom heeft u besloten Workday te implementeren?

Klimek:Ik noem het 'VW': Voor Workday. Aan HR zijde was de total cost of ownership de drijvende kracht. We moesten HR onder de loep nemen omdat er een noodzaak was voor kostenverlaging. Workday stak met kop en schouders boven de rest uit. We hebben Workday Human Capital Management binnen 12 maanden, op tijd en binnen budget, geïmplementeerd, wat ons vervolgens in staat stelde Workday Financial Management onder de loep te nemen. We zijn blij dat we dat gedaan hebben, want Workday heeft er alles aan gedaan om onze vereisten te begrijpen.

WeWork ziet snelle groei. Welke invloed heeft Workday op groei- en uitbreidingsvermogen?

Hite:We ontwikkelen continu nieuwe businesslijnen. Snelle implementatie en specifieke metrics om vast te stellen hoe we opschalen zijn daarom cruciaal. Dankzij de flexibiliteit van Worktags zijn we zeker van datanauwkeurigheid, waardoor we de businesslijnen snel kunnen itereren om de beste aanpak te bepalen. Elke WeWork-locatie is een nieuwe juridische entiteit en we kunnen nieuwe entiteiten nu veel sneller toevoegen. Workday helpt ons daarnaast met het meetbaar maken van de prestaties van elke entiteit, zodat we de juiste richting kunnen bepalen.

We zijn enthousiast over Prism Analytics en de mogelijkheid om data uit verschillende bronnen te consolideren. Of u nu een startup bent of snel groeit, u gebruikt waarschijnlijk veel proprietary tools en verschillende datasets. Het samenbrengen van al deze data in een systeem voor financial management maakt dat u uw verplichtingen beter kunt volgen en beoordelen.

Dit is niet uw eerste ervaring met Workday. U heeft al vier deployments doorlopen. Wat is het belangrijkste dat u heeft geleerd?

Hite:Mijn advies aan iedereen met wie ik over Workday spreek, is dit te zien als een kans om 'lift & shift' te vermijden.Repliceer uw huidige businessmodel niet één-op-één in een nieuw systeem voor financial management. Workday is zo flexibel en geavanceerd dat het verstandig is om uw processen en uw manier van zakendoen opnieuw te bekijken. Gebruik de software om te veranderen en op veranderingen in te spelen. Wie dat doet, en gebruikmaakt van Worktags, het objectmodel en het flexibele Business Process Framework, zal enorme ROI uit het systeem halen.

Wat de toekomst betreft, als we Workday gaan gebruiken voor arbeidsintensieve processen die weinig waarde toevoegen, bijvoorbeeld voor interne transacties als leveranciersfacturering, kunnen onze ingenieurs zich concentreren op de klantgerichte tools. We willen dat onze ingenieurs hun intelligentie en creativiteit richten op die aspecten van onze business die ons van de rest onderscheiden. Dat is beter voor onze klanten en onze mensen, die zich sowieso veel liever bezighouden met de klantervaring.

Wat is, vanuit het perspectief van Aon, de belangrijkste les?

Klimek:Interne teams zijn de drijvende kracht achter het succes van de implementatie. Workday werkt. En omdat het product werkt zoals het hoort, is uw team het geheime ingrediënt. Uw interne team bepaalt of Workday optimaal benut gaat worden en of uw bedrijf wordt getransformeerd.

Lees deze interactieve infographic voor meer customer stories en om te zien hoe de Workday-technologiebasis "Power of One" zakelijke resultaten verbetert.