Dit verhaal, geschreven door Mark Nittler, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.
Zeggenschap over transactieverwerking
Een interessante vraag voor finance leaders: Vormt transactieverwerking een essentieel onderdeel van de financiële transformatie?
Als ik terugdenk aan de honderden, zo niet duizenden gesprekken die ik in de afgelopen 10 jaar over financiële transformatie heb gevoerd, dan ging het in eerste instantie meestal over de focus op het formuleren van een strategische rol voor finance door het creëren of het verbeteren van de mogelijkheden voor het bieden van zakelijke inzichten.
Maar in mijn eerste blog van deze serie schreef ik dat voor financiële transformatie niet slechts een nieuwe tool of een andere strategie voor reporting nodig is, maar dat dit vraagt om een totaal nieuwe denkwijze en een heroverweging van de technologie. Als je van deze nieuwe denkwijze wilt uitgaan, moet je beginnen bij het begin, transactieverwerking.
Ik een onderzoek onder 46.000 FSN-leden stelde Chief Executive Gary Simon: “Ruim 20 jaar nadat de eerste ERP-systemen in het bedrijfsleven opdoken, beweert meer dan de helft van alle CFO's dat zij te veel tijd aan transactieverwerking besteden.”
Niet zo verwonderlijk als je bedenkt dat transactieverwerking gemiddeld meer dan de helft van alle finance resources gebruikt. Voeg daar nog aan toe dat onnauwkeurige transacties maar liefst 80 procent meer tijd in beslag nemen dan een transactie die meteen de eerste keer juist wordt verwerkt. Dan begrijpt u ook dat transactieverwerking één van de grootste struikelblokken vormt voor finance, niet alleen om transformatie te realiseren, maar ook om het uiteindelijke doel – het realiseren van een echte business partnership – te bereiken.
De toegenomen werkdruk is vooral te danken aan het feit dat de transactiemodellen van traditionele systemen niet ontworpen zijn om die gegevens vast te leggen die nodig zijn om de reporting- en analysedoelstellingen van het moderne bedrijfsleven te ondersteunen. Transactieverwerking binnen legacysystemen is slechts ontworpen om de handmatige dubbele boekhouding uit vervlogen tijden te repliceren en automatiseren. Deze systemen voegen registergegevens samen – debetzijde links, creditzijde rechts – en werken uitstekend voor het toentertijd beoogde doel van reporting – volgens de toentertijd relevante boekhoudkundige richtlijnen (GAAP/IFRS). Deze systemen zijn niet ontworpen om een bedrijf inzicht te geven in het “waarom” van deze transacties. Dit zijn de meest voorkomende uitdagingen die deze systemen met zich meebrengen.
Complexiteit: Het rekeningstelsel en de beperkte codeblokaspecten van legacysystemen voor finance geven geen inzicht in bedrijfscontext. Om te rapporteren over aspecten als klant, product, channel, regio, branche, project, marketingcampagne en andere zaken die niet rechtstreeks relevant zijn voor GAAP/IFRS, moest meestal het accountnummer verlengd of een ander codeveld geparseerd worden. Allemaal extra complexiteit voor financeteams.
Ik sprak recentelijk met een klant van ons. Zij hadden in hun legacysysteem te maken met duizenden codecombinaties die bij de afsluiting van een periode telkens meer dan 2000 data errors in de transactieboekingen opleverden. Voor legacysystemen geldt: meer accounts betekent meer reconciliations en meer moeite.
Transactieverwerking vormt één van de grootste struikelblokken voor finance, niet alleen om transformatie te realiseren, maar ook om het uiteindelijke doel – het realiseren van een echte business partnership – te bereiken.
Inefficiëntie: Stel, u wilt de kosten per project volgen. Bij een traditioneel systeem hebt u daarbij twee opties: of u vraagt de afdeling Operations om accountnummers in te voeren, of u vraagt de accountants of het boekhoudkundig personeel om projectinformatie in te voeren. Geen van beide afdelingen is hier specifiek voor ingericht, wat leidt tot inefficiënte afhandeling van transacties vanwege de hoeveelheid tijd die aan besprekingen en het beantwoorden van e-mails wordt besteed, of aan dossierwerk waarin veel boekingen onder “andere uitgave” of “andere activiteit” worden gerangschikt.
Handmatige transactie-analyse: Volgens de nieuwe accountancystandaarden is meer bedrijfscontext nodig om transacties in overeenstemming met GAAP/IFRS te kunnen analyseren. Voor de juiste analyse van de opbrengsten, om de juiste omzet op het juiste moment volgens IFRS 15 te kunnen bepalen, is bijvoorbeeld aanzienlijk meer bedrijfscontext vereist dan een gewone debet/credit journaalpost.
De routering en goedkeuring van handmatige transacties, of de geautomatiseerde procedures die maar in beperkte mate voorzien in bedrijfscontextgegevens, veroorzaken aanzienlijke inefficiënties in transactieverwerking. Hoe kunt u bijvoorbeeld puur op basis van een datum, bedrag en factuurnummer een inkooporder goedkeuren?
Pas als uw systeem governance in de core op transactieniveau toepast én in staat is om tegelijkertijd bedrijfscontext vast te leggen (wat het doel is van de transactiecodearchitectuur Worktag van Workday), kunt u min of meer probleemloos aan de transformatie beginnen.
Als finance een effectieve strategische business partner wil worden, dan vormt efficiënte transactieverwerking de hoeksteen van de financiële transformatie. Met Workday is finance in staat de data die bij elke transactie wordt vastgelegd uit te breiden en te verrijken en tegelijkertijd de benodigde resources voor transactieverwerking te verminderen. Dit vormt de basis voor een geslaagde financiële transformatie.
Lees deel drie in de serie blogs van Mark Nittler, “De rol van governance, compliance en control bij financiële transformatie”.