Dit verhaal, geschreven door Betsy Bland, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.
Finance en de technologische basis: Realtime consolidatie en snellere financiële afsluiting
Naleving van rapportagevereisten, zowel wettelijke vereisten als die van het management, is geen eenvoudige taak in het huidige economische en regelgevingsklimaat. Ondanks dat de Sarbanes Oxley Act (SOX) nu alweer 15 jaar geleden heeft geresulteerd in inhoudelijke wijzigingen in de financiële rapportage- en openbaarmakingsvereisten, maakt de aanhoudende wereldwijde volatiliteit (van valutaschommelingen tot wijzigingen in accountancystandaarden) het financiële afsluitingsproces en de consolidatie van financiële data steeds complexer. Nu organisaties zich steeds meer richten op groei wordt dit proces alleen maar ingewikkelder, tijdrovender en internationaler.
Er wordt té veel energie gestoken in het aggregeren van historische resultaten in maandelijkse of kwartaalrapportages die enkel een terugblik op de bedrijfsprestaties geven. Om toegang te krijgen tot deze informatie moet men vaak met meerdere systemen en spreadsheets werken. Dit is een foutgevoelig proces. Ook al volstaat dit proces misschien voor rapportagedoeleinden, het is niet houdbaar als een bedrijf groei wil realiseren. Groei is tenslotte gericht op de toekomst, niet op het verleden.
Sommige van onze klanten hebben hun time-to-close bijna gehalveerd.
Dit is waar de technologische basis van een financesysteem het verschil maakt. Door het combineren van transacties en analytics in één systeem, waar de data in-memory wordt opgeslagen (zoals ik in mijn vorige blog heb uitgelegd), wordt realtime transactieverwerking, consolidatie en rapportage van financiële data op één plek mogelijk. Zodra er een transactie plaatsvindt die van invloed is op de boekhouding is deze onmiddellijk beschikbaar voor rapportage en analytics, binnen hetzelfde systeem. Finance kan desgewenst dagelijks geconsolideerde rapporten opstellen voor verschillende rechtspersonen en valuta's, waardoor de tijd die nodig is om de boeken te sluiten aanzienlijk wordt verkort.
Sommige van onze klanten hebben hun time-to-close bijna gehalveerd. City Year, een non-profitorganisatie die met openbare scholen werkt om leerlingen op het goede spoor te houden, versnelde zowel de maandelijkse als de kwartaalafsluiting met bijna 40 procent, terwijl de AAA van Northern California, Nevada & Utah de kwartaalafsluiting wist te reduceren van tien naar vijf dagen.
Dit heeft significante implicaties, niet alleen voor de financiële afsluiting en de rapportages. De business beschikt nu over een realtime navigatiesysteem om executives, finance en operationele managers problemen te helpen identificeren en de koers onmiddellijk bij te sturen. Denk aan dashboards met actuele KPI's die direct inzichtelijk maken waar de cijfers afwijken, waar budgetten moeten worden verschoven, of waar het juist erg goed gaat. Werken met realtime data maakt dat er geen verrassingen zijn aan het einde van een periode. Finance kan vertrouwen op de rapportages aan hun stakeholders.
Financiële consolidatie zou een gezamenlijk proces moeten zijn, waarbij de belangrijkste stakeholders uit de hele organisatie input kunnen leveren. Denk eens na over de impact van het volgende scenario: zowel finance als haar business partners hebben toegang tot identieke, actuele en nauwkeurige cijfers om uitgaven en winstgevendheid te bekijken en op elk moment de plannen aan te passen. Ze hoeven geen cijfers af te stemmen, geen langdurig consolidatieproces te voltooien of te wachten tot het einde van een periode om te begrijpen wat er is gebeurd.
Veel leveranciers bieden tegenwoordig oplossingen waarin geprobeerd wordt deze issues rondom financiële afsluiting en consolidatie aan te pakken. Echter, omdat het ontbreekt aan realtime, toekomstvoorspellende mogelijkheden zitten hier nog steeds haken en ogen aan.
Deze oplossingen vallen doorgaans in twee categorieën: de eerste is de traditionele on-premise benadering, waarbij de consolidatiefunctionaliteit is verwerkt in het grootboek en lineaire batchverwerking is vereist om financiële data te consolideren. Dit kost veel tijd en moeite. Het tweede type oplossing werkt onafhankelijk van de belangrijkste transactiesystemen, wat maakt dat data uit verschillende afzonderlijke systemen moet worden verzameld om deze te consolideren en rapporteren. Ook dit kost veel tijd. Tijd die het moderne financeteam niet heeft.
Met de juiste technologische basis kan finance dit complexe, langdurige proces vereenvoudigen en omzetten in een concurrentievoordeel waarmee de business ook naar de toekomst kan kijken. In mijn volgende blog in deze serie bespreek ik hoe finance realtime bedrijfsdata (die verder gaat dan alleen de financiële cijfers) kan gebruiken om impact op de business te maken, en waarom de juiste technologische basis van een systeem belangrijk is om dit te verwezenlijken.
(Lees de volgende blog in deze serie: "Finance en de technologische basis: wat is er nodig om te voorzien in business insights met impact.” Om deze serie vanaf het begin te lezen, gaat u naar "Finance en de technologische basis: wijs worden uit technologische concepten voor ondernemingen, deel 1" en "Finance en de technologische basis: wijs worden uit technologische concepten voor ondernemingen, deel 2".)