Dit verhaal, geschreven door de tekstschrijvers van Workday, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Hoe CustomInk processen heeft verbeterd en groei ondersteunt met Workday

Kaylan McDuff is assistent-controller van dochterondernemingen bij CustomInk, een bedrijf dat klanten de mogelijkheid biedt om hun eigen T-shirts, petjes, waterflessen en meer te ontwerpen. Het hoofdkantoor is gevestigd in de Amerikaanse staat Virginia. Het bedrijf heeft 1600 werknemers wereldwijd en biedt zijn producten zowel online als via winkels aan. CustomInk wordt beschouwd als een 'Great Place to Work'.

Kaylan-McDuff.

In 2012 telde CustomInk 800 werknemers en was het bedrijf sterk groeiende. Het bedrijf realiseerde zich dat het zijn groeiplannen niet kon verwezenlijken met de huidige systemen en besloot daarom Workday Financial Management en Workday Human Capital Management te implementeren.

In dit interview bespreekt McDuff hoe Workday heeft geholpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, efficiency voor finance te verbeteren en te voldoen aan veranderende eisen in wet- en regelgeving. Hij vertelt ook hoe Workday CustomInk ondersteunt bij het verwerven van nieuwe bedrijven.

Wat waren, voor u als medium enterprise, de uitdagingen die maakten dat u een nieuw systeem koos?

 

Vijf jaar geleden gebruikten we een tiental verschillende finance- en HR-systemen. We hadden het punt bereikt dat deze systemen onze toekomstdoelstellingen niet langer konden ondersteunen. Bedrijfsprocessen zoals payroll en crediteuren waren tijdrovend vanwege handmatige input en workarounds. Dit kostte onze mensen tijd en energie die beter besteed zou zijn aan projecten die meerwaarde bieden.

Door op Workday over te stappen wilden we met een schone lei beginnen, met een systeem dat écht aan onze behoeften voldeed. We hadden ons tot doel gesteld om elk afzonderlijk bedrijfsproces te vereenvoudigen, en dat is ons gelukt.

 

Met Workday hebben we het volledige crediteurenproces geautomatiseerd en gestroomlijnd en al het papierwerk geëlimineerd. We spenderen in plaats van drie dagen nog maar één uur aan dit proces.”

 

Welke impact heeft Workday op processen zoals payroll en crediteuren gehad?

Payroll verliep in ons oude systeem moeizaam. We begonnen elke maandagochtend met de payroll om deze op woensdag af te ronden, en dat haalden we telkens op het nippertje. Ons team werkte 12 uur per dag en ik wist dat we uiteindelijk goede mensen zouden kwijtraken als we dit niet zouden veranderen.

Het probleem was dat onze systemen niet met elkaar communiceerden en dat er veel papier heen en weer werd geschoven. De kans om dingen te missen en fouten te maken was groot, dus moesten onze financemedewerkers elke ochtend tijd in hun agenda reserveren voor het geval er iets misging.

Nu hoeven payroll- en financeteams hun tijd niet meer te verspillen aan administratief werk. Met finance, human resources, payroll, expenses en urenregistratie in één systeem zijn onze processen gestroomlijnd en doorlopen we het payrollproces in drie uur in plaats van drie dagen. Nog beter, het team is tevredener en kan zich richten op meer strategische en lonende werkzaamheden.

 

“We kunnen onze bottom line en onze uitgaven uitgebreid analyseren om inzicht te krijgen in kosten en mogelijke besparingen.”

 

In de crediteurenadministratie zagen we hetzelfde. Vóór Workday moest onze crediteurenspecialist handmatig 1000 facturen per maand in ons systeem uploaden en duurde het drie dagen om goedkeuringen te krijgen. De facturen werden afgedrukt en een bode bracht ze vervolgens naar de managers van de kostenplaatsen, die ze moesten ondertekenen en scannen om vervolgens opnieuw in het systeem te uploaden. Daarna moesten we de facturen wederom afdrukken en moest ik ze één voor één doornemen om alle handtekeningen en codes te controleren.

Met Workday hebben we het volledige crediteurenproces geautomatiseerd en gestroomlijnd en al het papierwerk geëlimineerd. We spenderen in plaats van drie dagen nog maar één uur aan dit proces.

 

Hoe heeft Workday de acquisitiestrategie van CustomInk ondersteund?

 

Workday maakt ons schaalbaar. In onze oude systemen zou het integreren van een acquisitie vele maanden hebben geduurd. De architectuur van Workday heeft ons de flexibiliteit gegeven om een nieuw bedrijf eenvoudig toe te voegen en bedrijfsprocessen in aanzienlijk minder tijd te configureren.

 

Hoe heeft Workday het financiële afsluitingsproces beïnvloed?

 

Toen ik in 2010 bij CustomInk begon kreeg ik de opdracht om het financiële afsluitingsproces te versnellen van 25-30 dagen naar 5-7 dagen. Dat is me gelukt, maar ik wist dat we dit niet konden handhaven met onze bestaande systemen en beoogde groeiplannen. Met Workday hebben we de vijfdaagse afsluiting eenvoudig gehandhaafd. We werken nu aan het automatiseren van onze financiële rapportages en ik durf te wedden dat de afsluiting over een half jaar slechts drie dagen duurt.

 

Hoe maakt uw financeteam gebruik van inzichten en analytics om de business te ondersteunen?

 

Dankzij Workday beschikken we over Worktags en rapportagemogelijkheden waardoor we data in ongekend detail kunnen bestuderen. We kunnen onze bottom line en uitgaven analyseren om inzicht te krijgen in kosten en mogelijke besparingen. Vóór Workday moesten we, als we een rekening in detail wilden analyseren, naar een archiefkamer om facturen en papierwerk door te nemen. Nu draaien we slechts één rapport om te zien wat elke kostenplaats uitgeeft.

Hoe meer informatie we onze managers geven, hoe meer ze willen, en dat is geweldig. In onze volgende fase met Workday willen we kijken naar de specifieke informatie die onze managers nodig hebben, of het nu gaat om realtime informatie over headcount of onkostendeclaraties, om vervolgens managementdashboards met deze informatie voor hen te ontwikkelen.

 

Wat zijn enkele van de uitdagingen op het gebied van wet- en regelgeving gelieerd aan groei, en hoe heeft Workday hierbij geholpen?

 

Terwijl wij nieuwe markten betraden heeft Workday ons ontlast wat betreft wijzigingen in regelgeving, zoals belastingregels rondom payroll. Bovendien verloopt de jaarlijkse financiële audit nu veel eenvoudiger en sneller. Voorheen moesten we gedetailleerde memo's schrijven waarin we de bedrijfsprocessen stapsgewijs voor auditors beschreven. Nu drukken we gewoon één pagina af met een overzicht van de bedrijfsprocesstroom. Dit geeft aan wie toegang heeft en waarom, wijzigingen die zijn aangebracht en door wie en wanneer. Het heeft ons echt geholpen op het vlak van toezicht en het bespaart ons enorm veel tijd.

Lees meer over hoe medium enterprises gebruikmaken van Workday voor het aanpakken van zakelijke uitdagingen en het realiseren van hun doelen.