Dit verhaal, geschreven door Betsy Bland, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.
Finance en de technologische basis: Realiseer een continu proces voor planning, gebaseerd op samenwerking
In het boek "Future Ready",vergelijken experts op het gebied van forecasting Steve Morlidge en Steve Player business forecasting met varen op zee: "Het is zinvol om voorafgaand aan de reis te plannen, maar het oorspronkelijke plan is vaak al snel achterhaald als gevolg van veranderingen in het weer of de getijden."
Het tempo van de veranderingen zal niet afnemen, dus om concurrerend te blijven, moeten bedrijven zich continu aanpassen en snel tot actie overgaan. Een essentieel element hiervan is beschikken over de juiste technologiesystemen die continue planning mogelijk maken op basis van samenwerking. Traditioneel was het doel van planning het definiëren van doelen of budgetten om prestaties te meten, waarbij de actuele prestaties met het plan werden vergeleken. Vandaag de dag is voor planning echter meer nodig. Wanneer de planning effectief wordt uitgevoerd, kunnen de zakelijke resultaten worden verbeterd en de risico's van slecht presteren worden beperkt. Of het nu gaat om het opstellen van een model voor potentiële kansen zoals fusies en acquisities, of het identificeren van potentiële risico's en concurrentiedreigingen, planning kan het grote verschil maken, mits op de juiste manier toegepast.
Hoe kunnen organisaties dit doen? Om te beginnen gaat het om directe toegang tot nauwkeurige data, over personeel, financiën en bedrijfsvoering, en het gebruik ervan om bedrijfsplannen continu vorm te geven. Dit heeft alles te maken met snelheid en nauwkeurigheid, want het is ineffectief om te laat of op de verkeerde manier actie te ondernemen.
Ten tweede is het essentieel om met stakeholders in het bedrijf samen te werken om de voortgang te controleren ten opzichte van het plan. Planning is per definitie een iteratief proces, waarbij meerdere teams betrokken zijn die verantwoordelijk zijn voor het behalen van hun eigen financiële doelen. Door deze in een vroeg stadium en regelmatig bij de planning te betrekken, ontstaat er een grotere individuele verantwoordelijkheid voor de resultaten.
Deze aanpak wordt vaak continue planning genoemd, maar toch is dit model lastiger uit te voeren dan het lijkt, vooral als de juiste technologie, processen en toegang tot data niet beschikbaar zijn. Finance raakt vaak verstrikt in het administratieve werk rondom het handmatig verzamelen en consolideren van data, waardoor kostbare tijd verloren gaat voor het belangrijkste: het analyseren van data als basis voor strategische besluitvorming. Zonder directe toegang tot realtime accurate data is het onmogelijk om te reageren op veranderingen en kansen op het moment dat deze zich voordoen.
Een systeem voor continue planning dat zakelijke resultaten verbetert
Toen we begonnen met de ontwikkeling van Workday Planning, wilden we deze problemen direct aanpakken en bedrijven de flexibiliteit, snelheid en inzichten bieden om hen te helpen de gewenste resultaten te bereiken. Het hebben van de juiste technologische basis was de sleutel en stelde ons in staat iets te bieden dat niemand anders kan: de mogelijkheid om transacties te verwerken én te plannen in één systeem. Met deze basis krijgt finance ook de juiste tools in handen om effectief samen te werken met stakeholders in de organisatie. Iedereen die betrokken is bij planning en besluitvorming heeft toegang tot dezelfde actuele data op één centrale plaats, eenvoudig inzichtelijk via dashboards en scorecards die de actuele prestaties weergeven die betrekking hebben op het plan dat ze helpen vormgeven, zoals omzet, uitgaven, werving en marge. Hierdoor worden barrières met betrekking tot de bijdrage of uitvoering van een plan geslecht en kunnen gesprekken worden gericht op strategie en besluitvorming.
Hoewel er andere planningapplicaties op de markt zijn waarvan wordt beweerd dat ze continue planning ondersteunen, hebben ze allemaal dezelfde fundamentele fout: de planning staat los van de systemen waarin transacties worden verwerkt. Door deze niet-gekoppelde basis moet finance altijd met meerdere systemen werken, wat leidt tot dezelfde problemen waar organisaties juist vanaf proberen te komen: verouderde data, problemen met de toegang tot informatie en beveiligingsrisico's. Dit weerhoudt bedrijven ervan om planning in te zetten voor het behalen van een groter concurrentievoordeel en voor hun toekomst.
Voor de toekomst probeert Workday ook in de behoefte te voorzien om meer niet-financiële data, vooral branchespecifieke informatie, in het planning- en forecastingproces op te nemen. In mijn eerdere blog in de serie "Finance en de technologische basis" heb ik het gehad over Workday Prism Analytics en de mogelijkheid om data uit Workday te combineren met data uit andere systemen voor nog betere analyses over mensen, finance en de operatie. Dit wordt nog belangrijker wanneer er forecasts en plannen voor de toekomst gemaakt worden. Komend jaar zal ik hier dieper op ingaan.
In mijn volgende blog in deze serie zal ik dieper ingaan op de manier waarop finance de business kan helpen zich voor te bereiden op - en zich aan te passen aan - de verschillende veranderingen die er plaatsvinden, van fusies en acquisities tot nieuwe regelgeving of een beursgang, en waarom de technologische basis van een financieel systeem verschil maakt met betrekking tot hoe snel en effectief zij dit kunnen doen.
(Lees de eerste vier blogs in deze serie: "Finance en de technologische basis: Technische concepten voor het bedrijf inzichtelijk maken, deel 1," "Finance en de technologische basis: Technische concepten voor het bedrijf inzichtelijk maken, deel 2," "Finance en de technologische basis: Realtime consolidatie en een kortere financiële afsluiting," en "Finance en de technologische basis: Wat is nodig om effectieve zakelijke inzichten te leveren."